La gestion des actifs informatiques – qu’est-ce que c’est réellement ?

Plus une entreprise grandit, plus il devient difficile de suivre l’inventaire matériel et immatériel : combien d’ordinateurs portables avons-nous encore de disponibles pour équiper nos employés ? N’avons-nous pas déjà une licence pour ce logiciel ? Et à quand les prochains renouvellements ?

Si ces informations ne sont pas soigneusement documentées, mises à jour et vérifiées, des achats inutiles, des pénuries de matériel ou des frais de licence élevés peuvent rapidement en résulter. Afin d’éviter de tels scénarios, il est extrêmement important d’avoir une vue d’ensemble de tous les actifs informatiques de l’entreprise.

Était-ce que IT-Assets?

Mais qu’entend-on exactement par actifs informatiques ? Atlassian les définit comme suit: “Les actifs informatiques comprennent le matériel, les systèmes logiciels ou les informations précieuses pour une entreprise.” Cependant, les actifs informatiques n’ont qu’une durée de vie limitée. Les entreprises les gèrent donc de manière proactive pour en tirer le meilleur parti. Bien que les entreprises définissent les phases de ce cycle de vie individuellement, elles incluent généralement la planification, l’approvisionnement, le déploiement, la maintenance et le retrait d’un actif informatique.

Des processus métier clairement définis sont nécessaires pour que les entreprises puissent gérer stratégiquement leur inventaire d’actifs informatiques et leurs cycles de vie et les utiliser de la meilleure façon possible. Et c’est exactement ce qu’est la gestion des actifs informatiques dans le cadre du IT-Service-Manages.

Alors, qu’est-ce que la gestion des actifs informatiques ?

Avec l’aide de la gestion des actifs informatiques (ITAM). D’après Atlasian « s’assurer que les actifs d’une organisation sont documentés, déployés, entretenus, mis à jour et éventuellement retirés. En bref : il garantit que les actifs corporels et incorporels sont enregistrés et utilisés dans votre entreprise. » La gestion des actifs informatiques crée un point de vérité unique, c’est-à-dire une source centrale d’informations sur laquelle vous pouvez optimiser les budgets, prendre en charge la gestion du cycle de vie et prendre des décisions.

Les équipes ITSM doivent être flexibles et adapter en permanence leur processus ITAM pour permettre aux autres équipes de travailler avec les outils qui répondent le mieux à leurs besoins.

Quatre bonnes raisons pour lesquelles la gestion des actifs informatiques est si importante

Nous avons déjà évoqué les dangers qui guettent lorsque les entreprises n’organisent pas leur patrimoine de manière professionnelle et systématique. Mais quels sont les bénéfices concrets lorsque les équipes ITSM traitent ce sujet ? Voici quatre bonnes raisons pour une gestion bien pensée des actifs informatiques:

La gestion des actifs informatiques crée une source centrale d’informations

Vous connaissez peut-être le problème : les actifs sont souvent suivis à de nombreux endroits différents et par différentes personnes. Parfois, il n’y a même personne qui s’en sente vraiment responsable. Vous devez laborieusement collecter des informations sur certains inventaires matériels et logiciels car il n’existe pas d’outil uniforme qui collecte et centralise ces informations. Et vous ne pouvez jamais vraiment être sûr que les données sur vos actifs sont toujours à jour et si vous en avez manqué dans le chaos.

C’est là que la gestion des actifs informatiques entre en jeu et crée de l’ordre en fournissant une source unique de vérité aux équipes informatiques, à la direction et, en fin de compte, à l’ensemble de l’organisation. Et surtout, le fait que les systèmes soient automatiquement chargés de suivre les actifs informatiques, de surveiller l’utilisation et de comprendre les dépendances soulage vos équipes ITSM.

La gestion des actifs informatiques améliore l’utilisation et garantit la rentabilité

Un ITAM systématique aide à maintenir une vue d’ensemble de tous les actifs informatiques de votre entreprise et à maintenir les informations à jour. Cela peut vous faire économiser beaucoup d’argent car : Vos équipes peuvent éliminer les actifs informatiques superflus et ainsi améliorer l’utilisation. Dans le même temps, les achats inutiles peuvent être évités et les coûts de licence et de support réduits. Vous pouvez également réduire les risques en appliquant des politiques de sécurité et de conformité grâce à des contrôles accrus.

