Pourquoi les réunions ne fonctionnent plus

Les réunions ne fonctionnent pas.

Ou, du moins, la majorité des réunions du personnel sont des produits qui font perdre du temps, qui tuent la productivité et qui étouffent la créativité de pensées illusoires ou délirantes.

Avant la pandémie et son mouvement massif vers le travail à distance et hybride, les réunions étaient déjà problématiques.

Nous avons tous vu comment les réunions échouent.

La plupart des réunions du bureau résultent d’une politique consistant à tenir des réunions régulières — souvent hebdomadaires — de « mise à jour » du personnel. Ou ils sont le résultat de la procrastination. Nous ne pouvons pas prendre de décision pour le moment, alors planifions une réunion. Ou une nouvelle initiative, un nouveau problème ou une nouvelle idée inspire l’action, et la planification d’une réunion ressemble à une action.

Une fois la réunion commencée, les yeux se glacent et certains participants à la réunion commencent mentalement à se déconnecter de la conversation tout en faisant semblant d’y prêter attention. (D’autres ne font même pas semblant ; c’est devenu de plus en plus normal ou acceptable de rester collé à un écran d’ordinateur portable ou de téléphone pendant les réunions.

Les réunions sont souvent dominées par des chercheurs d’attention, des grimpeurs d’échelle, des extravertis et des discours interminables. En revanche, d’autres restent pour la plupart silencieux avec peu ou pas de corrélation entre dire quelque chose et avoir quelque chose à dire.

Les réunions suppriment la pensée créative. La plupart finissent dans un brouillard de vague, sans objectifs, délais et affectations clairs.

Et les employés les détestent.

De nombreux employés considèrent les réunions non pas comme du travail mais comme une pause dans le travail – un moment pour socialiser. “Les réunions sont indispensables quand on ne veut rien faire”, a dit un jour l’économiste John Kenneth Galbraith.

La solution? Prenez le contrôle de vos réunions, nous disent des experts.

Vous avez entendu les conseils de réunion.

Commencez à l’heure et verrouillez les retardataires. Élaborez un ordre du jour avec pas plus de trois éléments et respectez-le. Énoncez les objectifs de la réunion dès le départ. Arrêtez le long souffle et poussez le silence pour parler. Interdire les téléphones et les ordinateurs portables. N’autorisez pas les tâches hors réunion pendant la réunion.

Enfin, terminez la réunion à l’heure même si le plan n’est pas terminé.

En d’autres termes, les réunions sont une énorme perte de temps à moins que vous ne preniez des mesures drastiques pour forcer l’esprit, le corps et les pensées de vos employés dans un système rigide, artificiel et basé sur des règles.

De telles réunions enrégimentées étaient rares mais faisables. Et puis la révolution des réunions Zoom du travail à distance s’est produite. Les réunions vidéo ont mis fin à la capacité d’appliquer certains des anciens mandats de meilleures pratiques de réunion.

Ainsi, au lieu d’interdire les appareils dotés d’écrans, ils sont désormais obligatoires.

Les participants à la réunion peuvent être à l’écoute ou mettre la réunion en mode “muet”. Ils sont peut-être attentifs ou jouent au poker en ligne.

Mais, l’activité mentale la plus probable pendant les appels Zoom peut être de se regarder et stresser sur l’apparenceD’après les recherches.

Pour aggraver les problèmes liés aux réunions, les horaires de travail flexibles et la mondialisation des effectifs signifient qu’il est devenu impossible de réunir tout le monde simultanément dans la même réunion.

Les réunions sont comme la télévision – elles nécessitaient auparavant un engagement en temps réel, ou vous l’avez manqué ; maintenant, tout le monde écoute ses propres horaires.

Pourtant, nous continuons à avoir tant de réunions par habitude et par pensées délirantes.

C’est pourquoi il est temps de remplacer la plupart des réunions par de nouvelles normes et technologies qui offrent les avantages des réunions sans friction.

La technologie est déjà là.

Il est temps d’évaluer les solutions de communications intégrées au sein de votre organisation qui ont du sens et minimisent les frictions des communications internes. Par exemple, remplacez les réunions vidéo par la vidéo asynchrone et d’autres médias.

Faire de nouvelles normes est la partie la plus difficile.

Mais, en général, il est possible d’adopter des solutions asynchrones avec une bonne recherche et de s’intégrer à d’autres outils (comme la planification, la collaboration de projet, etc.).

Résoudre l’épuisement professionnel des réunions et la communication interne commence par reconnaître que les réunions sont généralement une perte de temps et d’argent et sont une source de véritable insatisfaction des employés.

Je le répète : les réunions ne fonctionnent plus.

Les outils de communication interne asynchrones le font. Il est donc temps d’annuler vos réunions, d’effacer votre calendrier et d’adopter la nouvelle technologie disponible.

Et vous n’avez certainement pas besoin d’organiser une réunion pour décider de le faire.