Australie : la communication des entreprises modernisée, facilitant les rachats

En bref

Les communications commerciales australiennes ont été modernisées avec effet au 15 septembre 2023 par des modifications apportées à la loi sur les sociétés qui permettent à tous les documents visés par la loi d’être signés électroniquement et à la plupart des documents d’être envoyés par voie électronique. Il s’agit d’une évolution bienvenue qui s’appuie sur les progrès progressifs dans ce domaine depuis la mi-2020.

Les lois sur l’exécution électronique des actes par les entreprises, arrêtées début 2022, ne changent pas.

Contenu

1. Points clés à retenir
2. En profondeur
   1. Situation antérieure
   2. Documents électroniques en général
   3. Hébergements ASIC
   4. Documents de reprise
   5. Réunions des directeurs

Points clés à retenir

Les principaux changements incluent :

• Tout document dont la signature est exigée ou autorisée en vertu de la Loi sur les personnes morales peut être signé physiquement ou électroniquement.
• La plupart des documents dont l’envoi est requis ou autorisé en vertu de la Loi sur les personnes morales peuvent être envoyés physiquement ou électroniquement, sous réserve que le destinataire choisisse le mode de réception des documents. Toutefois, les nouvelles lois ne s’appliquent pas aux documents envoyés à l’ASIC, ni aux documents liés à la collecte de fonds ou aux services financiers d’entreprise – bon nombre de ces documents peuvent déjà être envoyés par voie électronique dans le cadre d’autres arrangements, mais dans d’autres cas, la livraison physique continuera d’être requise.
• Les procédures de rachat et d’acquisition forcée sont facilitées en permettant la transmission électronique des documents pertinents aux détenteurs de titres cibles.
• Les réunions des administrateurs peuvent être convoquées ou tenues en utilisant toute technologie raisonnable sans nécessiter le consentement des administrateurs (sous réserve de la constitution d’une société).

En profondeur

Le Loi de 2023 modifiant les lois du Trésor (modernisation des communications commerciales et autres mesures) (Cth) étend considérablement le régime précédent permettant aux entreprises de signer et d’envoyer des documents par voie électronique. La plupart des modifications, y compris les éléments abordés ci-dessous, sont désormais en vigueur.

Cet article résume quelques changements clés apportés au Loi sur les sociétés de 2001 (Cth) (Loi sur les sociétés) en matière de communication, de gouvernance et de transactions, mais ne couvre pas l’ensemble des modifications apportées par la nouvelle loi.

Situation antérieure

La loi sur les sociétés a été modifiée début 2022 pour permettre aux entreprises australiennes d’exécuter des documents sous forme électronique à l’aide de signatures électroniques. Heureusement, les nouvelles lois n’ont pas d’impact sur cet arrangement et les entreprises peuvent maintenir la pratique actuelle consistant à exécuter les contrats et autres documents par voie électronique.

Cependant, il existait encore des circonstances dans lesquelles la Loi sur les sociétés exigeait que les entreprises remettent physiquement les documents – la capacité de les exécuter par voie électronique ne prévaut pas sur ces exigences. Il y avait également des circonstances dans lesquelles la Loi sur les sociétés exigeait ou permettait qu’un document soit signé par une personne physique ou une entité autre qu’une entreprise, et n’autorisait pas expressément une signature électronique.

Les modifications de 2022 traitaient de la situation la plus problématique, permettant la signature et l’envoi électronique des documents relatifs aux réunions et aux résolutions et l’envoi électronique des rapports financiers annuels aux membres, mais un certain nombre de lacunes subsistaient.

Documents électroniques en général

Les nouvelles lois comblent bon nombre de ces lacunes, de sorte que tous les documents relevant de la Loi sur les sociétés peuvent désormais être signés électroniquement et que des documents supplémentaires peuvent être envoyés par voie électronique.

Signature électronique: Tout document dont la signature est exigée ou autorisée en vertu de la Loi sur les personnes morales peut désormais être signé physiquement ou électroniquement. Cela continue de permettre aux entreprises d’exécuter électroniquement des contrats et d’autres documents, comme le permettent les articles 126 et 127 de la Loi sur les sociétés. De plus, la signature électronique est expressément autorisée pour d’autres documents nécessitant une signature tels que les rapports et déclarations annuels des administrateurs et les demandes légales des créanciers.

La signature électronique continuera de nécessiter une méthode permettant d’indiquer l’identité et l’intention du signataire qui soit suffisamment fiable dans les circonstances. Dans la plupart des cas, cette exigence peut être facilement satisfaite par diverses méthodes déjà courantes sur le marché, notamment l’utilisation de signatures numérisées ou d’une plateforme en ligne telle que DocuSign.

