2024-04-25 09:16:15
Temps de lecture estimé : 7 minutes
Ai-je besoin de process mining ? Au fait, qu’est-ce que le process mining ? Au cœur de toute entreprise prospère se trouvent des processus étroitement organisés et fonctionnant sans problème. En particulier pour les petites entreprises qui disposent d’un paysage logiciel très hétérogène, l’optimisation de ces processus peut être cruciale pour réussir d’une part, mais peut également constituer un défi d’autre part.
Le Process Mining (en abrégé PM) est une approche avancée pour obtenir des informations plus approfondies sur vos processus et les optimiser efficacement. Mais comment fonctionne cette méthode et quels obstacles pose-t-elle pour les petites entreprises ? Ci-dessous, nous soulignons à la fois le potentiel et les défis que PM apporte à votre entreprise.
Était-ce du Process Mining ?
Le Process Mining est une technologie d’analyse des processus métier. Il utilise les traces numériques présentes dans les systèmes informatiques – appelées journaux d’événements – pour comprendre comment fonctionnent réellement les processus métier. Contrairement aux méthodes traditionnelles qui reposent souvent sur des conjectures ou sur la tenue manuelle de dossiers, la gestion de projet fournit une vue objective basée sur les données et révèle les inefficacités, les goulots d’étranglement et les écarts par rapport aux processus standard.
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Bien sûr, j’ai résumé mes réflexions sur le sujet dans une vidéo. En particulier la question de savoir si l’on peut faire du process mining pour très peu d’argent.
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Les avantages du process mining
La mise en œuvre de la technologie de Process Mining peut avoir divers effets positifs sur votre entreprise :
- Transparence : Offrez une vue claire de vos processus.
- Augmentez l’efficacité : identifiez et éliminez les déchets.
- Conformité : Assurer le respect des politiques internes et externes.
- Amélioration continue : utilisez les informations pour le processus d’optimisation continu.
- Avantage concurrentiel : agissez de manière proactive en vous basant sur des informations basées sur les données.
Méthode des Process Mining
PM comprend différentes étapes allant de la collecte de données à l’optimisation des processus :
- Collecte de données : cela implique la collecte de données de journal provenant des différents systèmes.
- Nettoyage des données : ces données sont nettoyées pour supprimer les doublons ou les entrées incomplètes.
- Analyse des données : les données des journaux sont analysées à l’aide d’algorithmes spécifiques pour représenter les flux de processus réels.
- Visualisation : Les résultats sont visualisés sous une forme compréhensible à l’œil humain. Les organigrammes sont souvent utilisés ici.
- Optimisation : Enfin, les informations acquises sont utilisées pour optimiser les processus et développer des stratégies de mise en œuvre.
Les défis des petites entreprises
Malgré les avantages évidents, la gestion de projet dans les petites entreprises se heurte souvent à des obstacles spécifiques :
- Hétérogénéité logicielle : des paysages logiciels hétérogènes et historiquement développés peuvent être trouvés dans de nombreuses petites entreprises. Différents programmes qui n’interagissent pas les uns avec les autres rendent difficile la collecte de données cohérentes.
- Volume de données : les petites entreprises disposent souvent de plus petites quantités de données, ce qui peut affecter la signification statistique des résultats de l’analyse.
- Ressources : les efforts requis pour mettre en œuvre le process mining peuvent s’avérer difficiles pour les petites entreprises, tant sur le plan financier qu’en termes de personnel.
- Savoir-faire : la compréhension et la capacité à utiliser efficacement les outils d’exploration de processus font souvent défaut dans les entreprises qui ne disposent pas d’analystes de données dédiés ou d’optimiseurs de processus.
