DocuWare, l’automatisation numérique selon Ricoh

La plateforme DocuWare par Ricoh met en œuvre l’automatisation numérique dans les entreprises, rendant les processus sûrs et efficaces, et cela se traduit également par une plus grande satisfaction des personnes.

Selon une recherche menée par Avis au nom de Ricoh Europe, la majorité des employés à travers l’Europe pensent que la numérisation peut améliorer leur façon de travailler. L’étude a également révélé que la majorité des 500 personnes interrogées en Italie n’ont pas accès à des solutions d’automatisation des flux de travail, mais les considèrent comme essentielles pour travailler plus efficacement.

Grâce aux solutions d’automatisation numérique de Ricoh, les organisations peuvent travailler plus intelligemment et éliminer les tâches répétitives au profit de tâches plus satisfaisantes et à plus forte valeur ajoutée.

Pour approfondir le sujet de l’automatisation numérique, nous avons impliqué Anna Parapini, responsable des services de processus métier et des services d’application chez Ricoh Italie.

Les étapes qui accélèrent la transformation numérique

En tant qu’Entreprise de Services Numériques, Ricoh promeut la transformation numérique des entreprises en les accompagnant dans toutes les phases du parcours.
De nombreux processus dans les entreprises reposent encore sur des activités manuelles, avec tous les retards et erreurs que cela entraîne également en raison de systèmes et de solutions technologiques incohérents et non intégrés. Les utilisateurs ont donc des difficultés à rechercher des fichiers et rencontrent des problèmes pour réviser et approuver les documents.

Les entreprises doivent donc optimiser leurs activités pour accéder à l’information en temps réel, prendre des décisions rapidement et efficacement, afin de favoriser la croissance de leur activité.
Avec ça en tête, la plateforme DocuWare proposée par Ricoh – disponible en mode cloud ou sur site – permet aux organisations d’automatiser les processus et les flux de travail, améliorant ainsi leur précision, leur efficacité et augmentant la sécurité des informations.

DocuWare permet l’automatisation numérique

Ricoh propose toujours une approche de conseil, en effectuant une analyse des documents papier gérés dans les bureaux pour identifier le moment le plus approprié pour leur numérisation. Une fois cette première étape réalisée, les documents sont plus exploitables grâce également au profilage et aux métadonnées liées à chacun.

L’étape suivante consiste en la gestion de ces documents et des processus associés, qui doivent être conformes aux règles de sécurité (RGPDRèglement Général sur la Protection des Données) et s’intègrent dans les plateformes de l’entreprise, telles que GRC (Gestion de la relation client) ed ERP (Progiciel de Gestion Intégré). Ce n’est qu’ainsi que nous pourrons agir sur la productivité de l’entreprise également du point de vue de l’automatisation des flux de travail.

Optimiser les processus métier et l’efficacité organisationnelle

Pour Ricoh, optimiser les processus ne signifie pas seulement agir sur le plan de la productivité. Ce qui compte vraiment, et ce qui nous permet de relever la barre de valeur, c’est de pouvoir travailler sur l’automatisation elle-même, pour accroître l’efficacité de l’organisation.

Ainsi, une fois le document numérique et accessible à toutes les personnes autorisées où qu’elles se trouvent, il faut agir sur les « procédures » en les transformant en « processus ». Il faut travailler sur le passage du document d’un « bureau » électronique à un autre, définir les tâches d’approbation, suivre l’état du dossier, mesurer le temps qui s’est écoulé entre une tâche et une autre. En cas de ralentissements ou de problèmes, le système génère des notifications ad hoc.

Comment augmenter la productivité et la satisfaction des collaborateurs ?

Les organisations dont les processus de travail et les modes de fonctionnement sont basés sur le cloud, l’intelligence artificielle et l’automatisation ont amélioré non seulement leur productivité, mais également la satisfaction de leurs employés. Ils sont capables de prendre des décisions plus rapidement et de trouver des informations plus rapidement.

