Alors que les entreprises réalisent que l’hybride est là pour rester, les employés perdent la bataille avec les réunions. Par exemple, Microsoft a signalé une augmentation de 252 % du temps hebdomadaire passé en réunion pour l’utilisateur moyen de Teams depuis février 2020.
Avec cette tendance et l’augmentation conséquente du stress, du burn-out et de la sécurité psychologique réduite, certaines entreprises testent des journées sans réunion.
L’objectif des journées sans réunion
Dans mon article précédent, j’ai partagé des recherches qui ont montré comment en réduisant les réunions de 60 %, en particulier en ayant une politique de trois jours sans réunion par semaine, les entreprises pouvaient améliorer l’autonomie, l’engagement et la collaboration et réduire la micro-gestion et le stress.
Maintenant, réduire les réunions d’un si grand pourcentage ne consiste pas seulement à déplacer tous les rendez-vous à ces jours-là, mais aussi à être plus conscient du temps et de l’énergie perdus et à travailler pour l’améliorer.
Un excellent exemple que j’utilise toujours pour voir comment vous pouvez améliorer le temps pendant les réunions est d’utiliser le SMED, une technique que la Formule 1 et la Nascar utilisent pour réduire le temps passé à changer les pneus. La plupart des gens prendraient facilement au moins 15 minutes pour changer un seul pneu. Alors, comment les voitures de Formule 1 changent-elles les quatre pneus en 2,5 secondes ? Ils comprennent que le temps c’est de l’argent et que chaque seconde supplémentaire compte. Estimez le temps que vous passez en réunion, puis estimez votre taux horaire et faites le calcul. Bien sûr, vous voudrez également réduire les réunions.
12 idées pour réduire votre temps de réunion
Passez en revue les réunions que vous dirigez et auxquelles vous assistez, et posez-vous les questions suivantes pour trouver des idées pour réduire votre temps passé en réunion :
- Cette rencontre est-elle indispensable pour atteindre mes objectifs ?
- La fréquence peut-elle être réduite ou espacée ?
- Tous les participants participent-ils activement ? Doivent-ils tous être présents ? Comment pouvez-vous les aider à contribuer plus efficacement?
- L’objectif peut-il être atteint par d’autres moyens, comme Slack, le courrier ou un appel téléphonique ?
- La réunion peut-elle être réduite à 30 minutes ? Qu’en est-il de 15 minutes ?
- Pouvez-vous mettre à jour le logiciel/l’application de l’entreprise afin que votre réunion type soit raccourcie de 15 minutes ?
- La réunion peut-elle être remplacée par une connexion en tête-à-tête plus courte ?
- Des tâches peuvent-elles être effectuées avant ou après la réunion, pour la rendre plus courte mais plus productive ?
- La réunion est-elle suffisamment organisée pour atteindre son objectif ? Par exemple, un agenda, un bloc-notes, un chronométreur ou un tableau blanc est-il nécessaire ?
- Avez-vous besoin d’autres ressources/rôles pour vous aider à le rendre plus efficace ?
- Vous avez besoin de former votre équipe à prendre la parole en réunion afin qu’elle soit plus concise ou mieux préparée ?
- En fin de compte, en cas de doute, qu’est-ce que cela ferait de mal d’essayer ?
Bien qu’une première puisse sembler difficile pour réduire les réunions, inviter tout le monde à s’impliquer en expliquant pourquoi gagnera du terrain avec le temps. Ce n’est un secret pour personne que presque tous les employés se plaignent des réunions. En réduisant le temps passé par l’entreprise aux réunions et en améliorant la productivité des autres, la collaboration et l’engagement augmenteront, tandis que le stress, l’anxiété et l’épuisement professionnel seront considérablement réduits. La productivité va monter en flèche, sans aucun doute.
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