Le ministère des Finances aux prises avec un système comptable de 115 millions d’euros – The Irish Times

Le ministère des Finances s’est plaint amèrement d’un nouveau système de 115 millions d’euros destiné à rationaliser les comptes publics, lui reprochant des calculs incorrects, le ralentissement des fonctionnaires, le stress du personnel et des tâches simples prenant un « temps excessif ».

Dans une correspondance, le secrétaire général du département a déclaré que celui-ci avait même été frappé d’intérêts de pénalité en raison des retards dans la mise en place des données de base à l’aide du nouveau système de services partagés de gestion financière (FMSS).

Le ministère des Finances était l’un des nombreux départements et agences d’État choisis pour le déploiement initial de ce qui était censé être un nouveau système « plus simple » au début de l’année dernière. Pourtant, ils se sont vite heurtés à des problèmes avec les rapports financiers qui étaient auparavant livrés en quelques instants et qui prennent désormais de longues périodes à générer.

“L’impact des problèmes de reporting signifie que les responsables financiers ne peuvent pas effectuer rapidement les mêmes recherches qu’ils le pouvaient auparavant”, indique un document interne. « Des rapports qui prenaient littéralement une seconde [the old system] L’exécution prend entre deux et trois minutes, voire plus de 10 minutes, et parfois le même rapport doit être réexécuté si l’utilisateur ne trouve pas les informations requises.

Le document de position ajoutait que les rapports générés étaient « très encombrés et difficiles à lire ».

Le ministère – ainsi que le ministère des Dépenses publiques – ont déclaré que le nouveau système avait eu un « impact matériel sur la productivité du travail du personnel ».

“Le personnel des ministères et de leurs bureaux du gouvernement estime que la conception du système est inutilement compliquée et peu intuitive, surtout si vous traitez un nouvel élément de paiement”, indique le document.

Dans une lettre adressée aux Bureaux nationaux des services partagés (ONSS) qui ont dirigé le développement du nouveau système, le ministère des Finances et le ministère des Dépenses publiques ont déclaré qu’il était « tout simplement inacceptable » qu’on demande au personnel d’utiliser quelque chose qui était moins utilisateur. -amical.

La lettre de juillet 2022, cosignée par les secrétaires généraux des deux départements, disait : « Il est vital pour nous que l’État développe une numérisation de haute qualité qui augmente la productivité de la fonction publique.

“[This is so] davantage de ressources peuvent être consacrées à la fourniture de biens publics à nos concitoyens plutôt que d’augmenter inutilement les coûts de l’administration interne pour peu de gains.

En réponse, l’ONSS a déclaré qu’il était « extrêmement décevant d’entendre parler d’un tel mécontentement » malgré les signes encourageants émanant du système au cours des premières semaines et mois de son fonctionnement.

La lettre de l’ONSS ajoute : « Bien que je sois très sensible aux difficultés que le personnel pourrait rencontrer en ce moment, les réactions de frustration et d’inquiétude face à ce changement perturbateur ne sont pas inhabituelles. La solution a été conçue pour le plus grand nombre, et non pour quelques-uns, et par conséquent elle comportera des avantages et des compromis.

Dans un autre document, le ministère des Finances a déclaré que le nouveau système causait en réalité du « stress » à certains employés et nuisait au « bon fonctionnement » de leur travail. Elle a déclaré que cela avait conduit à des erreurs et que les rapports générés étaient trop « encombrés et chargés » pour être « conviviaux ou utiles ».

« Dans l’ensemble, la lenteur du système, ainsi que ces autres lacunes, ont un impact sur la capacité du ministère à répondre aux FOI et aux PQ. [parliamentary questions].»

Une lettre de septembre 2022 détaillait également des problèmes particuliers liés au budget de cette année-là, le nouveau système ne parvenant pas à produire un état du Trésor précis destiné à être utilisé par le ministère et le ministre. Cette correspondance énumère cinq domaines distincts qui devraient être résolus avant de pouvoir faire pleinement confiance au système pour son utilisation dans le budget.

La lettre disait : « Malheureusement, à défaut d’une résolution… [the department] n’aura d’autre choix que de suspendre le projet concernant l’élément du Trésor jusqu’à ce que tous les problèmes aient été résolus à la satisfaction du ministère.

Un porte-parole du ministère des Finances a déclaré : «[We have] a suspendu l’utilisation du système FMSS dans une zone opérationnelle du département. Cela permettra au système de développer des capacités mieux adaptées à cette unité particulière. Le département continue d’utiliser le nouveau système dans le reste de l’organisation. Par exemple, près de 3 000 paiements ont été effectués sur le système depuis le début de l’année, pour une valeur de près de 7 millions d’euros. Le ministère des Finances reste pleinement engagé dans le projet FMSS », ajoute-t-il.