En quelques étapes vers la comptabilité numérique : une description du parcours

Le meilleur d’abord : le 22 mars 2024, la voie a été ouverte à la loi sur les opportunités de croissance (WCG) et donc également à la facturation électronique obligatoire. Après une longue lutte entre le gouvernement et les partis d’opposition sur la faisabilité et le montant réel de l’allégement, le Conseil fédéral a donné son feu vert à la mise en œuvre. Cette décision signifie qu’une innovation significative entrera en vigueur en 2025 : la réception de factures électroniques sera obligatoire pour les transactions commerciales nationales allemandes dans le segment B2B. Même si l’accent est initialement mis sur le pur Réception mensonges, cela implique fondamentalement aussi la nécessité de expédition ces factures (une obligation correspondante pour les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à 800 000 euros entrera en vigueur à partir de 2027). Il semble irréaliste que les entreprises se contentent de recevoir de telles factures sans les envoyer elles-mêmes. Même si l’obligation d’expédition n’entrera en vigueur qu’à partir de 2027, elle offre aux entreprises la possibilité d’utiliser les avantages de la facturation numérique plus efficacement qu’auparavant. Cela entraîne des économies de coûts, notamment compte tenu de la hausse des frais de port et du prix du papier. La transmission des factures est également accélérée, pour ne citer que quelques-uns des avantages. Il convient de noter que les entreprises selon le Norme européenne EN 16931 et le Directive 2014/55/UE doivent utiliser des formats conformes aux normes tels que XRechnung ou ZUGFeRD.

Alarme, alarme… ou pas ?

Aussi pratique que cela puisse paraître pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, le fardeau anticipé du changement suscite des inquiétudes dans de nombreuses entreprises. Pourquoi? Eh bien, en fin de compte, il existe un risque de modifications complexes de la facture. En outre, diverses associations se plaignent des coûts financiers énormes qu’implique une telle réorientation, notamment pour les petites entreprises. Mais que signifie réellement une facture électronique ? Cela peut-il être assimilé aux factures PDF qui sont actuellement souvent envoyées par e-mail ? Non! Une facture électronique s’apparente davantage à un fichier Excel structuré : elle peut être lue directement par machine. Cela signifie que la reconnaissance de texte sujette aux erreurs par OCR dans les factures entrantes appartient au passé. Une facture PDF peut être numérique, mais elle ne répond pas aux exigences spécifiques d’une facture électronique avec des données structurées.

Pourquoi cette simple structure de données ? La principale raison de l’introduction de l’exigence de facturation électronique est l’exigence de l’UE selon laquelle, à l’avenir, la déclaration fiscale aux autorités fiscales doit être effectuée par voie électronique – presque en temps réel – directement à partir de la facture. L’objectif à moyen terme est de réduire l’écart de TVA. L’Allemagne aborde ce problème en deux phases, l’échange électronique de factures constituant la première étape. La deuxième étape est prévue pour 2028. L’approche allemande vise à réduire la complexité ou au moins à l’étendre dans le temps, ce qui a été accueilli positivement par les entreprises, les associations, les autorités financières et les prestataires de services.

Les entreprises qui créent encore des factures à l’aide de Word, Excel ou de programmes similaires devraient rapidement saisir l’opportunité et s’armer numériquement. Une chose est claire : le passage obligatoire aux factures électroniques dans le segment B2B pose de nombreuses entreprises à des défis techniques et financiers. Il est souvent difficile de savoir quelles sont les étapes nécessaires au changement et dans quel ordre. Cet article fournit également des lignes directrices pratiques pour une transition réussie des factures papier et PDF vers les factures électroniques. Atteignez votre destination en toute sécurité en seulement cinq étapes.

Étape 1 : Développer une expertise

Toute entreprise assujettie à l’impôt en Allemagne qui fournit ou achète auprès d’entreprises basées en Allemagne doit se familiariser avec les réglementations locales et les prochaines exigences en matière de facturation électronique. À partir de 2025, l’exigence de consentement pour recevoir de véritables factures électroniques ne s’appliquera plus. Il est donc essentiel d’être techniquement capable non seulement de recevoir des factures électroniques, mais idéalement aussi de pouvoir les traiter. Cela affecte non seulement la comptabilité, mais également les responsables informatiques qui doivent créer et gérer les exigences techniques pour la réception et le traitement des factures électroniques. Cela comprend à la fois le matériel et l’infrastructure requis ainsi que les solutions logicielles correspondantes. Au niveau du management, cela signifie acquérir des connaissances et débloquer les budgets nécessaires.

