Mou? Téléphone? Des équipes ? Zoom? Il y a trop de communications professionnelles

“C’est, comme, ‘Sommes-nous sur Zoom? Sommes-nous en équipe ? Ai-je répondu à cela? Ai-je bien dit? », déclare Mme Donovan, qui travaille à Richmond, au Texas.

Il y a tellement de façons de communiquer au travail que notre communication s’effondre. Les patrons disent que les messages manqués et les signaux croisés font perdre du temps et déclenchent des erreurs, tandis que la recherche suggère qu’une telle communication virtuelle facilite le tir sur les collègues ou leur ignorance. Ensuite, il y a le stress de devoir rester au courant de tant de canaux différents tout le temps.

Microsoft Corps

L’utilisation des équipes a bondi à plus de 280 millions d’utilisateurs actifs par mois. Zoom sur les communications vidéo Inc.

les clients professionnels ont presque triplé pour atteindre plus de 210 000 depuis le début de la pandémie, et Salesforce Inc.

Slack est également en croissance. Dans de nombreux cas, les clients de chacun se chevauchent et utilisent les outils en plus des e-mails, des SMS et des forums de messagerie internes.

Tout cela est suffisant pour que les travailleurs aient envie de se plaindre de la surcharge de la boîte de réception des e-mails.

“C’est écrasant”, déclare Wendy Weinberger, patronne de Mme Donovan et directrice de l’entreprise. Le service informatique de l’entreprise a réussi à rappeler l’e-mail sensible.

Dans une enquête Harris Poll de 2022 auprès de plus de 1 200 travailleurs et cadres, les patrons ont estimé que leurs équipes perdaient en moyenne 7,47 heures, soit près d’une journée entière, en raison de mauvaises communications par semaine. Sur la base d’un salaire moyen de 66 967 $, le temps perdu se traduit par un coût de 12 506 $ par employé et par an, selon le rapport réalisé pour le compte de Grammarly, une société de logiciels de relecture.

Une nouvelle étude du cabinet de recrutement de cadres Korn Ferry a révélé que les ratés de communication ont contribué à rendre certaines relations de travail moins agréables et moins collégiales. Parmi les 357 professionnels interrogés ces dernières semaines, près de la moitié ont déclaré que le travail à distance permettait aux collègues de s’en tirer plus facilement avec des comportements grossiers tels que l’interruption des appels et le non-retour des e-mails.

Le travail à distance a accentué les différentes habitudes de communication des collègues et leur potentiel de conflit, selon certains employés.

«Ces outils destinés à faciliter la communication ont un côté sombre», explique Michele Simon, avocate basée à Los Angeles spécialisée dans les traumatismes au travail. Une nouvelle étude de l’Université Pepperdine sur la toxicité en milieu de travail qui a interrogé 800 employés de bureau a révélé que 35 % d’entre eux citaient les problèmes de communication comme le principal obstacle à l’avancement sur le lieu de travail d’aujourd’hui – avant la politique de bureau (29 %), les petits budgets (26 %) ou les plans inefficaces ( 20 %).

Michelle Sooknanan dit qu’à son emploi précédent en tant que directrice des ventes pour un fabricant de produits alimentaires de Floride, son patron l’appelait souvent de manière impromptue par vidéo alors qu’elle travaillait depuis son bureau à domicile à Portsmouth, NH

Elle dit qu’elle a trouvé les appels imprévus vers son ordinateur de bureau stressants et a demandé qu’en dehors des appels programmés avec l’équipe, elle soit contactée uniquement par e-mail ou message instantané. Son responsable a envoyé un e-mail quelques jours plus tard pour lui dire que sa demande ne pouvait pas être satisfaite et que cette vidéo était parfois nécessaire.

Mme Sooknanan dit que la tension a contribué à son départ éventuel. La société n’a pas répondu aux demandes de commentaires.

Les multiples modes de communication deviennent plus complexes à mesure que le nombre de personnes sur un fil de conversation augmente, explique Jessica Carlson, ancienne directrice des opérations de la chaîne d’approvisionnement chez Nestlé sur

qui a quitté l’entreprise en mars. La lutte contre les défis de la chaîne d’approvisionnement post-Covid s’est souvent déroulée sur plusieurs fuseaux horaires et forums.

« Vous pourriez avoir une chaîne de courriels, un fil de discussion, une vidéoconférence et un tête-à-tête sur le même sujet dans les 24 heures », explique Mme Carlson, qui a depuis fondé la société de conseil headStrat Solutions.

De nombreuses entreprises ont largement laissé aux équipes et aux collègues le soin de trier leur façon de communiquer, ce qui peut ajouter à la confusion. Pour les travailleurs qui se sentent dépassés, faire un choix clair à l’avance peut aider, déclare Sally Susman, directrice des affaires générales chez Pfizer Inc.

et auteur d’un livre récent sur l’amélioration des communications en milieu de travail.

Elle suggère de demander à ses coéquipiers ou à d’autres collègues quelles sont leurs préférences de communication, tout en n’ayant pas peur d’exprimer les vôtres.

En l’absence d’indices sociaux en personne, ajoute-t-elle, la voix devient plus importante. Utilisez-le pour transmettre la collégialité et d’autres qualités positives qui seraient normalement acquises en personne. Même dans les e-mails ou les SMS, de petites touches comme “Bonjour” peuvent dégager de la chaleur dans des formats qui semblent habituellement froids et transactionnels.

Certaines entreprises essaient de trouver de nouvelles façons pour les travailleurs de faire passer des messages. Archer Daniels Midland Co.

a regroupé ses modes de communication en reliant la messagerie instantanée, les e-mails, les vidéos et les mises à jour de type médias sociaux dans un hub central.

C’est du « contrôle du trafic aérien », explique Brett Lutz, vice-président des communications mondiales chez Archer Daniels Midland. Il dit que le forum, alimenté par la société de logiciels de communication en milieu de travail Firstup, permet aux travailleurs de voir des histoires, des images et d’autres mises à jour.

Shopify Inc.,

la société de technologie de commerce électronique et de vente au détail, a récemment demandé à son personnel de passer aux méta-plateformes Inc.

Workplace, qui combine messagerie instantanée, visioconférence et autres outils de communication.

« Le courrier électronique n’a pas évolué au cours des 30 dernières années. Et ça craint toujours », a écrit Kaz Nejatian, directeur de l’exploitation de Shopify, dans une note de janvier au personnel.

Pour y arriver, cependant, les employés devraient vérifier leur courrier électronique pour une invitation à se joindre. “Vous n’avez pas reçu cet e-mail ? Vérifiez Okta ou envoyez un ping à #help-chaos », a-t-il poursuivi, faisant référence à deux autres façons pour les employés de se renseigner sur une invitation.

Écrivez à Anne Marie Chaker à [email protected]