Comment l’ukrainien MacPaw a préparé son entreprise pour la guerre

Vira Tkachenko, CTO chez un développeur de logiciels en Ukraine MacPaw, a parlé à distance aux administrateurs Apple lors de l’événement JNUC de Jamf. Exemple concret d’une femme occupant un poste de direction dans le domaine de la technologie, elle a expliqué comment son entreprise avait planifié la continuité des activités pendant la guerre en Ukraine.

C’est une excellente leçon de gestion de crise et de planification pour tout chef d’entreprise. Voici quelques-unes des idées partagées au cours de sa session.

Rendre le complexe simple

La planification est essentielle, a expliqué Tkachenko. MacPaw a lu les mêmes rapports que la plupart d’entre nous voyions également avant la guerre et a commencé à planifier avant l’invasion de l’Ukraine par la Russie en février. Ces réunions de planification ont généré des défis complexes, dont les solutions devaient être aussi simples à exécuter que possible.

MacPaw

“Lorsque l’urgence se produit, les gens deviennent très émotifs”, a déclaré Tkachenko. “Les gens ont du mal à gérer des tâches complexes.”

Dans cet esprit, l’entreprise a tenté de créer des réponses à la crise faciles à exécuter.

Le processus de planification est également utile à la haute direction, a-t-elle déclaré. Dans son propre cas, même si le fait de considérer que la crise était émotionnellement difficile, se rencontrer et discuter des réponses potentielles l’a aidée à renforcer sa résilience pour mener cette réponse une fois la guerre commencée.

La leçon est simple : si vous planifiez une réponse à une crise trop complexe, vous exposez votre entreprise à un risque élevé d’échec. En temps de guerre, les conséquences d’une telle défaillance pourraient être graves pour les clients, le personnel et l’entreprise elle-même.

Être réaliste

Tkachenko semblait calme alors qu’elle expliquait certaines des choses que les planificateurs de crise de MacPaw devaient prendre en compte. L’entreprise de 500 personnes est basée à Kyiv, en Ukraine, et ses applications sont installées sur environ un cinquième des Mac du monde. La plupart des employés utilisent des Mac gérés par Jamf et j’ai parlé à certains d’entre eux avant le déclenchement du conflit. Tkachenko elle-même m’a dit à quel point elle avait été impressionnée par les performances des Mac Apple Silicon.

Les équipes savaient que les conséquences de tout manquement à la planification posaient d’énormes risques. Lors de la planification, ils se sont concentrés sur la sécurité et la stabilité des services et la sécurité physique des membres de l’équipe.

Certains des risques qu’ils anticipaient comprenaient :

• Perte d’Internet et de l’infrastructure de communication.
• Occupation des bureaux par des envahisseurs, rendant l’accès impossible et l’insécurité des données.
• Cyberattaques contre l’entreprise et ses services.
• Une augmentation de la fréquence des attaques de phishing contre les employés.
• Attaques sur les réseaux sociaux des entreprises.
• Accès non autorisé (à l’aide d’appareils capturés ou perdus, par exemple).
• Perturbations de la chaîne d’approvisionnement du matériel, y compris les interruptions de l’approvisionnement en équipement et de la logistique, y compris l’électricité et le transport.
• Perturbation potentielle due aux sanctions et au statut d’entreprise de zone de guerre.

Bon nombre de ces risques ont été gérés en déplaçant l’infrastructure vers le cloud, mais l’entreprise a également mis en place une série de plans de réponse.

Attendez-vous à l’inattendu

Ce qui est également intéressant dans la façon dont MacPaw s’est préparé à la crise, c’est la mesure dans laquelle l’entreprise a essayé de concevoir une réponse flexible à la crise. (Il est également à noter que l’entreprise avait déjà Jamf comme fournisseur de MDM et que la plupart des employés étaient habitués au travail à distance pendant la pandémie.)

Pendant les premières semaines de la guerre, l’entreprise avait affecté une équipe d’experts d’urgence chargée de maintenir la stabilité de ses produits et services. Ces équipes devaient être très bien informées sur le produit/service dont elles s’occupaient et devaient s’installer dans une zone plus sûre, en Ukraine ou à l’étranger. Tout mouvement était planifié avant la guerre et le personnel a adopté un canal de communication alternatif sûr et crypté.