Dans cette logique, les salariés ne sont plus seulement les utilisateurs de la nouvelle technologie, mais en connaissant en détail les processus qu’ils gèrent, ils assument un rôle de premier plan dans le développement de ceux-ci. outil, définissant, en fonction des besoins, de nouvelles façons de travailler et de gérer les documents au sein de l’entreprise. Cette responsabilisation génère un sentiment d’utilité et d’appartenance et augmente l’engagement des personnes au sein de l’organisation.

Lorsqu’il y a un changement dans la façon de travailler, la première réaction est généralement… méfiance, de scepticisme quant à l’efficacité du nouveau flux de travail. Pour surmonter cette attitude initiale, Ricoh travaille en étroite collaboration avec les utilisateurs qui doivent utiliser la nouvelle solution et qui peuvent mettre en évidence les problèmes critiques de l’ancienne méthode de travail.

La relation avec les clients commence généralement par l’informatique, l’un des principaux interlocuteurs. Une fois les besoins de ce domaine définis, les autres services, utilisateurs métiers et utilisateurs finaux des solutions sont impliqués. Il s’agit d’un travail d’analyse à plusieurs niveaux, précis et détaillé selon les besoins, pour définir les besoins du client. Ricoh met à votre disposition un chef de projet et un professionnel capables à la fois d’analyser l’architecture de l’entreprise et de rédiger un dossier de candidature.

Nous commençons donc par une étude des flux documentaires, puis nous définissons avec les utilisateurs finaux le chemin à parcourir pour optimiser le processus de travail. Tout toujours progressivement, par petites étapes. Une fois la solution complète mise en œuvre, il y a une phase de “réglage fin” qui peut durer quelques mois, pour vérifier l’exactitude de tous les processus et ajuster le système en fonction des commentaires des clients.

Une autre particularité du service proposé par Ricoh est la possibilité de travailler sur des projets incrémentaux, avec une solution évolutive. Une fois qu’un processus a été sélectionné, peut-être celui qui nécessite le plus d’interventions, il est alors possible de procéder à des interventions incrémentielles, en élargissant la portée des activités vers d’autres domaines, avec de nouveaux flux de travail, un plus grand nombre de licences, plus d’espace de stockage.

La tendance ces dernières années est à utiliser des plateformes logicielles de type code bas ou code zéro. Ce sont des plateformes qui ne nécessitent pas d’écriture de code pour leur développement et sont idéales pour répondre au besoin de synergie dans les structures commerciales modernes, entre les utilisateurs et l’informatique.

En effet, le premier doit non seulement décrire ce qui doit être amélioré, mais aussi tester les changements et suggérer comment apporter les corrections, dans un processus itératif impliquant les deux chiffres. En fait, ce type de plateforme conduit à un «démocratisation« non seulement d’information mais aussi de technologie et de compétences opérationnelles.
Ricoh organise la formation nécessaire tant pour les utilisateurs finaux que pour l’informatique, qui peuvent ainsi intervenir de manière autonome avec des modifications et des personnalisations, pour garantir une plus grande rapidité afin que la plateforme évolue pas à pas avec le changement.

Conformité et conformité normative

Ricoh est particulièrement attentif au respect de toutes les réglementations régissant le traitement des données, grâce à sa plateforme Conforme au RGPD, qui s’intègre aux systèmes de gestion des signatures électroniques, y compris biométriques. Cette architecture permet aux entreprises de réussir facilement les audits et de satisfaire les demandes des auditeurs externes.

En matière de sécurité, la solution cloud de Ricoh tire pleinement parti du potentiel et de la protection de Microsoft Azure. De plus, des tests d’intrusion et des audits sont effectués périodiquement pour maintenir un haut niveau de sécurité.
La plateforme est certifiée ISO 27001, une norme qui décrit les meilleures pratiques selon le SMSI (Système de gestion de la sécurité de l’information, également appelé SGSI en italien).

Comme mentionné, DocuWare peut fonctionner dans le cloud mais peut également être installé sur site, sur les infrastructures du client. Aujourd’hui, la tendance est au cloud et seulement 10 % des installations se font sur site. En effet, il vous permet de bénéficier de solutions Software as a Service (SaaS) complètes et flexibles, au prix d’un tarif mensuel fixe et prévisible.