Au début de Covid, de nombreuses associations ont déplacé leurs réunions du conseil d’administration et des membres vers Zoom ou vers la conférence téléphonique en vertu des pouvoirs d’urgence accordés par le gouverneur et la législature aux associations de copropriétés et de propriétaires.
Pour les associations de copropriété, section 718.1265(1)(a), les statuts de la Floride et pour les associations de propriétaires, la section 720.316(1)(a), les statuts de la Floride stipulent que si un état d’urgence a été déclaré dans la zone englobée par l’association, le le conseil d’administration peut « organiser des réunions du conseil, des réunions de comité, des élections ou une réunion des membres, en tout ou en partie par téléphone, vidéoconférence en temps réel ou communication électronique ou vidéo similaire en temps réel . . .” (nous soulignons)
Pendant l’état d’urgence de Covid, de nombreuses associations de copropriétés et de propriétaires de Floride se sont habituées à avoir leurs réunions uniquement sur Zoom ou par téléconférence sans emplacement physique déclaré utilisé pour les réunions.
Beaucoup d’associations ont aimé ces réunions totalement électroniques, surtout hors saison lorsque de nombreux propriétaires étaient à l’extérieur de la ville, et veulent continuer à les avoir de cette façon.
Maintenant que les règles et réglementations de l’état d’urgence de Covid ont été levées, nous recommandons qu’en plus de l’avis de connexion à la réunion Zoom ou du numéro d’appel de la téléconférence, un emplacement physique de toutes les réunions de l’Association soit également indiqué et utilisé pour se conformer à l’esprit de la loi et pour accommoder ceux qui ne maîtrisent pas l’informatique ou qui ont un handicap.
L’article 617.0820(1) des Statuts de la Floride prévoit que « le conseil d’administration peut tenir des réunions régulières ou spéciales dans ou hors de cet État » chaque fois que le conseil le juge prudent. L’endroit peut inclure les bureaux de l’avocat, du comptable, du gérant de l’association ou tout autre endroit jugé approprié par le conseil.
Il ne semble pas qu’une réunion Zoom ou une réunion par téléconférence se tienne à quelque « endroit ». Le lieu est décrit dans le dictionnaire comme « un environnement physique ». Physique est défini comme « avoir une existence matérielle ». Ainsi, un “environnement électronique” de Zoom ou de téléconférence ne semble pas être le même qu’un environnement ou un lieu physique.
Une fois que vous avez nommé un lieu physique pour une réunion, l’article 617.0820 (4) des lois de la Floride prévoit que, sauf interdiction par les statuts ou les statuts, le conseil d’administration peut autoriser tout ou partie des administrateurs à participer à une réunion par télécommunication. , comme par conférence téléphonique tant que tous les administrateurs peuvent s’entendre simultanément pendant la réunion. Ceux qui participent à une réunion du conseil de cette manière sont réputés être présents à la réunion.
Désormais, le lieu physique de la réunion n’a pas besoin d’être sur place ou même dans le comté ou le pays où se trouve la propriété. Cependant, il devrait probablement être proche de la communauté pour accueillir les propriétaires dans la maison.
Pour l’assemblée annuelle des membres dans les copropriétés, la section 718.11292 (d) 1., les statuts de la Floride stipule que : “L’assemblée annuelle des propriétaires d’unités doit se tenir à un endroit prévu dans les statuts de l’association et, si les statuts sont muets comme à l’emplacement, la réunion doit avoir lieu dans un rayon de 45 milles de la propriété en copropriété.
Bien qu’il soit toujours bon d’avoir vos réunions Zoom ou Teleconference Association, n’oubliez pas de désigner également un lieu physique pour la réunion, comme la salle du conseil, la salle sociale, le pool house, le club house ou le bureau du directeur pour la plupart des réunions des membres et le planche.
Rob Samouce est un avocat principal du cabinet d’avocats de Naples Samouce & Gal, PA. Il est un spécialiste certifié du Florida Bar Board en copropriété et développement planifié et concentre sa pratique en représentant les copropriétés, les coopératives et les associations de propriétaires = dans tous leurs besoins juridiques, y compris la procédure la gouvernance de leurs associations, l’application des clauses restrictives, les recouvrements d’évaluation, les négociations de contrats et les litiges contractuels, les transactions immobilières, le droit commercial général, les litiges en matière de défauts de construction et d’autres litiges civils généraux. Cette colonne n’est pas basée sur des conseils juridiques spécifiques à quiconque et est basée sur des principes susceptibles de changer de temps à autre. Si vous avez des questions sur la colonne, Rob peut être contacté à www.SandGlawfirm.com.
