Comment utiliser OneNote pour la gestion de projet en 2023

11 conseils pour utiliser OneNote pour la gestion de projet facilement et efficacement

OneNote offre une variété de fonctionnalités pour vous permettre d’organiser les informations sur le projet, de gérer les réunions OneNote, d’organiser les tâches, de suivre la progression avec des listes de tâches et bien plus encore. Nous vous guiderons à travers chaque processus ci-dessous.

1. Profitez des modèles

OneNote fournit des modèles prédéfinis qui peuvent être utilisés à diverses fins, de l’organisation de notes de réunion aux sessions de brainstorming. Cela normalisera votre processus de prise de notes et vous fera gagner du temps.

1. Ouvrir la page

   Accédez à la page où vous souhaitez appliquer un modèle. Clique sur le “insérer” onglet sur le ruban et sélectionnez « modèles de pages ».

2. Choisissez un modèle

   UN “modèles” Un volet apparaîtra sur le côté droit de l’écran, affichant de nombreux modèles prédéfinis regroupés par catégories. Choisissez le modèle qui correspond le mieux à vos besoins. Le modèle sera appliqué à votre page qui ne contient déjà aucune note. (Si vous souhaitez appliquer un modèle à une page contenant déjà des notes, créez d’abord une nouvelle page à partir du modèle souhaité, puis copiez-y vos notes existantes.)

2. Examiner les modifications et révisions récentes

Avec la fonctionnalité « modifications récentes » de OneNote, vous pouvez afficher les modifications et les révisions apportées à votre bloc-notes au cours d’une certaine période. Ceci est très utile pour un chef de projet pour suivre les progrès. Les étapes ci-dessous expliqueront comment utiliser les modèles de page et suivre les modifications.

1. Afficher l’historique des révisions

   Clique sur le “histoire” onglet et sélectionnez «modifications récentes».

2. Choisissez une plage de dates

   Vous pouvez choisir un spécifique plage de dates pour visualiser les modifications apportées à la page.

3. Suivez les modifications dans les résultats de recherche

   Vous verrez le “Résultats de recherche” sur le côté droit, affichant la liste des modifications apportées à la page. Les modifications sont également mises en évidence sur la page elle-même.

3. Collaborez en partageant un bloc-notes

La collaboration sur OneNote est simple et efficace. Vous pouvez partager des blocs-notes avec les membres de l’équipe pour les consulter ou les co-créer. Cette dernière option permettra à chacun d’apporter des modifications sur le même notebook en temps réel. N’oubliez pas ce qui fait de OneNote un outil puissant : son intégration avec Microsoft Teams. Cela permet aux membres d’une équipe distante de travailler encore plus facilement ensemble.

1. Partager un bloc-notes

   Pour OneNote sur le Web, sélectionner le carnet vous voulez partager. Clique sur le “déposer” dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l’onglet “partager” option. De là, choisissez « partager avec les gens ».

2. Sélectionnez les options de partage

   Choisissez la méthode que vous préférez pour partager le bloc-notes. Si vous souhaitez partager par e-mail, entrez les adresses email des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager et cliquez sur le “envoyer” bouton. Si vous préférez générer un lien pour partager, cliquez sur le “copie” bouton.

3. Définir l’autorisation

   Sélectionnez l’autorisation que vous souhaitez accorder aux destinataires, que ce soit pour « pouvoir afficher » ou « pouvoir modifier ». Ensuite, cliquez sur le “appliquer” bouton.

4. Définir les réunions et les ordres du jour

L’une des fonctionnalités clés de Microsoft OneNote est sa capacité à gérer les réunions et à centraliser toutes les notes et détails des réunions. Dans votre carnet de projet, vous pouvez créer une section distincte pour chaque réunion de projet et une nouvelle page spécifiquement pour chaque réunion.

5. Créer des tâches et des statuts de listes de tâches

Pour utiliser OneNote pour la gestion de projet, vous pouvez créer des listes de contrôle pour suivre la progression de toutes les tâches importantes. De plus, vous n’êtes pas obligé de vous souvenir vous-même de tous les délais. En créant des tâches Outlook, vous pouvez attribuer des dates d’échéance et définir des rappels pour chaque tâche. Ils apparaîtront également dans le calendrier Outlook.

Si vous souhaitez garder une trace des statuts de tous vos tâches, vous pouvez créer un tableau avec des colonnes pour les statuts dans votre page de tâches. Ensuite, déplacez les tâches entre les colonnes « en cours » et « terminées » une fois qu’elles sont travaillées et terminées. Cette fonctionnalité de liste de tâches vous aidera à rester au top de vos projets et à vous assurer que toutes les tâches nécessaires sont terminées à temps.

