Royaume-Uni : consultation du FRC – modifications proposées au code de gouvernance d’entreprise du Royaume-Uni

En bref

Le FRC a publié un document de consultation (Document de consultation sur le Code de gouvernance d’entreprise du Royaume-Uni) proposant des modifications au code britannique de gouvernance d’entreprise. Les changements sont en partie en réponse au livre blanc de réponse du gouvernement de mai 2022 Rétablir la confiance dans l’audit et la gouvernance d’entreprise : réponse du gouvernement et, contrairement aux changements de grande envergure en 2018, sont techniques plutôt que structurels.

La date limite pour les réponses est le mercredi 13 septembre 2023 et l’intention est que le Code révisé s’applique aux exercices ouverts à compter du 1er janvier 2025. Le FRC publiera également des orientations mises à jour (y compris sur les comités d’audit, l’efficacité du conseil d’administration et la gestion des risques, contrôle et les rapports financiers et commerciaux connexes) pour accompagner le Code révisé.

L’approche du FRC dans ce document de consultation est utile, cherchant à éviter les doubles emplois et à s’harmoniser avec les autres réformes mises en œuvre dans le droit des sociétés et les règles de cotation. Certains des changements semblent également cibler des domaines dans lesquels le FRC a systématiquement identifié des possibilités d’amélioration dans les rapports annuels qu’il examine chaque année, tels que l’accent mis sur les résultats, ou ceux dans lesquels les investisseurs ont exprimé des inquiétudes, par exemple en ce qui concerne le « dépassement ». La majorité des changements sont liés au livre blanc du gouvernement et il est proposé d’apporter à la section 4 (audit, risques et contrôle interne) et l’approche ici semble être pratique et sensée, tout comme le calendrier, les entreprises ayant une bonne période d’assimiler et de s’adapter aux changements avant que le premier rapport ne soit dû pour les années commençant le 1er janvier 2025 ou après.

Changements proposés

Les principaux changements proposés peuvent être résumés comme suit.

Section 1 – Direction du Conseil et objet social:

• Le FRC propose d’introduire un nouveau principe établissant une attente selon laquelle les entreprises devraient, lorsqu’elles rendent compte de leur activité de gouvernance, se concentrer sur les activités et les résultats pour démontrer l’impact des pratiques de gouvernance. Cela s’explique par l’expérience du FRC dans l’examen des rapports – leur point de vue clair est que les rapports ont fait défaut à cet égard.
• Des modifications mineures ont été apportées aux dispositions de la section 1 pour tenter de mettre davantage l’accent sur les questions environnementales et sociales, y compris en ce qui concerne les ambitions climatiques et la planification de la transition.

Section 2 – Répartition des responsabilités:

• Le FRC tient à répondre à la préoccupation de plus en plus exprimée par les investisseurs en ce qui concerne le potentiel «overboarding», où les investisseurs perçoivent que les administrateurs peuvent occuper trop de postes au conseil d’administration, ce qui les empêche de consacrer suffisamment de temps à chacun. Les propositions en réponse sont réparties entre les articles 2 et 3 du Code.
• Dans la section 2, le FRC propose d’étendre la disposition 15 pour exiger que les rapports annuels contiennent plus d’informations sur les nominations d’administrateurs, y compris la manière dont chaque administrateur dispose de suffisamment de temps pour assumer efficacement son rôle à la lumière des engagements envers d’autres organisations.

Section 3 – Composition, succession et évaluation:

• Dans la section 3, il est proposé d’étendre le principe L (qui deviendra le principe K) sur les évaluations du conseil d’administration en ajoutant une exigence selon laquelle l’examen annuel des performances doit tenir compte des engagements de chaque administrateur envers d’autres organisations et de leur capacité à s’acquitter efficacement de leurs responsabilités.
• Le FRC vise également à faciliter une approche plus intégrée de la diversité et de l’inclusion dans l’ensemble du Code et d’autres régimes volontaires et obligatoires (y compris l’exigence dans les règles d’inscription pour les rapports « se conformer ou s’expliquer » par rapport aux objectifs de représentation des femmes et des minorités ethniques dans les conseils d’administration. ). En vertu des modifications proposées au Code :
  1. Le Principe J (qui deviendra le Principe I) inclura une nouvelle référence à « l’inclusion » et accordera un poids égal à toutes les caractéristiques protégées et non protégées, afin d’encourager les entreprises à considérer la diversité au-delà du genre et de l’ethnicité.
  2. Une déclaration sera ajoutée indiquant que les initiatives de diversité et d’inclusion, ainsi que les objectifs fixés, devraient contribuer au plan de relève.
  3. La description dans le rapport annuel du travail du comité des nominations doit inclure une explication de la façon dont le comité a supervisé le développement d’un pipeline diversifié pour la succession et des commentaires sur l’efficacité de la politique de diversité et d’inclusion, y compris les progrès vers les objectifs de l’entreprise et le respect aux initiatives établies.