Surmonter les obstacles
Malgré ces défis, même les petites entreprises peuvent utiliser efficacement le Process Mining :
- Choisir les bons outils : Il existe de nombreux outils sur le marché adaptés aux différents besoins et tailles d’entreprises. Les petites entreprises doivent s’appuyer sur des solutions faciles à intégrer et pouvant être exploitées même sans un savoir-faire informatique étendu. Un exemple avec un travail et Temps mémoire peut être trouvé dans la vidéo.
- Focus sur les processus clés : Au lieu de vous enliser, vous devriez vous concentrer sur quelques processus essentiels qui offrent le plus grand potentiel d’optimisation.
- Partenariats : Travailler avec des consultants ou des spécialistes expérimentés, comme ceux du cabinet de conseil en gestion Axel Schröder, peut être une stratégie efficace pour réussir à établir la méthodologie de process mining dans votre entreprise.
- Éducation et formation: Investissez dans la formation et le perfectionnement de vos collaborateurs afin d’acquérir en interne les connaissances spécialisées nécessaires.
Orientation future grâce au Process Mining
Une mise en œuvre réussie du Process Mining peut permettre aux petites entreprises de surveiller leurs processus en temps réel et de réagir directement aux changements, créant ainsi un avantage concurrentiel durable. Particulièrement à une époque où l’agilité et l’adaptabilité deviennent de plus en plus importantes en tant que valeurs d’entreprise, la PM s’impose comme une technologie clé.
FAQ sur le Process Mining
Le Process Mining s’appuie principalement sur les données des systèmes informatiques. L’application de PM est plus difficile pour les processus manuels sans traces numériques. Pour combler cette lacune, les processus manuels peuvent être numérisés ou dotés de rapports numériques afin de collecter des données à analyser.
Le temps nécessaire pour obtenir les premiers résultats peut varier, mais il est souvent étonnamment court. En fonction de la quantité de données et de la complexité des processus, des premières informations peuvent être obtenues en quelques jours ou semaines seulement, surtout si un outil approprié est utilisé et si des données de haute qualité sont disponibles.
Fondamentalement, il peut être utilisé pour une variété de processus métier. Les processus standardisés et répétitifs fréquents tels que les achats, la facturation, le support client, la comptabilité ou la logistique sont particulièrement adaptés. Plus un processus est structuré et axé sur les données, meilleures sont les options d’analyse.
Le Process Mining permet une traçabilité complète des processus et peut donc fournir des informations indiquant si les processus métier répondent aux exigences de conformité spécifiées. Les incohérences et les écarts par rapport aux réglementations sont rendus visibles, permettant une réponse rapide pour minimiser les risques de non-conformité.
Avant de commencer, les entreprises doivent définir clairement les objectifs du process mining et s’assurer qu’il y a un accès aux sources de données pertinentes. Il est également important d’effectuer un nettoyage des données et de sélectionner soigneusement les processus à analyser en fonction des objectifs commerciaux. Enfin, il convient de constituer une équipe de projet interdisciplinaire qui combine des connaissances spécialisées dans différents domaines, tels que l’informatique, les départements spécialisés et l’analyse des données.
Conclusion et résumé
Le Process Mining offre aux entreprises de toutes tailles un moyen transformateur de comprendre et d’améliorer le fonctionnement de leurs processus métier. Pour les petites entreprises dotées d’un paysage logiciel hétérogène, la mise en œuvre nécessite un certain degré de personnalisation et une sélection minutieuse des bonnes ressources, mais le potentiel d’augmentation de l’efficacité et de réduction des coûts est indéniable. Avec une approche stratégique et un accompagnement approprié, le process mining peut devenir un outil puissant dans l’arsenal de votre entreprise.
Que vous commenciez tout juste à vous familiariser avec le concept du Process Mining ou que vous recherchiez déjà des moyens d’intégrer cette technologie dans vos processus métier, il convient de reconnaître les opportunités que l’utilisation du Process Mining peut apporter à l’optimisation et à la sécurisation de l’avenir. de votre entreprise.
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Cordialement de Bayreuth,
Axel Schröder
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