1. Notez vos tâches

   Ouvrir la page qui stocke votre liste de tâches et commencer à écrire toutes les tâches que vous devez accomplir.

2. Créer une liste de tâches

   Sélectionnez les tâches. Sur le ruban, cliquez sur le “maison” languette. Dans le “Mots clés” groupe, choisissez le “faire” option. Cela transformera votre texte en une liste de tâches.

3. Trouvez vos balises

   Vous pouvez retrouver les listes de tâches qui ont été taguées en cliquant sur le “maison” et en cliquant sur l’onglet “trouver des balises” bouton. Le “résumé de la balise” Le volet s’ouvrira sur le côté droit de l’écran. Choisissez la balise que vous souhaitez rechercher dans la liste et elle affichera les pages qui contiennent cette balise spécifique.

6. Stocker les leçons apprises et les risques

Stocker les leçons apprises et les risques tout au long d’un projet est un bon moyen d’améliorer les performances du projet et d’éviter de répéter les erreurs à l’avenir. Vous pouvez le faire en créant des pages OneNote, en capturant ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, en recueillant les commentaires des parties prenantes et en suivant les problèmes ou les risques potentiels qui peuvent survenir.

7. Lier les sections du bloc-notes à un wiki de projet

Chaque équipe a besoin d’un wiki de projet. Il centralise les informations clés liées au projet et agit comme une plate-forme où les membres de l’équipe peuvent accéder et contribuer à la documentation, aux mises à jour et aux connaissances.

Vous pouvez connecter le wiki des équipes standard en reliant les pages, sections ou blocs-notes associés entre eux. Cela permettra même aux membres de l’équipe de trouver plus facilement les informations dont ils ont besoin.

Nous expliquerons comment créer un lien vers une section de bloc-notes pertinente dans le wiki du projet. Vous pouvez appliquer le même concept pour lier des cahiers et des pages de projet pertinents.

1. Copier le lien vers la section

   Clic-droit sur la section que vous souhaitez lier et sélectionnez “copier le lien vers la section.” Cela copiera à la fois le titre et le lien vers cette section.

2. Collez le lien

   Accédez à la page concernée. Clic-droit et sélectionnez “pâte.” Un lien hypertexte sera créé avec le titre de la section, qui vous mènera directement à la section liée. Cela peut être appliqué à n’importe quel cahier ou page.

8. Créer des rapports d’état

Les rapports d’état fournissent un aperçu clair du projet, qu’il s’agisse de mises à jour ou de réalisations récentes. Avec la fonctionnalité « modifications récentes » de OneNote, vous pouvez suivre les modifications précédentes et les intégrer facilement dans un rapport d’état. Le partage de ces rapports avec les équipes, la direction ou les parties prenantes permettra de tenir toutes les personnes impliquées au courant et informées de l’avancement du projet.

9. Mot de passe pour protéger les pages sensibles

Un conseil utile pour maximiser la sécurité de vos informations sensibles dans OneNote consiste à protéger par mot de passe les sections du bloc-notes. La définition d’un mot de passe pour les pages dans OneNote permet aux utilisateurs de verrouiller une certaine section et toutes les pages qu’elle contient. Cependant, cette fonctionnalité ne peut être appliquée qu’à des sections, et non à des pages spécifiques ou à l’ensemble du bloc-notes.

10. Utilisez des balises pour les vues personnalisées et le suivi des tâches

Nous avons mentionné les balises « à faire » plus tôt. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour suivre efficacement vos tâches en créant des balises personnalisées, telles que « en cours » et « révision ». Ensuite, appliquez ces balises à vos tâches dans OneNote. Lorsque vous recherchez une balise spécifique, vous pourrez voir toutes les tâches qui ont été balisées, ce qui facilitera le suivi des progrès et la priorisation de votre travail.

11. Automatisez avec « Power Automate »

Microsoft Power Automate peut être utilisé pour automatiser les tâches répétitives afin de gagner du temps et d’augmenter la productivité. C’est la solution sans code qui vous permet d’automatiser des workflows qui déclenchent automatiquement une action en fonction d’une certaine condition. Par exemple, configurez un flux de travail qui vous enverra un rappel par e-mail lorsqu’une tâche est due.

Si vous êtes intéressé par Power Automate, consultez Exemples d’automatisation de Microsoft pour en savoir plus sur la création de flux de travail.