La gestion des actifs informatiques permet d’augmenter la productivité sans sacrifier la fiabilité

En raison de la transformation numérique et du fonctionnement moderne des entreprises, la gestion des actifs informatiques est devenue bien plus qu’un simple suivi des ordinateurs portables et des souris d’ordinateur. Les équipes ITSM ont donc besoin de processus et d’outils ITAM appropriés pour être en mesure de fournir rapidement et efficacement de nouvelles fonctions et services sans compromettre la fiabilité. Ainsi, ils gagnent en contrôle, augmentent leur visibilité et peuvent mieux répartir les responsabilités.

La gestion des actifs informatiques prend en charge les pratiques et les équipes ITSM dans toute l’organisation

Cette raison est en fait assez logique, n’est-ce pas ? Si tous les employés savent quels actifs informatiques votre entreprise possède (ou n’a pas) et peuvent se fier à ces informations, cela stimule la création de valeur. Enfin, avec les bonnes données, vos équipes peuvent agir plus rapidement et prévoir l’impact des changements avant qu’ils ne se produisent. Ainsi, l’ITAM joue aussi pour des processus comme celui-là La gestion des incidentsla gestion des problèmes ou la gestion du changement jouent un rôle important.

Outils ITAM : Quel est le bon outil pour vous ?

Malheureusement, il n’y a pas de réponse générale à cette question. Selon les besoins de votre entreprise et les processus ITAM que vous souhaitez améliorer, différents logiciels ITAM sont disponibles. Les questions possibles à vous poser avant de choisir un outil particulier sont :

• Vous êtes avant tout soucieux de réaliser des économies en optimisant vos licences logicielles ?
• Utilisez-vous encore des feuilles de calcul et êtes-vous préoccupé par ce que l’on appelle les « actifs fantômes », c’est-à-dire des actifs qui sont toujours payés même s’ils ne sont (plus) physiquement présents ?
• Vous avez du mal à suivre l’évolution des actifs informatiques de votre entreprise ?
• Ou le shadow IT est-il un problème croissant ?

Chaque organisation est différente. Alors que certains ont besoin de cartographier les dépendances complexes au sein de l’organisation, d’autres souhaitent documenter les actifs incorporels tels que les licences et les documents de conformité pour réduire les risques. Ou peut-être que vos exigences ne sont pas si élevées et que vous recherchez une solution de suivi simple (et bon marché) – plutôt qu’un logiciel de classe entreprise.

Fondamentalement, pour que votre gestion des actifs informatiques puisse s’adapter aux autres processus et développements de l’entreprise, vous devez sélectionner des outils qui permettent une collaboration optimale et peuvent apporter un soutien significatif à la gestion de vos services informatiques.

Solution ITAM d’Atlassian : atouts pour la gestion des services Jira

Par exemple, si vous cherchez à mieux comprendre les relations critiques entre les applications, les services, l’infrastructure sous-jacente et d’autres actifs clés, nous vous recommandons la solution ITAM d’Atlassian : Actifs (ehemals : Insight) pour Gestion des services Jira.

L’outil natif de gestion des actifs et des configurations permet à vos équipes de suivre de manière flexible et dynamique tous les types d’actifs et d’éléments de configuration. Ceux-ci peuvent être facilement liés aux demandes de service, aux incidents, aux problèmes, aux changements et aux charges de travail. Cela vous donne un aperçu complet et transparent de votre infrastructure.

Cette vidéo vous donne encore plus d’informations sur la manière dont Assets for Jira Service Management vous accompagne dans vos processus de gestion des actifs informatiques :

Vous utilisez déjà Atlassian Jira ou Jira Service Management dans votre entreprise et vous souhaitez en savoir plus sur la solution ITAM Assets ? Alors peut-être nos formations sur assets et Jira quelque chose pour vous! Si vous avez des questions, veuillez nous contacter.

Sources – Atlassian :
https://www.atlassian.com/de/itsm/it-asset-management
https://www.atlassian.com/de/itsm/it-asset-management#before-the-incident
​​https://www.atlassian.com/de/software/jira/service-management/product-guide/getting-started/asset-and-configuration-management
https://www.atlassian.com/de/software/jira/service-management/features/asset-and-configuration-management

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