Employeurs : Formulaire I-9 La date limite de conformité à l’inspection physique est le 30 août 2023 – Publications

Le Département américain de la sécurité intérieure (DHS) et l’Immigration and Customs Enforcement (ICE) des États-Unis ont annoncé le 4 mai 2023 que les employeurs auront jusqu’au 30 août 2023 pour effectuer l’inspection physique des documents d’identité et d’admissibilité à l’emploi pour tout employé dont le formulaire I -9 a été achevé virtuellement conformément aux dispositions de flexibilité temporaire de l’ère COVID-19.

Arrière-plan

En réponse à la pandémie de COVID-19 en mars 2020, l’ICE a annoncé un report temporaire de l’obligation pour les employeurs de procéder à des examens en personne des documents originaux d’identité et d’autorisation de travail des employés. Au lieu de cela, les employeurs ont été autorisés à examiner les documents virtuellement ou en copie, dans l’espoir qu’une inspection physique aurait lieu lorsque les opérations normales reprendraient.

À mesure que l’emploi hybride devenait plus courant, le DHS / ICE a modifié la règle pour exiger un examen en personne une fois que les employés concernés ont commencé «un emploi non distant sur une base régulière, cohérente ou prévisible».

Le DHS et l’ICE ont annoncé en octobre 2022 que les dispositions de flexibilité prendraient fin le 31 juillet 2023. Le président américain Joseph Biden a officiellement mis fin à l’urgence nationale COVID-19 le 11 avril 2023 et l’urgence de santé publique prendra fin le 11 mai 2023.

Annonce DHS/ICE

L’annonce du 4 mai précise qu’avec la fin des dispositions de flexibilité le 31 juillet 2023, les employeurs auront jusqu’au 30 août 2023 pour effectuer tous les examens physiques requis des documents d’identité et d’admissibilité à l’emploi pour les personnes (1) embauchées le ou après 20 mars 2020 et (2) dont les pièces d’identité et d’éligibilité au travail ont été examinées virtuellement ou à distance selon les aménagements de flexibilité.

Après avoir terminé l’examen physique de la documentation, les employeurs doivent écrire “documents physiquement examinés” avec la date de l’examen dans la section 2 : Informations supplémentaires sur le formulaire I-9 ou dans la section 3, selon le cas.

Considérations pour les employeurs

• Les directives supposent que le même représentant de l’employeur qui a examiné les documents à distance effectuera également l’examen des documents en personne. Toutefois, si la personne qui a examiné virtuellement le ou les documents n’est pas celle qui effectue l’inspection physique, le DHS a précédemment conseillé au représentant de l’employeur effectuant l’inspection physique de remplir une nouvelle section 2 du formulaire I-9 et de la joindre au remplir le formulaire d’inspection à distance I-9.
• Un document qui a expiré dans le temps depuis sa présentation virtuelle peut toujours être physiquement examiné et vérifié ; cependant, les employeurs doivent distinguer les documents expirés de la liste A ou de la liste C qui ne nécessitent pas de revérification de l’admissibilité à l’emploi de ceux qui le font. L’examen physique et la revérification sont des processus et des obligations distincts.
• Les employés pourraient ne plus posséder les documents qui ont été présentés pour examen à distance. Dans ce cas, le DHS a précédemment indiqué que s’il n’est pas possible d’insérer toutes les nouvelles informations dans la case “informations supplémentaires”, il est alors acceptable de remplir une nouvelle section 2, avec signature, et de joindre la nouvelle section 2 à l’original. Section 2, avec une brève explication dans la case « informations supplémentaires ».
• Dans certains cas, l’employé travaillera à distance et non à proximité de l’employeur. Une telle situation peut nécessiter de recourir aux services d’un représentant autorisé pour remplir la section 2. Toute personne autre que l’employé peut agir à titre de représentant autorisé. Une fois que la section 2 est remplie par un représentant autorisé, l’employeur doit examiner le formulaire pour s’assurer qu’il est exempt d’erreurs, car l’employeur est responsable de toute insuffisance de documents dans le formulaire I-9 rempli par le représentant autorisé.

Morgan Lewis continuera de surveiller le développement dans ce domaine et publiera des mises à jour si nécessaire.