Comme pour de nombreux changements, il existe des périodes de transition lors de l’introduction de la facturation électronique. La première échéance expire en 2026, au moins pour les entreprises réalisant un chiffre d’affaires supérieur à 800 000 euros (en 2026). D’ici là, les factures papier et numériques restent également autorisées, même si elles ne répondent pas aux exigences spécifiques de la norme EN 16931 susmentionnée. Même les simples PDF sont toujours autorisés pendant cette période. La deuxième période de transition pour la procédure « EDI » (abréviation de Electronic Data Interchange – c’est-à-dire l’échange électronique de documents commerciaux) se termine pour les entreprises en 2027.

Attention : A noter que l’envoi de formats numériques non conformes à la norme EN 16931 nécessite l’accord du destinataire à compter du 1er janvier 2025.

Fig. Matrice des délais de transition pour l’envoi de factures B2B en Allemagne

La loi adoptée stipule que les formats de factures numériques contenant les champs de données structurés nécessaires et interopérables conformément aux normes de l’UE seront également acceptés au-delà de 2028. Dans ce cas, le consentement de chaque destinataire de facture est également requis.

Étape 2 : Réaliser un inventaire

Il est important d’enregistrer et d’analyser la structure actuelle des clients ou des fournisseurs en ce qui concerne l’échange de factures afin de déterminer la nécessité d’agir pour chaque format.

En pensant à l’avenir et à la facturation internationale, il est conseillé de vérifier simultanément vers quels pays les factures doivent être envoyées – aujourd’hui et dans les années à venir. En B2B, l’obligation d’utiliser des factures électroniques est principalement liée aux transactions nationales. Bien que tout le monde dans l’UE doive adhérer à la norme européenne EN 16931, il existe des variations nationales en termes de formats et de canaux de transmission.

Une liste pour analyser le volume réel des factures peut être utile ici.

Fig. Tableau d’analyse du volume réel des factures d’expédition

Étape 3 : Intégration dans le paysage système

Les responsables informatiques sont confrontés à de nombreux défis lors de la mise en œuvre des exigences juridiques et techniques. Tout d’abord, il faut clarifier quels systèmes et interfaces sont pertinents pour l’envoi et la réception de factures. Il est important de choisir une solution qui prend en charge la transition vers les nouvelles exigences, en tenant compte de la convivialité, de l’intégration dans les systèmes existants, des fonctionnalités de sécurité et de la conformité.

Nous vous recommandons : Vérifiez votre propre environnement système (ERP, DMS, archives, etc.) pour ses performances en termes de création et de réception de factures conformes à la norme EN 16931.

Étape 4 : Vérification du contenu de la facture

Les factures sont des documents essentiels pour les clients professionnels et les fournisseurs. Ils doivent donc respecter des directives de contenu strictes et contenir tous les champs obligatoires conformément à l’article 14 de la loi sur la taxe de vente. Le respect de la norme européenne EN 16931 vise à garantir que les factures sont complètes et sans erreurs afin d’éviter des retards de paiement ou des problèmes de déduction de la taxe en amont. Les factures électroniques qui ne satisfont pas à la validation EN 16931 de la part du destinataire seront généralement rejetées immédiatement.

Étape 5 : Élaborer une stratégie de communication

Une coordination précoce avec les clients et les fournisseurs concernant le nouvel échange de factures est essentielle. Les personnes impliquées dans le processus – collaborateurs internes ou collaborateurs externes de vos partenaires informatiques – contribuent également à une mise en œuvre fluide dans votre propre entreprise. L’introduction de la facturation électronique offre la possibilité d’optimiser les processus opérationnels grâce à la numérisation, voire à l’automatisation.

Dans l’ensemble, ce guide propose une approche pratique pour maîtriser avec succès la transition vers la facturation électronique et exploiter pleinement les avantages qui en découlent.