Facebook Messenger pour les demandes de congé FMLA ? Peut-être.

La politique de présence

Gestamp West Virginia, LLC fabrique des pièces automobiles à South Charleston, en Virginie-Occidentale. En vertu des politiques de présence et de congé de Gestamp, les employés doivent aviser leur chef de groupe au moins 30 minutes avant le début de leur quart de travail s’ils seront en retard ou absents. Les employés sont tenus d’utiliser une ligne d’appel pour fournir cet avis. Le numéro de la ligne d’appel est affiché sur un tableau d’affichage et Gestamp remet à chaque employé une carte portant le numéro d’appel.

Chirurgie, infection et absences du travail

Kasey Roberts travaillait sur la chaîne de montage chez Gestamp et Gary Slater était son chef de groupe. Après avoir subi une appendicectomie d’urgence en juin, Roberts a envoyé à Slater un message Facebook expliquant sa situation. Slater et Roberts ont continué à communiquer via Facebook Messenger après l’opération, Roberts informant Slater qu’il s’absenterait du travail pendant deux semaines pendant sa convalescence. Après sa sortie de l’hôpital, Roberts a déposé une note du médecin à l’entreprise confirmant la nécessité de s’absenter du travail pour se rétablir.

Peu de temps avant de retourner au travail, la plaie chirurgicale de Roberts s’est infectée et il a été réadmis à l’hôpital. Roberts a immédiatement envoyé un message à Slater pour lui expliquer qu’il était de retour à l’hôpital et il a demandé le numéro de fax des ressources humaines pour transmettre les documents prolongeant son congé de maladie. Roberts et Slater ont continué à communiquer via Facebook Messenger au sujet de son état et du moment où il pourrait reprendre le travail. Finalement, Roberts a été autorisé à reprendre son travail le 12 août.

Après avoir travaillé quelques jours, Roberts a commencé à ressentir de la douleur et a demandé des soins médicaux. Le 20 août, il a envoyé un message à Slater pour dire qu’il s’absenterait à nouveau du travail, qu’il était admis à l’hôpital et qu’il ne savait pas combien de temps il serait hospitalisé. Le 3 septembre, lorsque Roberts est revenu à Gestamp avec une note du médecin couvrant sa dernière absence, il a appris qu’il avait été licencié pour “abandon de travail”.

Le procès FMLA

Roberts a poursuivi Gestamp pour son licenciement, affirmant que l’employeur avait porté atteinte à ses droits en vertu de la loi sur le congé familial et médical. En vertu de la FMLA, Gestamp avait le droit d’exiger des employés qu’ils se conforment à ses “avis habituels et coutumiers et aux exigences procédurales pour demander un congé” à moins que des “circonstances inhabituelles” n’existent. Gestamp a fait valoir que le fait que Robert n’ait pas utilisé le numéro d’appel de l’employeur pour signaler ses absences et son statut justifiait le congédiement. Roberts a rétorqué que Gestamp avait modifié ses exigences d’appel en raison de l’utilisation passée de Facebook Messenger par Roberts et Slater pour ses absences.

Les avis via Facebook Messenger peuvent fonctionner

Les réglementations FMLA permettent à un employeur d’exiger que ses effectifs appellent un numéro désigné ou une personne spécifique pour demander un congé. Ici, la question était de savoir si l’utilisation par Roberts de Facebook Messenger pour informer Slater de son absence et de son statut était une méthode “habituelle et coutumière” pour informer Gestamp de son besoin de congé FMLA. Pour un certain nombre de raisons, une cour d’appel fédérale a statué qu’un jury devait décider si Gestamp avait violé la FMLA en renvoyant Roberts.

Une procédure “habituelle et coutumière” comprend “toute méthode qu’un employeur a, par une pratique informelle ou une façon de traiter avec l’employé, régulièrement acceptée…”. Ici, Roberts et Slater avaient l’habitude de communiquer sur des problèmes de travail à l’aide de Facebook Messenger. Plus particulièrement, Roberts et Slater avaient régulièrement communiqué sur son état de santé, ses absences et son retour au travail par messagerie, et ni Slater ni personne d’autre chez Gestamp ne s’était opposé à cette méthode dans le passé. En effet, les absences antérieures de Roberts avaient été approuvées pour un congé FMLA.

Message aux employeurs

Ayez une politique écrite établissant la procédure que les employés doivent suivre lorsqu’ils demandent un congé ou signalent des absences. Il est logique de former les superviseurs sur le fonctionnement de ces exigences de déclaration et de souligner qu’ils ne doivent pas approuver une absence qui ne satisfait pas à votre procédure. S’ils sont incertains ou ont des questions, les superviseurs doivent savoir qu’ils doivent travailler avec les ressources humaines lorsqu’ils sont confrontés à des problèmes de congé ou d’absence.

Roberts contre Gestamp West Virginia, LLC.n° 20-2202 (4e Cir. 15/08/22)