Livraison électronique: La plupart des documents dont l’envoi est requis ou autorisé en vertu de la Loi sur les personnes morales peuvent désormais être envoyés physiquement ou par voie électronique (que la Loi utilise le mot « envoyer » ou un mot similaire tel que « donner », « signifier » ou « expédier »). . Cela ne s’applique notamment pas aux documents envoyés par ou à l’ASIC ou au Conservateur, ni aux documents envoyés au titre du chapitre 6D (collecte de fonds) ou du chapitre 7 (services financiers et, par exemple, dispositions relatives aux certificats d’actions et aux transferts). Elle s’applique à un large éventail de documents tels que les consentements à agir des administrateurs et des secrétaires, les copies des constitutions fournies aux membres et les documents de prise de contrôle envoyés aux détenteurs de titres cibles (voir ci-dessous). Il était déjà courant que certains de ces documents, tels que les consentements à agir, soient signés et/ou délivrés par voie électronique, mais les nouvelles lois lèvent tout doute quant à leur validité.

En ce qui concerne les documents pouvant être envoyés par voie électronique, la Loi sur les personnes morales maintient les dispositions existantes qui :

• un document peut être envoyé physiquement ou électroniquement ou en envoyant au destinataire suffisamment d’informations (physiquement ou électroniquement, par exemple dans une lettre ou une « carte postale » ou par courrier électronique) pour lui permettre d’accéder au document par voie électronique ;
• les actionnaires de la société et les membres d’autres entités peuvent choisir de recevoir les documents physiquement ou électroniquement ; et
• les rapports financiers annuels peuvent être transmis aux membres en les rendant facilement accessibles sur un site Web.

Pour les documents qui peuvent être signés électroniquement mais qui ne peuvent pas être envoyés électroniquement, il devrait généralement être acceptable d’imprimer le document signé électroniquement et de l’envoyer physiquement.

Hébergements ASIC

De nombreux documents pouvaient déjà être déposés électroniquement auprès de l’ASIC (via le portail réglementaire de l’ASIC ou dans le cadre de son protocole de dépôt électronique) et les nouvelles lois n’étendent pas la portée des documents pouvant être ainsi déposés. Comme indiqué ci-dessus, le régime élargi de livraison électronique exclut expressément les documents envoyés à l’ASIC. En outre, les modifications précisent que l’ASIC peut refuser de recevoir ou d’enregistrer un document qui ne respecte pas les exigences de dépôt en vertu de la loi sur les sociétés. Toutefois, la loi continue de prévoir que, si ces conditions de dépôt sont remplies, l’ASIC ne peut pas rejeter un document signé électroniquement au motif qu’il n’a pas été effectivement signé.

Documents de reprise

Les nouvelles lois sont particulièrement bienvenues dans le domaine des offres publiques d’achat et des procédures d’acquisition forcée, car elles permettent aux enchérisseurs et aux sociétés cibles d’envoyer par voie électronique des documents aux détenteurs de titres de la société cible. En conséquence, un certain nombre de changements connexes ont également été apportés, notamment :

• Délai de livraison: De nouvelles dispositions précisent l’heure à laquelle un document est réputé avoir été envoyé, en fonction du mode de livraison. Cela peut être important étant donné les exigences strictes en matière de délais pour certains aspects du processus de rachat.
• Détails du détenteur de titres: L’exigence précédente selon laquelle une cible devait fournir à l’offreur les détails des détenteurs de titres concernés a été étendue pour inclure leur adresse e-mail et tout choix qu’ils ont fait pour recevoir les documents pertinents physiquement ou électroniquement. Des sanctions importantes s’appliquent si ces informations sont utilisées ou divulguées à des fins non liées.
• Élections des porteurs de titres: Un porteur de titres visé peut choisir de recevoir des documents de l’initiateur soit physiquement, soit par voie électronique, en le notifiant à l’initiateur. Plus concrètement, si un porteur de titres cible a déjà informé la cible d’un choix concernant les documents pertinents et que la société cible informe l’initiateur de ce choix (comme ci-dessus), ce choix est également considéré comme s’appliquant aux documents envoyés par l’initiateur.

En ce qui concerne les plans d’arrangement, les livrets des plans pourraient déjà être envoyés aux porteurs de titres par voie électronique en vertu des dispositions existantes relatives aux documents relatifs aux réunions, et cela continue d’être autorisé en vertu des nouvelles lois (en référence plutôt aux documents envoyés en vertu du chapitre 5 du Code des sociétés). Acte).

Comme indiqué, le dépôt des documents de rachat et de projet auprès de l’ASIC n’est pas couvert par le nouveau régime de livraison électronique, mais ces documents peuvent continuer à être déposés en ligne via le portail de réglementation de l’ASIC. Les dépôts auprès de la Cour devront toujours être conformes aux exigences pertinentes.

Réunions des directeurs

La Loi sur les sociétés permettait auparavant aux réunions des administrateurs d’être convoquées ou tenues à l’aide de toute technologie approuvée par tous les administrateurs. Les nouvelles lois autorisent plutôt l’utilisation de toute technologie raisonnable, y compris les réunions d’administrateurs entièrement virtuelles, sans exiger le consentement des administrateurs. Toutefois, les constitutions de sociétés qui reflètent l’ancienne disposition de la Loi sur les sociétés peuvent continuer d’imposer une exigence de consentement et bénéficier d’amendements si ces dispositions ne conviennent pas dans la pratique.