L’organisation de l’entreprise a une influence décisive sur son succès. Une entreprise a une gestion des ventes fantastique qui attire les commandes, l’autre une gestion de la fabrication qui peut gérer des commandes croissantes. Les deux entreprises ont une chose en commun : elles sont très liées à l’organisation de la structure hiérarchique. Lisez cet article pour savoir ce que l’organisation du processus peut faire pour contrer cela !
Temps de lecture estimé : 6 minutes
Qu’est-ce qu’une organisation de processus ?
Pour l’organisation de l’entreprise, il y a généralement la structure organisationnelle avec un organigramme et l’organisation des processus avec la modélisation des processus. Le premier s’étend verticalement à travers les départements, le second horizontalement le long des processus de bout en bout. Cependant, il y a régulièrement des conflits et des querelles sur les compétences, les budgets ou les employés. Si vous, en tant que direction, abordez le projet de gestion des processus sans repenser la forme organisationnelle, vous risquez l’échec et des niveaux élevés d’insatisfaction parmi votre personnel. Il vaut donc la peine d’examiner à un stade précoce votre propre organisation dans son modèle organisationnel actuel et de la repenser au mieux.
Organisation du processus brièvement expliquée dans la vidéo
De par mon expérience pratique, je connais les pièges lorsque l’on veut associer les organisations hiérarchiques à la gestion des processus. Évitez les erreurs des autres entreprises et suivez les étapes éprouvées vers une organisation de processus réussie !
Comment fonctionne l’organisation par processus ?
Il n’y a pas de formule magique, puisque chaque entreprise est structurée différemment, mais ces six étapes importantes fournissent un bon cadre pour l’organisation des processus :
- Créer une carte de processus
Créez une carte de processus ou ajoutez des entrées, des sorties et les principaux objectifs de processus à votre vue d’ensemble existante. De la gestion des ressources humaines à votre proposition de valeur en passant par le marketing, les ventes, la production, la logistique et la comptabilité, tous les éléments importants doivent être inclus. L’organisation axée sur les processus forme l’entreprise de manière globale.
- Poster et nommer des gestionnaires de processus
Au lieu des chefs de service de niveau supérieur, vous comptez sur les gestionnaires de processus qui gardent un œil sur leur processus. C’est plus large que les frontières départementales précédentes. Encouragez vos dirigeants à postuler pour ces nouveaux postes car l’ancien organigramme sera supprimé par la suite, mais aucune réduction des effectifs n’aura lieu.
- Refonte des sous-processus
Première tâche des responsables de processus : refonte des sous-processus dans leur domaine de l’organisation des processus. Par exemple, l’ancien directeur des ventes est maintenant le propriétaire du processus pour “Modifier le marché” et crée des sous-processus pour le marketing et l’acquisition de commandes avec les demandes de sortie, puis les commandes.
- réaffecter les employés
Le personnel, bien sûr, a besoin d’une réaffectation. Sur la base des compétences et d’une matrice de transfert, vous affectez les employés aux nouveaux domaines de processus en fonction de leur adéquation.
- Fixez une date et respectez la réorganisation
Le travail préparatoire est fait, puis débarrassez-vous de votre ancienne structure organisationnelle. Évitez la double organisation, mais commencez par la carte de processus préparée.
- organisation de processus en direct
S’appuyer sur l’interaction des rôles dans la gestion des processus et donner aux responsables du processus la marge de manœuvre nécessaire s’ils s’en tiennent à l’organisation du processus.
Organisation des processus dès le départ pour les start-up
Surtout avec les start-ups, nous devons souvent faire face à beaucoup d’idéalisme et de goût pour l’action, mais nous manquons toujours du savoir-faire technique pour gérer une entreprise à long terme.. Le travail de base avec l’organisation du processus est particulièrement adapté aux jeunes entrepreneurs pour ne pas perdre de vue la situation dans son ensemble. Avec mes clients fondateurs, je crée donc le plus tôt possible une première cartographie des processus, qui sert d’aide-mémoire et de planification pour les années suivantes. Bien sûr, certains sous-processus changent, en particulier dans les premières phases, mais le passage d’un propriétaire unique à une jeune entreprise avec plusieurs employés et des hiérarchies plates est beaucoup plus facile avec une carte de processus bien pensée. Parce qu’alors tout le monde fait partie de son processus et la pensée en silo a plus de mal. Cela évite les conflits ultérieurs et les conflits de compétences.
De la gestion des processus à l’organisation orientée processus
Une croissance rapide en particulier peut conduire à davantage d’employés et de managers qui sont généralement promus sans plus tarder, qui doivent être intégrés en même temps dans un paysage de processus existant. C’est précisément cette phase qui conduit aux premières crises organisationnelles dans de nombreuses entreprises, car une organisation en ligne éprouvée est utilisée, qui doit ensuite être associée à une gestion des processus réussie. Cela entraîne des problèmes en interne, car tout le monde n’est pas soudainement un manager ou n’a pas les bonnes compétences pour un poste, et en externe, lorsque les candidats idéaux apportent leurs propres idées de l’extérieur. Dans ce cas également, l’organisation des processus permet, avec l’extension de la carte des processus pour inclure les postes des responsables du processus, de réaffecter avec succès les employés et les managers en fonction des processus – au lieu de les ignorer.
Entreprises établies avec organisation hiérarchique
L’entreprise établie classique a déployé ses employés dans des domaines aux côtés de la direction et des cadres. Il y a peu de communication entre les départements en dehors des transferts, mais il y a parfois une bagarre sur les budgets et les forces des équipes. En règle générale, c’est dans ces entreprises que l’on trouve le plus d’inefficacités dues à la pensée en silo et à un manque de gestion des processus. Si nous voulons maintenant mettre en place une gestion structurelle des processus, il y a souvent des problèmes avec l’organisation de la ligne. Personne ne veut renoncer à des compétences, même si cela signifie faciliter le travail de l’individu. Dans le pire des cas, il y a un climat de peur des suppressions d’emplois par des processus plus efficaces et parfois les gens travaillent consciemment ou inconsciemment contre la réorganisation. Hormis le plan en 6 étapes ci-dessus, il n’y a pas de recette brevetée ici, car chaque entreprise a grandi et s’est positionnée différemment. Les valeurs directrices sont :
- La carte des processus montre les opérations de l’entreprise du début à la fin.
- Les objectifs aident à optimiser les processus et chaque employé.
- La structure organisationnelle ne doit pas interférer avec la structure opérationnelle.
- La transparence et l’information sont importantes et nécessitent une approche stratégique.
- Les demi-mesures n’apportent rien, mais aggravent tout dans le pire des cas.
Conseils et avantages de l’organisation des processus !
En fait, l’organisation des processus est parfaite pour la plupart des entreprises, mais l’obstacle pour tout changer est énorme. Donc les avantages en un mot:
- plus d’efficacité grâce à un flux de processus fluide
- meilleure intégration tout le monde dans l’ensemble du processus avec des problèmes et des améliorations
- moins de réflexion en silo et contentieux départementaux
- des responsabilités claires pour chaque sous-processus au lieu de transférer la responsabilité.
Et mon conseil pour vous : Il me fait plaisir de prendre le temps de vous parler de votre situation sans engagement via ma page de contact ! Parce que de l’extérieur, la situation semble généralement un peu différente.
Sincères salutations
Axel Schröder
La matrice de transfert et de compétence pour l’affectation des employés
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Crédit image : Canva.com © alexsl
