Tech Diary — 28 juin 2023, toujours

Je pars en voyage et je récupère de l’argent. Si je remplis tout correctement

Le formulaire que je viens d’ouvrir sur mon ordinateur portable et que je suis censé remplir est un fichier Word. Il commence par trois pages de texte expliquant quels types de frais de déplacement sont remboursés. Dans quelles conditions un billet de 1ère classe est-il remboursé et jusqu’à quel prix l’hébergement à l’hôtel est-il pris en charge ? Pour que je fasse tout correctement en le remplissant.

Parfois, les gens me paient pour les aider avec quelque chose ou leur expliquer quelque chose. Je peux alors me faire rembourser les frais de déplacement par la suite. J’essaie d’éviter ce problème de frais de voyage – il s’avère souvent que soit les frais de voyage sont réglés avec une somme forfaitaire (ce qui est beaucoup plus facile pour moi, mais probablement, si j’ai bien compris, est moins bon pour le client pour l’impôt raisons), ou les clients me réservent le titre de transport et l’hôtel. Mais cela ne fonctionne pas toujours.

Et donc aujourd’hui je remplis un autre formulaire pour un remboursement de voyage.

Après les trois pages d’explications, il y a deux pages où je dois saisir les données : qui suis-je, où j’habite et quel est le nom du projet sur lequel je travaille ? Quelles sont mes coordonnées bancaires – veuillez IBAN et BIC/Swift. Quand ai-je voyagé d’où à où, pourquoi ai-je voyagé, quel moyen de transport ai-je utilisé, combien cela a-t-il coûté ? Quand ai-je mangé, avec qui (pourquoi pas seul ?), combien cela a-t-il coûté ? Où ai-je séjourné et la chambre est fournie pour justification si le coût de l’hôtel était supérieur à la limite de remboursement régulière ou si j’ai utilisé un taxi. Veuillez additionner tous les montants, c’est combien d’euros ?

Je sais qu’il existe depuis de nombreuses années des services qui automatisent les notes de frais via les relevés de carte de crédit. Malheureusement, je ne peux pas l’utiliser car je dois suivre les processus de remboursement des frais de déplacement de mes clients. Mon employeur ne souhaite pas non plus utiliser ces services pour des raisons de protection des données.

Après avoir rempli le formulaire sur mon ordinateur portable (j’espère correctement), je l’imprime et le signe à la main. C’est important, une signature électronique n’est souvent pas acceptée (j’ai signalé quelque chose de similaire en 2019, il y a plus de quatre ans, pour un autre client). Je dois soumettre les factures originales avec le formulaire signé. J’ai réservé le voyage en train avec mon téléphone portable, comme je l’ai pratiquement toujours fait depuis plusieurs années, j’ai donc le billet de train dans l’application sur mon téléphone portable. Je peux également me faire envoyer le ticket sous forme de document pdf par e-mail. Je le fais et je l’imprime également.

Ensuite, tout se passe dans une enveloppe et j’achète un timbre électronique via l’application Post&DHL. C’est très simple : je suis déjà inscrit dans l’application et l’application est connectée à mon compte Paypal. Donc, tout ce que j’ai à faire dans l’application est de taper jusqu’à l’affranchissement souhaité, puis je reçois un code que j’écris à la main sur l’enveloppe avec la note “#PORTO” en haut à droite.

Ensuite, scotchez l’enveloppe et apportez-la dans une boîte aux lettres et l’argent devrait être sur mon compte dans quelques jours.

(Molinaire)