Une startup réduit ses coûts RH grâce à l’analyse des processus RH

Ce n’est pas une blague : il existe des entreprises qui rémunèrent des employés qui ne sont pas employés par l’entreprise depuis plus de dix ans. Ce n’est pas rare, surtout dans les entreprises mondiales. Cela se produit toujours lorsque les services RH ont peu de visibilité sur leurs processus RH internationaux. Et ce n’est en aucun cas le seul problème. Christina Haury nous explique ce qui peut aider ici – même pour les PME Solutions Haury Je suis interviewé.

De bons processus RH constituent un avantage concurrentiel. Pourquoi?

En raison des exigences croissantes et de la complexité du travail RH, il devient de plus en plus difficile pour les responsables RH de suivre les choses. Avant, il y avait une fiche de paie, un contrat de travail et une référence à votre départ – les RH, ce n’était pas grand-chose de plus. Aujourd’hui, de nombreux autres sujets s’ajoutent, comme la diversité, le travail, la gestion des talents, l’expérience employé et bien plus encore. Résultat : les RH sont de plus en plus préoccupées par elles-mêmes.

À quels problèmes les entreprises sont-elles confrontées ?

En raison de la duplication du travail, des processus interrompus et du manque de temps pour des projets RH importants, les bons talents ne sont pas trouvés assez rapidement. Gérer efficacement les talents, les retenir et les développer de manière adéquate prend du temps.

Quelle est la raison?

Manque de transparence sur les processus RH. Mais surtout pour les entreprises possédant plusieurs sites, il est essentiel d’avoir une vue d’ensemble des processus RH globaux.

Vous avez développé un tout nouveau produit pour le marché RH…

Oui. Notre logiciel SaaS TraSy change la donne pour les processus RH. Il rend les processus RH mesurables et permet aux entreprises d’identifier de manière indépendante leurs processus cross-site, de mesurer le niveau de maturité RH, d’analyser les ruptures de processus et de les optimiser à l’aide d’une feuille de route – en adéquation avec les besoins de l’entreprise.

«Grâce à notre approche structurée, nous avons réussi à réduire de 80 (!) pour cent le temps de collecte des processus RH.»

Comment vous est venue l’idée ?

J’ai occupé divers postes dans le domaine des ressources humaines pendant de nombreuses années et j’ai pu constater à quel point il est difficile, notamment dans les entreprises multinationales, d’avoir une vue d’ensemble des différents sites. Lors d’un salon RH en Asie, j’ai entendu parler d’une entreprise qui avait des difficultés avec ses processus RH multisites et qui faisait appel depuis quatre ans à une équipe internationale de consultants pour une transformation RH. En règle générale, les entreprises ne disposent ni du temps ni du budget nécessaire. Cela m’a donné l’idée de digitaliser ce processus et de développer un logiciel d’analyse des processus RH.

Comment les analyses ont-elles été effectuées jusqu’à présent ?

Comme il y a généralement un manque de capacités et de connaissances, des sociétés de conseil externes sont souvent utilisées. Le marché du conseil est énorme. Nous parlons d’un volume de près de 30 milliards de dollars américains – rien qu’en Europe. Cependant, dans un tel contexte, la souveraineté des données et des processus appartient au prestataire de services et celles-ci sont perdues pour l’entreprise après la fin du projet.

Cependant, les logiciels RH coûtent un centime…

C’est correct. Mais le logiciel à lui seul ne constitue pas un processus. En RH, de nombreux sujets sont encore traités manuellement, sans solution logicielle. Le premier problème des entreprises décentralisées est que, dans de nombreux cas, elles n’ont pas une vue d’ensemble de ce qui se passe dans les différentes entreprises nationales.

Pouvez-vous donner un exemple précis des processus qui ne sont pas cartographiés dans les logiciels conventionnels ?

Prenons le pré-embarquement, le réembarquement, l’embarquement et le débarquement. Tout le monde connaît l’embarquement. Alors que le pré-embarquement se concentre sur la période précédant le premier jour de travail, le réembarquement fait référence à la période qui suit un congé parental/de soins ou un congé sabbatique. Si quelqu’un a donné un préavis, il n’y a généralement pas de départ professionnel. Souvent, ces phases ne sont pas représentées de manière cohérente dans les systèmes.

Cela signifie que si les processus RH ne sont pas suffisamment clairs, des employés précieux sont perdus avant le premier jour de travail…

Oui, tout à fait, car sans un bon pré-embarquement, les futurs employés peuvent facilement être débauchés par d’autres entreprises, car ils sont « hors-la-loi » entre le licenciement et l’entrée dans la nouvelle entreprise. Si votre entreprise ne parvient pas à maintenir le contact avec les nouveaux collaborateurs ou à établir un contact avec eux à temps, alors les talents disparaîtront rapidement avant même qu’ils n’aient commencé leur travail !

