Ne nous prévenez pas de votre retour et privilégiez les nouveaux mails : vous passerez ainsi plus vite dans votre boite mail après les fêtes | Mon guide

Il ne reste plus grand-chose de votre sentiment de bonnes vacances si vous devez passer une journée entière sur votre boîte aux lettres le premier jour de travail, plein de stress. De nombreux employés ne voient initialement pas leur forêt informatique à cause des nombreux arbres de messagerie, et certainement pas lorsqu’ils se retrouvent immédiatement dans la foule d’avant les vacances. Cependant, il existe quelques astuces pratiques pour pouvoir travailler avec une ardoise numérique propre – et une tête libre correspondante – en seulement une heure.

Versez-vous d’abord une bonne tasse de café, et procédez comme suit :

Vous avez peut-être engagé une absence du bureau avant vos vacances pour informer les autres de votre congé. Laissez cette notification activée le premier jour après vos vacances, même pour vos collègues. Informez votre patron à ce sujet, afin qu’il sache que vous souhaitez reprendre le travail de manière très efficace. De cette façon, vous évitez d’avoir à reprendre immédiatement le cours normal des affaires et vous libérez du temps pour vous occuper de cette boîte aux lettres. De plus, vous évitez que de nombreux nouveaux e-mails – et souvent plus urgents – ne vous parviennent.

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Organisez ensuite vos e-mails du plus récent au plus ancien et parcourez-les dans cet ordre. De cette façon, vous évitez de traiter un ‘ancien’ e-mail et de découvrir un peu plus tard qu’un e-mail de suivi a déjà été envoyé. Qui sait, votre mission a peut-être changé entre-temps, grâce à un collègue qui n’était pas en vacances, ou dans le meilleur des cas même terminée.

Tant que vous n’êtes pas prêt pour un nouveau chargement d’e-mails, et que vous nettoyez donc, il est conseillé de ne pas envoyer vous-même de nouveaux e-mails. Ce que vous pouvez faire, c’est écrire des réponses dans le dossier des brouillons. De cette façon, vous avez déjà géré cet e-mail et vous pouvez l’envoyer immédiatement après avoir nettoyé votre boîte aux lettres. Vous pouvez également utiliser la fonction “envoi différé”, disponible dans la plupart des applications de messagerie.

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Commencez d’abord par supprimer tous les e-mails qui ne vous sont d’aucune utilité. Des notifications et des notifications sur les offres aux newsletters obsolètes. Vous aurez souvent réduit de moitié votre boîte aux lettres de cette façon. Créez également un dossier nommé ‘archive’. Vous y placez les e-mails que vous aimeriez lire, mais cela peut attendre un peu plus longtemps. Vous pouvez traiter ces informations entre les jours suivants, quand cela vous convient.

Ensuite, vous passez à l’action réelle. Vous pouvez traiter immédiatement les e-mails qui ne nécessitent pas plus de dix minutes de travail. Vous payez une facture immédiatement, tout comme vous prenez un rendez-vous ou passez un coup de fil rapide résultant du trafic d’e-mails. La solution pour cette tâche consiste-t-elle à renvoyer un e-mail au client ou à le transférer à un collègue ? Assurez-vous d’utiliser l’option “envoi différé” ici, si la tâche peut attendre un autre jour. Ensuite, planifiez des choses qui prennent plus de dix minutes et/ou nécessitent une consultation. Prenez un stylo et du papier (ou ouvrez un document dans Word) et classez ces tâches de l’urgence à la moins urgente. Ensuite, vous remplissez votre agenda. Cela vous donne également une vue claire de votre agenda pour d’autres questions liées au travail, maintenant que votre boîte aux lettres est complètement à jour.

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