D’autres étapes comprenaient le stockage de MacBooks pour répondre aux besoins futurs et le déplacement en gros de l’infrastructure de bureau vers le cloud – cela comprenait une décision d’adopter des Mac minis virtuels à partir de Stade Mac pour une utilisation dans la création et la compilation d’applications et l’adoption d’un VPN basé sur le cloud Pritunl.

L’entreprise a également expérimenté l’accès Internet par satellite, mais l’a trouvé coûteux et difficile à mettre en place, et a constaté des problèmes de vitesse de connexion et de latence. Cela ne s’est vraiment amélioré qu’une fois que Starlink est entré en Ukraine une fois la guerre commencée.

Malgré toute la planification, Tkachenko a averti : « Vous ne pouvez pas comprendre l’urgence tant qu’elle ne se produit pas. L’entreprise a basé ses plans sur une compréhension de la guerre basée sur les conflits historiques, “Mais en réalité, c’est complètement différent”, a-t-elle déclaré.

“Nous avons eu beaucoup de cas que nous n’avions pas prévus, donc vous ne pouvez vraiment pas tout planifier.”

Quand la crise a éclaté

Tkachenko a été réveillé par des sirènes de raid aérien à travers Kyiv à 5 heures du matin le jour où la guerre a commencé. L’entreprise a lancé son plan d’urgence alors que les membres de l’équipe tentaient d’évacuer. La nécessité de protéger ses équipes a motivé MacPaw à créer une application que d’autres entreprises pourraient vouloir utiliser, appelée l’application Together ; c’est disponible sur GitHub.

L’application a été conçue comme un système d’enregistrement pour les employés et a été conçue pour leur demander où ils se trouvaient, s’ils étaient en sécurité et s’ils pouvaient travailler. Ce dernier point est essentiel.

Quand une crise frappe il est déraisonnable de s’attendre à ce que votre personnel travaille car il sera aux prises avec d’énormes défis émotionnels alors qu’il s’inquiète pour sa propre sécurité et celle de ses amis et de ses proches. En même temps, ils voudront savoir que l’entreprise pour laquelle ils travaillent les soutient.

L’application signale également les cas dans lesquels les employés ayant accès à des services ou à des données critiques sont à risque, donnant à l’entreprise la possibilité de révoquer cet accès, une mesure clé pour protéger les clients et les services.

JNUC

L’entreprise a admis être confrontée à une multitude de défis inattendus. Par exemple, l’approvisionnement d’ordinateurs dans une zone de guerre peut être un peu plus facile avec Jamf, mais la tâche logistique d’acquisition et de distribution de matériel devient exponentiellement plus difficile. Cela est également vrai pour le personnel basé à l’extérieur du pays, car des difficultés apparaissent alors pour effectuer des achats à distance.

Et au moins un Mac a disparu d’une zone occupée.

Tu t’habitues à la guerre

Dans ce que je considère comme un aveu tragique, Tkachenko nous a dit que vous deveniez « habitué » à la guerre. L’entreprise reste à Kyiv et 70% de ses employés restent en Ukraine. Certains de ses employés servent dans les forces armées à certains titres.

Quelles leçons l’entreprise a-t-elle apprises ? Le plus important à retenir semble être la nécessité de ne pas négliger la planification. Ce n’est pas seulement parce qu’un plan peut être mis en œuvre en cas de crise, mais aussi parce que le processus de création de ces plans peut rendre le leadership plus résilient une fois la crise survenue.

Une seconde est de parler avec des entreprises qui ont des expériences similaires.

Un troisième est d’être prêt à sortir du scénario, car des choses inattendues vont vraiment se produire.

“Les changements sont rapides”, a-t-elle déclaré. « Vous devez être capable de prendre des décisions rapides et de vous adapter rapidement aux circonstances. Les équipes d’urgence doivent être résilientes et capables de gérer une pression énorme.

MacPaw fonctionne toujours. Ses produits et services sont restés sécurisés malgré le conflit. Il a même réussi à publier de grosses mises à jour logicielles et créer de nouveaux produits. Les développeurs de toute l’Ukraine sont restés connectés au monde plus large de l’industrie technologique.

“Il est possible d’opérer pendant la guerre”, a déclaré Tkachenko au public du JNUC. “J’espère vous voir l’année prochaine.”

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