Communication électronique : De grands avantages s’accompagnent de grands risques

Dans les entreprises d’aujourd’hui, les canaux de communication électroniques tels que Slack, Zoom et WhatsApp ont révolutionné la communication d’entreprise et sont devenus essentiels à la continuité des activités, à la collaboration et au travail à distance. Bien que pratique et nécessaire pour de nombreuses organisations, ce changement massif dans la façon dont nous communiquons comporte également des risques importants, notamment des problèmes de conformité et de sécurité qui pourraient entraîner des fuites de données désastreuses et des amendes débilitantes. C’est un problème à l’échelle mondiale. Les plus grandes banques de Wall Street ont déjà été confrontées une amende combinée de 1 milliard de dollars parce que les employés utilisent des applications de messagerie cryptées pour communiquer et faire des affaires, et la Financial Conduct Authority (FCA) du Royaume-Uni met en garde les entreprises trouver des alternatives à Whatsapp.

Et ce ne sont pas seulement ceux des industries réglementées qui doivent faire face à cette nouvelle vague de communication avec les employés. Les organisations de tous types, y compris celles du secteur privé, sont susceptibles de courir des risques lorsque les employés dépendent trop des applications de communications électroniques. Au-delà du risque commercial, la nature non sécurisée de ces services a entraîné une important augmenter dans le harcèlement sexuel, le racisme et les abus de marché sur ces canaux commerciaux désormais cruciaux et nécessaires. La pêche à la traîne en ligne est devenue monnaie courante et, malheureusement, elle s’est infiltrée dans la culture actuelle du travail à domicile. La séparation physique n’a pas réduit le nombre d’incidents racistes ou sexistes, mais a plutôt entraîné une augmentation des micro-agressions.

Pour atténuer ces risques associés aux applications de communication électronique et lutter contre les abus de marché, les entreprises doivent se concentrer sur la surveillance et la compréhension des données au sein de ces canaux pour déchiffrer le contexte et déterminer si une activité interdite est en cours. Les conversations sur les canaux de communication laissent toujours une trace de toute mauvaise conduite sur le lieu de travail, ce qui rend impératif que les organisations possèdent les outils technologiques pour gérer et surveiller correctement les données trouvées dans ces applications.

Propagation des applications de communication

Les organisations doivent désormais adapter leurs politiques et procédures pour répondre aux attentes de communication des employés et des précieux clients, ou continuer à payer le prix de ne pas le faire. Cela signifie que les organisations ajoutent constamment de nouveaux canaux de communication pour communiquer à la fois en interne et avec les clients et les clients. Aujourd’hui, les gens utilisent plus d’appareils et de canaux qu’à tout autre moment de l’histoire, ce qui rend encore plus difficile pour les organisations de garder un œil sur qui a dit quoi, quelles informations sont partagées et où ces informations sont diffusées.

WhatsApp, Zoom, Slack et d’autres canaux de communication électroniques sont devenus nécessaires pour la continuité des activités et la collaboration pendant la pandémie, et maintenant, le dentifrice proverbial ne peut plus être remis dans le tube, malgré les risques massifs et les problèmes de conformité et de sécurité associés à ces canaux. . Alors que ces outils sont apparus à une époque où ils étaient nécessaires à la collaboration des employés, une récente pressiony des employés de l’entreprise ont constaté que plus de la moitié des personnes interrogées pensaient que les outils de collaboration posaient problème, malgré les différents canaux mis à disposition au cours de l’année écoulée. Pour maintenir la productivité des employés et protéger l’entreprise contre les risques, il est recommandé de simplifier les canaux de communication, de choisir ceux qui fonctionnent le mieux à la fois en interne et avec les clients, et d’éliminer ceux qui sont jugés inutiles.

Une fois qu’une organisation a défini les paramètres autour desquels les canaux de communication peuvent et ne peuvent pas être utilisés, l’étape suivante consiste à s’assurer que toutes les conversations sont surveillées pour détecter les comportements néfastes et archivées en cas de problèmes futurs. Historiquement, lorsque seules les conversations téléphoniques et par e-mail devaient être archivées, les organisations utilisaient généralement un logiciel d’archivage sur site ; Cependant, dans le monde actuel des communications d’entreprise, où nous devons également tenir compte des conversations vidéo, des messages texte et d’autres types de communications électroniques, les solutions basées sur le cloud sont devenues nécessaires pour de nombreuses organisations qui n’auraient pas envisagé une telle décision avant la pandémie. .

Fuites de données

En plus des amendes réglementaires et de la possibilité d’un lieu de travail toxique, ces canaux de communication peuvent également entraîner des fuites de données menaçantes pour les entreprises, en particulier lorsqu’il s’agit d’informations matérielles non publiques (MNPI). Lorsque MNPI tombe entre de mauvaises mains, des activités néfastes, comme des abus de marché, s’ensuivent souvent. Pour se protéger contre cela, les équipes de sécurité doivent développer des paramètres de langue et de messagerie qui sont considérés comme MNPI avant de déterminer quels employés ont accès à quelles informations. À partir de là, la technologie de surveillance proactive moderne devrait être en mesure d’alerter les MNPI mentionnés de manière incorrecte afin que l’équipe de surveillance puisse les traiter.

Afficher les conversations en tant que données

Aujourd’hui, les organisations doivent considérer les canaux de communication électroniques de leurs employés comme des hubs de données pleins de risques, y compris des problèmes de sécurité et de conformité, qui peuvent paralyser une entreprise s’ils ne sont pas pris en compte de manière proactive. Ce qui complique encore plus les choses, c’est que les canaux de communication électroniques évoluent — ce qui est utilisé aujourd’hui ne le sera pas demain, de sorte que les solutions doivent être adaptables afin de répondre aux préoccupations futures au fur et à mesure qu’elles surgissent et se développent.

Tout comme les canaux de communication se sont adaptés à l’ère des affaires d’aujourd’hui, les solutions nécessaires pour protéger les organisations évoluent également, avec de nouvelles solutions de pointe qui arrivent chaque jour sur le marché. Ce qui est essentiel, c’est que les organisations reconnaissent le poids important de ce changement de communication d’entreprise. Ces canaux de communication électroniques sont là où les affaires se déroulent, de sorte que la surveillance et la sécurisation des données de communication doivent être une fonction essentielle pour l’organisation.

Il ne fait aucun doute que les canaux de communication électroniques apportent de grands avantages sur lesquels comptent les entreprises d’aujourd’hui. Cependant, ils comportent également de grands risques, tant sur le plan réglementaire que sur le plan de la réputation, risques qui peuvent écraser une entreprise s’ils ne sont pas correctement pris en compte.

Shiran Weitzman est PDG et cofondatrice de Bouclier.