La bonne gestion des processus crée de l’ordre et est importante pour l’organisation. La mise en œuvre réelle est rarement basée sur des modèles ou des organigrammes BPM, la question se pose alors : workflow vs processus ? Et quelle est la différence entre processus et flux de travail ? Dans cet article, nous examinons les possibilités analogiques et numériques.
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L’aperçu rapide du processus par rapport au flux de travail :
Oui et non, un processus cartographie un processus au sein d’une entreprise et le documente de manière à ce que le flux de travail basé sur celui-ci puisse s’exécuter encore et encore. Le processus est donc la base du workflow. Par exemple, le processus “Traiter la demande du client” est documenté et le flux de travail s’exécute dix fois par jour.
En tant qu’élément de contrôle, le flux de travail assure la bonne exécution du processus avec toutes les informations, systèmes et processeurs. Le processus “Traiter la demande client” précise les activités (capturer des informations ; enregistrez-vous dans le CRM ; Ticket ouvert), le workflow permet l’exécution à travers l’enchaînement exact des étapes (exemple d’activité “saisir dans CRM”: ouvrir le logiciel 1 ; sélectionner une nouvelle entrée ; Saisir et enregistrer les données personnelles (civilité, prénom, nom, coordonnées).; …).
Chaque entreprise a besoin de processus qui travaillent vers les objectifs fixés. Les processus et les flux de travail sont des outils importants pour que cela réussisse. Idéalement, un système ERP ou un logiciel CRM utilisé a déjà un processus clair intégré en tant que flux de travail que vous pouvez adapter et utiliser.
Chacun sait ce qu’il fait et l’interaction se passe bien, mais comment votre entreprise est-elle protégée en cas d’accident ou de départ d’employés importants ? La gestion des processus sécurise les connaissances opérationnelles, les workflows permettent d’une part que personne n’oublie quelque chose sous stress et d’autre part que les nouveaux employés puissent rejoindre plus facilement.
Connaissez-vous le processus que vous souhaitez mapper en tant que flux de travail ? Enregistrez ensuite les étapes du processus et vérifiez les unités de travail et leurs possibilités : une commande est-elle accompagnée d’une liste de contrôle avec les informations importantes ou votre gestion des commandes a-t-elle la possibilité de cocher les étapes de traitement ? Commencez par le flux de travail le plus performant et élaborez la meilleure approche avec les personnes impliquées. De là, vous pouvez ensuite intégrer la technologie appropriée.
Différences et similitudes expliquées dans la vidéo
Des malentendus se produisent souvent, en particulier entre les experts en processus et les débutants en processus, car le flux de travail de transfert de connaissances n’est alors pas correctement dérivé du processus de transfert de connaissances. Dans la vidéo, j’explique en détail pourquoi le processus par rapport au flux de travail est l’approche défavorable.
Processus, flux de travail et la différence
La gestion des processus tente de représenter graphiquement les processus métier de l’entreprise grâce à la modélisation des processus. De cette manière, les connaissances opérationnelles sont sécurisées, non plus personnelles et intégrées à l’ensemble de l’entreprise. Si les processus sont activement travaillés via le contrôle de processus, une organisation de processus ciblée est nécessaire. C’est là qu’interviennent certains fournisseurs de solutions numériques avec leurs environnements de workflow, tout comme awork, qui transforme nos processus en workflows et listes de contrôle clairs.
Parce que dans ce domaine se trouve rapidement et fréquemment le terme flux de travail, flux de travail allemand. Cela signifie les étapes de travail qui ont lieu entre les processeurs, les systèmes et les étapes d’action individuelles afin d’atteindre un objectif. La conception du flux de travail est différente, pensez aux magasins de restauration rapide, au travail à la chaîne ou aux tâches numériques dans le service client, le traitement des commandes ou la comptabilité. Dès qu’une procédure récurrente est érigée en processus, le workflow n’est plus très loin.
C’est pourquoi il peut y avoir des processus sans flux de travail, par exemple si une entreprise documente des processus dans le cadre d’une certification. Mais pas de flux de travail sans processus, car au plus tard la création d’un flux de travail nécessite les informations typiques que l’on peut trouver dans la gestion des processus. En général, la gestion des processus et du workflow sont donc à deux niveaux différents :
- Processus: Niveau macro à l’organisation mère et la question”Que dois-je faire?„
- Flux de travail : Niveau micro pour une exécution pas à pas et la question”comment faire quelque chose„
La situation est similaire en ce qui concerne la numérisation des processus. Même si un logiciel BPM comme BOC Adonis Suite a tout prévu pour automatiser les processus et concevoir des flux de travail, cela n’est possible que sur la base des processus documentés.
Au lieu de Flux de travail vs processus il s’agit donc bien plus du complément idéal des deux sens : le processus de bout en bout pour une exécution répétée comme un workflow. Alors dites adieu à la différence processus-workflow et rejoignez-nous dans une organisation efficace.