Section 4 – Audit, risques et contrôle interne:

• C’est à la section 4 qu’il est proposé d’apporter la majorité des modifications au Code, notamment pour s’aligner sur les propositions du gouvernement dans le livre blanc sur le rétablissement de la confiance dans l’audit et la gouvernance d’entreprise.
• Le gouvernement a l’intention d’introduire une obligation pour certaines entreprises d’avoir une politique d’audit et d’assurance. Le FRC propose que cette exigence s’étende à toutes les sociétés qui font rapport conformément au Code et que le comité d’audit soit responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre et du maintien de la politique.
• Pour éviter les doubles emplois, le FRC propose de supprimer le libellé des dispositions qui chevauche le nouveau Norme minimale pour les comités d’audit et faire en sorte que le Code fasse plutôt référence à cette norme. Entre-temps, une nouvelle exigence est proposée pour que les comités d’audit s’engagent avec les actionnaires et les autres parties prenantes sur le rôle du comité d’audit, l’étendue des travaux de l’auditeur externe et l’approche de la politique d’audit et d’assurance.
• Les propositions donnent au comité d’audit une nouvelle responsabilité de surveiller l’intégrité des rapports narratifs, y compris les rapports sur la durabilité. Lorsqu’une entreprise commande l’assurance de mesures environnementales, sociales et de gouvernance et d’autres questions de durabilité, cela doit être signalé dans le rapport annuel.
• Afin de renforcer les dispositions relatives aux risques et aux contrôles internes, les conseils seront tenus de fournir dans le rapport annuel :
  1. Une déclaration indiquant si le conseil d’administration peut raisonnablement conclure que les systèmes de gestion des risques et de contrôle interne de la société ont été efficaces tout au long de la période de reporting et jusqu’à la date du rapport annuel.
  2. Une explication de la base de sa déclaration, y compris la façon dont il a surveillé et examiné l’efficacité de ces systèmes.
  3. Une description de toutes les faiblesses ou défaillances matérielles identifiées et des mesures correctives prises, et dans quel délai.
• Le FRC publiera une version mise à jour de ses orientations sur la gestion des risques, le contrôle interne et les rapports financiers et commerciaux connexes plus tard en 2023, le document de consultation énonçant un certain nombre de questions à couvrir dans ce document.
• Notant le projet du gouvernement d’introduire une déclaration de résilience pour les entités d’intérêt public (PIE), la disposition 31 (qui deviendra la disposition 32 dans le cadre des modifications proposées), traitant de la déclaration de viabilité, est proposée pour être révisée afin d’éviter les doubles emplois avec la déclaration de résilience tout en abordant également le point pour les entreprises qui déclarent contre le Code mais ne relèvent pas de la définition de l’EIP. La disposition deviendra plus générale, demandant au conseil d’expliquer dans le rapport annuel comment il a évalué les perspectives d’avenir de la société, mais moins prescriptive. Les entreprises qui ont publié une déclaration de résilience conforme se conformeraient alors à la disposition.

Article 5 – Rémunération:

• Le FRC propose de réorganiser les Principes de la section 5 afin de renforcer le lien entre la rémunération et les objectifs ESG et d’ajouter une référence à la rémunération et aux conditions de la main-d’œuvre en tant que facteur que le comité de rémunération doit prendre en compte lorsqu’il exerce son pouvoir discrétionnaire.
• Il y a une nouvelle disposition proposée définissant les informations sur le malus et la récupération à couvrir dans le rapport de rémunération, notamment :
  1. Les circonstances minimales dans lesquelles les dispositions de malus et de récupération pourraient être utilisées.
  2. Une description de la période minimale pour le malus et la récupération et la raison pour laquelle la période sélectionnée est la mieux adaptée à l’organisation.
  3. Si les dispositions ont été utilisées au cours de la dernière période de rapport (et si oui, une explication claire de la raison).
• Il est proposé que les références aux ratios de rémunération et aux écarts de rémunération soient supprimées du Code, dans l’espoir que cela évitera la duplication des informations pour les nombreuses entreprises qui déclarent déjà séparément les ratios de rémunération et les écarts de rémunération liés au sexe et (dans de nombreux cas) à l’origine ethnique. .

Annexes au document de consultation

Utile, le document de consultation comprend en annexe des versions épurées et soulignées du projet de code révisé, ainsi qu’un bref résumé des propositions du gouvernement sur les nouvelles exigences en matière de rapports découlant de son livre blanc sur le rétablissement de la confiance dans l’audit et la gouvernance d’entreprise.