Beaucoup d’argent est également dépensé dans la digitalisation « impure » des RH…

Absolument. Un exemple concret : une entreprise qui a dépensé des millions de dollars à deux chiffres n’a pas réussi à mettre en place une suite RH opérationnelle à l’échelle mondiale. L’épuisement professionnel, les fluctuations et la frustration en ont été les conséquences. Le problème : les grandes entreprises sont souvent confrontées au défi d’un paysage informatique RH fragmenté composé de solutions sur site, de services cloud, de documentation papier et de feuilles de calcul Excel. La complexité augmente lorsque l’entreprise est composée de plusieurs filiales, chacune avec ses propres structures. Dans un tel scénario, le siège social ne peut souvent même pas collecter un simple décompte des effectifs du groupe. Dans ce pire scénario, de nombreux talents sont perdus à jamais. Il en va de même pour les petites entreprises.

Comment les entreprises obtiennent-elles la transparence nécessaire sur leurs processus RH ?

Avec ce qu’on appelle les inventaires RH. Les entreprises peuvent réaliser une enquête sur les processus RH en toute autonomie tout au long du cycle de vie des salariés à l’aide d’un modèle adapté à leur secteur d’activité. Des modèles individuels peuvent également être créés, qui, par exemple, ne prennent en compte qu’un sous-domaine des RH.

De quels domaines parle-t-on ?

Par exemple, un modèle de développement du personnel peut être élaboré pour découvrir comment se déroulent actuellement les processus dans le domaine de la gestion des talents ou des performances. De cette façon, vous pouvez déterminer pourquoi les employés quittent l’entreprise et comment conserver ces précieux talents. Parce que les collaborateurs qui peuvent être retenus ne doivent pas être recrutés à nouveau à des coûts élevés. Le niveau de maturité des processus RH est ensuite affiché sur une heat map.

« Une base de connaissances RH, alimentée par les meilleures pratiques internes, est une mine d’or à une époque de fort turnover du personnel RH. »

Quel rôle joue ici une base de données centrale de connaissances ?

Une base de connaissances RH joue un rôle très central pour rendre les connaissances accessibles à tous. Dans le même temps, toutes les compétences RH pour les catégories RH respectives sont enregistrées et cartographiées ici. Cela donne aux entreprises un aperçu de l’endroit où se trouvent les experts RH dans l’entreprise sur le sujet concerné et peuvent tirer parti de ces synergies. Des données valides en temps réel et des documents originaux permettent une analyse comparative entre les sites. TraSy pose les bases de l’harmonisation des processus RH.

Avez-vous un exemple pratique ?

Oui. Une entreprise a découvert lors d’une enquête qu’il existait un manuel de l’employé dans une entreprise nationale. Personne au quartier général n’en était au courant. Un groupe de travail a été rapidement constitué, le manuel de l’employé a été traduit dans toutes les langues de l’entreprise puis numérisé. Cela signifiait qu’une pièce du puzzle pouvait être rapidement ajoutée au processus d’intégration et que le processus pouvait être amélioré. Grâce à l’harmonisation au niveau local, l’équipe RH a toujours été très motivée.

Comment les entreprises peuvent-elles utiliser TraSy ?

Sur un tableau de bord, vous pouvez facilement voir quels sites RH sont performants en matière d’intégration à l’aide d’une carte de compétences. Ici, vous pouvez aller de plus en plus profondément et voir ce qui se fait exactement sur les différents sites. Il est très important d’utiliser ce qui existe déjà, c’est-à-dire de rendre transparentes les synergies déjà existantes et de réfléchir à ce qui pourrait être ajouté.

Comment les entreprises peuvent-elles alors réussir à mettre en œuvre les valeurs déterminées ?

Une feuille de route de transformation est créée qui fournit des approches initiales pour optimiser les processus RH et contient des suggestions concrètes sur ce qui peut être fait et comment cela peut être fait. Les entreprises conservent une totale autonomie sur leurs données RH et disposent d’une base solide pour prendre des décisions en matière de transformation RH. Une personne m’a dit un jour : « Sans TraSy, chaque mesure personnelle que je mets en œuvre équivaut à voler à l’aveugle dans le brouillard. »

« Sans TraSy, chaque mesure personnelle que je mets en œuvre revient à voler à l’aveugle dans le brouillard. »

(C. Salgado; Directeur RH Groupe Kayser)

Les entreprises nationales accepteront-elles une telle solution ?

L’expérience a montré que ce travail commun, cette coopération et cette participation à tous les niveaux des ressources humaines, c’est-à-dire au niveau local, régional et mondial, ont entraîné une acceptation accrue des changements dans le domaine des ressources humaines. Notre outil repose sur la participation et l’apprentissage ensemble (les uns des autres).

L’échange au CyberLab a été formidable. Avec Nico, nous avions un excellent consultant qui était toujours disponible pour nous contacter sur un large éventail de sujets. Le CyberLab, c’est aussi un formidable réseau auquel vous pouvez accéder à tout moment. Que vous ayez besoin de conseils fiscaux, de financement ou d’un contact, vous pouvez aborder n’importe quel sujet et obtenir une réponse. Cela nous a également aidé à échanger des idées avec des personnes partageant les mêmes idées.