Comment une organisation vivante réussit-elle ?
La première étape est toujours la gestion des processus, même si elle n’est pas traitée de manière trop détaillée. Les processus de bout en bout fournissent le cadre du flux de travail avec tous les systèmes, processeurs, documents et ressources utilisés. Pour s’assurer qu’il n’y a pas de chaos mais des séquences de travail claires, vous avez besoin des bons outils, tels que la gestion numérique des tâches. Des services comme Trello fonctionnent avec le tableau Kanban et peuvent collecter diverses informations sur une carte ou un tableau. Un service comme awork fonctionne par projet et ne permet qu’à une seule personne d’être responsable de chaque sous-tâche. Il existe également une variété de services et de programmes d’emploi, de sorte que chaque entreprise devrait pouvoir en trouver un qui lui convient.
Une astuce au choix : Utiliser pour vos flux de travail Services avec horodatage aux étapes individuelles. Cela peut se faire par le biais d’un suivi manuel ou de données de journal automatisées.Cela vous permet de lire facilement les performances du processus et du flux de travail dans le contrôle et l’analyse des processus. Si vous souhaitez enrichir ultérieurement un flux de travail physique avec des données, il existe également des systèmes qui fonctionnent avec des puces RFID, comme Flow.trace.
Vous découvrirez ce dont vous avez besoin lorsque vous aurez créé ou vérifié le processus pour la première fois, puis configuré le flux de travail dans ses étapes individuelles. La coopération de toutes les personnes impliquées est importante ici, après tout, un flux de travail avec toutes les informations nécessaires devrait sortir à la fin. Selon que vous planifiez des étapes/tâches individuelles ou des commandes/projets plus importants, différents services logiciels sont disponibles. Cependant, il vaut la peine de jeter un premier coup d’œil au logiciel de l’industrie. Ici, il existe souvent déjà des possibilités de base pour enregistrer et intégrer des processus et des flux de travail.
Quand le processus entre-t-il dans le workflow ?
La gestion typique des commandes dans de nombreuses PME ressemble à ceci : la demande de renseignements arrive, est enregistrée et imprimée, transférée à un autre endroit, traitée par quelqu’un d’autre, placée dans le compartiment suivant, comparée, extraite et traitée ultérieurement.
La plupart du temps, il y a des requêtes, des temps de recherche, des informations manquent toujours ou le dossier se trouve à côté et non dans le compartiment. Le résultat est saccadé dans le processus.
Toutes les informations nécessaires sont spécifiées sous forme de flux de travail et s’exécutent tout au long de l’étape du processus. Grâce à l’automatisation, les tâches standard peuvent être complétées par la technologie et créer un espace pour un travail à valeur ajoutée. Par exemple, les e-mails peuvent être triés directement par sujet ou traitement et déplacés vers le bon dossier. Soit la tâche terminée déclenche un nouveau statut pour le processeur suivant.
On ne peut donc pas spécifier un workflow modèle à tous les niveaux, mais le mode d’action peut : Exécution réussie même à la centième répétition ou en substitution, car le processus se traduit par des étapes d’action significatives. Il ne s’agit pas de la différence de workflow de processus, mais de la base commune.
Travail efficace au lieu de flux de travail vs processus :
C’est pourquoi vous utilisez les fonds disponibles comme première orientation ! Quels outils possédez-vous déjà et pourquoi les utilisez-vous ou non ? La plupart du temps, c’est un manque de temps pour traiter plus de fonctions. Certaines parties du programme fonctionnent également plus ou moins bien pour l’entreprise individuelle.
Mais pour l’amour du ciel, s’il vous plaît, ne créez pas de nouveau logiciel pour commencer afin que vos employés aient à tout maintenir trois fois en même temps. Le flux de travail peut également réussir grâce à des systèmes de couleurs, des listes à gratter ou même en travaillant avec le système de fichiers. Comprendre ce qu’est le processus sous-jacent et où il se dirige. Et dans la deuxième étape, vous déterminez les bons moyens pour vous d’obtenir plus de tranquillité d’esprit et un degré plus élevé d’efficacité dans votre entreprise grâce au flux de travail. Si vous rencontrez des problèmes, contactez-moi et nous trouverons ensemble un point de départ pour votre flux de travail !
Sincères salutations
Axel Schröder
Vue d’ensemble du processus et du flux de travail
Dans la gestion des processus, comment le modèle de processus devient-il une routine significative pour une utilisation quotidienne dans votre entreprise ? Pour garantir que l’organisation de contrôle crée un flux de travail approprié, nous l’avons rassemblé pour vous et votre entreprise dans l’aperçu du processus et du flux de travail.
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Crédit image : Canva.com © metamorworks
