Initiée en 2017 par le gouvernement français, la transition vers la facturation électronique a commencé, en France comme dans l’ensemble de l’Union Européenne, par le secteur public.
À partir du 1er juillet 2024, les TPE et PME devront être en mesure de recevoir et d’émettre des factures électroniques avant 2026. L’objectif de ce projet est multiple : simplifier la vie des entreprises, réduire les délais de paiement, lutter contre la fraude à la TVA, limiter l’empreinte carbone et améliorer la sécurité. Dans cette optique, la dématérialisation, qui deviendra obligatoire pour toutes les transactions financières, représente une opportunité tant sur le plan financier qu’écologique.
Pour de nombreuses entreprises, quelle que soit leur taille, leurs ressources ou leurs effectifs, la dématérialisation des factures représente une adaptation considérable. Pour être optimale, ce processus doit être anticipé. La meilleure approche, en un sens, est de prendre le temps d’aller vite.
6 enseignements de la dématérialisation des factures
Enseignement 1 – Qui aurait pu deviner il y a encore trente ans qu’il serait possible de regarder un film en attendant le bus ? On peut aisément appliquer la même logique à l’accessibilité des documents comptables. Lors d’une réunion avec un fournisseur, il est désormais possible de vérifier un prix précédemment facturé, un coût de livraison, un volume annuel de facturation grâce aux outils numériques et aux solutions de stockage dans le Cloud.
Enseignement 2 – La facturation électronique est également un enjeu pour la transition écologique. En clin d’œil à l’histoire : 2017 est non seulement l’année où le processus de dématérialisation des factures a été lancé, mais aussi la deuxième année la plus chaude de l’histoire. Selon une étude publiée en 2020, 2,5 milliards de factures sont éditées chaque année en France. La grande majorité de ces documents est encore imprimée sur papier. Or, la production d’un kilogramme de papier équivaut, selon l’ADEME, à 0,919 kg de CO2.
Enseignement 3 – L’augmentation de la traçabilité des flux financiers permet d’améliorer la détection de la fraude et d’obtenir une connaissance en temps réel de l’activité des entreprises au niveau national. Bien qu’il soit difficile à évaluer, la fraude à la TVA représente une perte budgétaire importante pour l’État (estimation d’environ 20 à 25 milliards d’euros par an).
Enseignement 4 – Sécurité optimisée : moins de risques d’erreur. La transition vers la facturation électronique constitue une opportunité car elle permet une adaptation du langage comptable. Toutes les données font l’objet d’une nomenclature qui, une fois informatisée, est conservée et automatisée. Cela facilite donc le remplissage, le traitement et même l’analyse des données.
Enseignement 5 – Une comptabilité précise et vertueuse se manifeste également dans la relation avec les tiers. Qui n’a jamais entendu des justifications douteuses du type “La facture est arrivée au mauvais service” ou “Le chèque est parti par la poste ce matin” ? Ces défauts de paiement peuvent générer de l’insatisfaction, de la méfiance voire de la défiance dans les relations humaines, et peuvent également avoir des conséquences juridiques importantes. Avec la facturation électronique, les informations sont stockées et accessibles à toutes les parties prenantes, et les flux financiers sont tous soumis à la même obligation de traçabilité.
Enseignement 6 – Mieux gérer sa facturation, c’est mieux gérer son temps et ses ressources. Cela permet également d’avoir une vision objective et mesurée, d’optimiser sa stratégie financière et commerciale. La comptabilité est une fonction essentielle de l’entreprise, car elle est au cœur de toutes les activités. Améliorer ses processus est donc une vertu pour l’ensemble de l’entreprise. La recherche informatisée est plus rapide, la conservation des factures – obligatoire en France pendant une durée légale de dix ans – est indéniablement moins volumineuse.
Calendrier des obligations de facturation électronique :
À partir du 1er juillet 2024, pour la réception, pour tous les assujettis
À partir du 1er juillet 2024, pour l’envoi, pour les grandes entreprises
À partir du 1er janvier 2025, pour les entreprises de taille intermédiaire
À partir du 1er janvier 2026, pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises
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