Comment les bots font de la planification d’événements un jeu d’enfant

Tom Gibby, co-fondateur et CMO, The Bot Platform, explique en profondeur comment vous pouvez utiliser des outils d’automatisation pour aider à alléger la charge de la planification d’événements. Il identifie les enjeux clés pour les équipes lors du processus de planification et apporte des solutions numériques à ces défis.

Ces dernières années ont vu beaucoup de changements pour les entreprises devenues habituelles. En personne, les événements sont passés au domaine du virtuel, et avec la pandémie devenant un bruit de fond et les événements réels revenant régulièrement à la hausse, la façon dont les entreprises abordent la planification des événements d’entreprise (et en fait la façon dont elles interagissent avec le personnel ) a subi un changement fondamental. Les entreprises se sont appuyées sur des outils de communication virtuels pour planifier des événements et communiquer efficacement avec leurs équipes réparties. Les canaux de communication internes comme Microsoft Teams et Workplace By Meta sont devenus des outils essentiels pour presque toutes les entreprises.

Grâce à ce changement né de la nécessité, de nombreuses entreprises ont trouvé une aubaine inattendue qui a facilité le dialogue avec le personnel et la planification d’événements d’entreprise un jeu d’enfant. L’engagement du personnel n’a jamais été aussi dynamique, de grandes tranches de temps consacrées à l’administration banale mais nécessaire ont été libérées et la productivité a bondi.

Quelle est la cause de cette révolution d’entreprise ?

Robots.

Les robots fournissent des communications automatisées ciblées qui augmentent la planification et les opérations des événements. Les assistants d’événements et les applications peuvent s’intégrer au personnel de la chaîne qu’ils utilisent déjà (comme Microsoft Teams et Workplace) et changer la donne pour la planification et la gestion d’événements virtuels et en personne.

Organiser un grand événement d’entreprise (virtuel ou IRL) peut souvent ressembler à un travail herculéen : une myriade de types de communication doit avoir lieu avant, après et pendant l’événement avec une foule de personnes différentes. Ensuite, il y a la liaison avec les conférenciers, la logistique et la configuration technique ainsi que les exigences en matière de santé et de sécurité, et il y a toujours un problème imprévu qui peut survenir à la dernière minute.

L’utilisation de bots peut rationaliser le processus de planification d’événements et améliorer considérablement la stratégie de communication et de marketing d’une entreprise pour éliminer les principaux points douloureux et les tâches répétitives. Les communications adaptées à l’entreprise que les bots fournissent engagent les participants et permettent de consacrer plus de temps à la création d’une expérience de premier ordre qui, autrement, serait consacrée à la planification aller-retour de la construction de l’événement. Les robots peuvent vous assurer de contrôler complètement toutes vos fonctions connues et vous aider à réagir rapidement et à vous adapter à tout développement inconnu qui devrait survenir.

La rationalisation de toutes les données de communication dans un seul canal facilite le suivi des informations et évite la confusion qui survient souvent lorsque la communication est répartie sur plusieurs canaux. De nombreux problèmes de communication surviennent lorsque les systèmes d’information sont intégrés (souvent involontairement) dans un système à sens unique ou une méthode de communication de type conférence. Pour favoriser une interaction véritable et saine, un système de communication bidirectionnel est nécessaire. Celui qui favorise l’engagement et permet de mettre en évidence des idées qui, auparavant, étaient peut-être restées enfouies. Selon Markletic, 49% des spécialistes du marketing affirment que l’engagement du public est le principal facteur contribuant à la réussite d’un événement. Des robots sur mesure intégrés dans un seul canal de communication donnent vie au flux d’informations et favorisent un échange sain et efficace qui favorise l’engagement.

En savoir plus : 3 nouvelles idées pour commercialiser des événements virtuels dans un monde post-COVID

Les robots peuvent aider à gérer toutes les étapes du processus de l’événement

Avant l’événement, ils peuvent :

• Envoyez des émissions sur l’événement à venir.
• Répondez automatiquement aux FAQ, qui sont souvent nombreuses avant l’événement, en particulier en ces temps post-COVID dans lesquels nous vivons. Avoir des FAQ préparées et automatisées peut faire gagner énormément de temps ; ceux-ci peuvent couvrir un large éventail de questions, allant des exigences alimentaires à l’emploi du temps de l’orateur.
• Créer des enquêtes afin que des solutions et des idées puissent être portées à l’attention des organisateurs pour créer une meilleure expérience. Par exemple, quel conférencier les gens aimeraient le plus impliquer, quel est le moment préféré du public pour un discours d’ouverture, etc.

Pendant l’événement, les bots peuvent aider en envoyant des diffusions qui souhaitent la bienvenue aux participants et envoient des alertes tout au long de la conférence lorsque des événements se produisent – par exemple lorsque le bar est ouvert ou que la tombola commence dans 15 minutes, etc. L’événement peut être rendu plus interactif et s’engager en informant les participants de tout développement et en fournissant des détails sur l’étiquette (particulièrement important pour les événements virtuels). Vous pouvez lancer des sondages ou poser des questions pendant l’événement pour augmenter l’interaction avec le public et vous assurer que les gens sont connectés et aussi engagés que possible.

Les robots post-événement peuvent :

• Recueillez des commentaires sur le déroulement de l’événement et trouvez des moyens de vous améliorer. Quels ont été les segments ou les intervenants les plus populaires ? Qui devrions-nous réserver la prochaine fois ?
• Partagez des clips et des séquences vidéo de l’événement en guise de suivi ou envoyez du contenu bonus aux participants.
• Renforcez les messages clés de l’événement et décrivez les étapes sur la façon de procéder dans un avenir immédiat.

Les bots changent la façon dont les événements sont planifiés et la nature des événements. En offrant les fonctionnalités d’augmentation de la communication énumérées ci-dessus, l’engagement des participants n’a jamais été aussi élevé.

Dans un monde de plus en plus virtuel, les événements organisés sur des outils tels que Teams sont tout aussi répandus que les événements IRL, et ici, les bots fournissent un échange d’informations transparent sur un seul canal sans avoir besoin d’un hôte dédié ou d’une implication des RH qui peut prendre beaucoup de temps. Les utilisateurs peuvent obtenir instantanément des informations sur les événements aussi simplement que de décrocher leur téléphone et d’envoyer un message à un ami. Il y a un accès aux informations 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, car les robots fonctionnent 24 heures sur 24, configurent différents fuseaux horaires et peuvent être adaptés aux préférences et aux heures de travail d’un individu.

Une amélioration réelle et durable peut être obtenue grâce à des sondages menés par l’intermédiaire de votre bot Event Assistant. Obtenir une vue d’ensemble et comprendre comment et pourquoi des améliorations doivent être apportées est trop souvent une entreprise insaisissable lors de l’utilisation de plusieurs flux de communication et lorsqu’il y a des montagnes d’administration manuelle à faire. La rétroaction de qualité peut souvent être une réflexion après coup sans la capacité de mesurer et d’intégrer dans des systèmes préexistants.

Un Event Assistant Bot peut vous faire gagner du temps et de l’argent et stimuler l’engagement et le succès de votre événement. Le temps et l’argent qui seraient autrement consommés dans l’ennui de répondre manuellement aux questions et les mécanismes de transmission de l’information sont maintenant libérés.

Avez-vous essayé d’utiliser des bots pour simplifier le processus de planification d’événements dans votre organisation ? Partagez avec nous sur Facebook, Twitteret LinkedIn. Nous aimerions savoir!

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