Comment envoyer des approbations dans Microsoft Teams à l’aide de Power Automate ?

2024-02-18 07:38:44

Introduction

Microsoft Teams est comme un bureau numérique où des équipes situées à différents endroits peuvent parler et travailler ensemble. Mais saviez-vous que vous pouvez rendre Teams encore plus cool en ajoutant un super assistant appelé Power Automate ? Power Automate vous aide à faire les choses automatiquement, ce qui rend votre travail plus facile et plus rapide. Dans ce blog, nous apprendrons comment demander une autorisation ou une approbation directement dans Microsoft Teams à l’aide de Power Automate. Cela facilite les décisions et améliore le travail d’équipe.

Pourquoi utiliser les flux d’approbation dans Microsoft Teams ?

• Simplifiez les approbations: Au lieu de compter sur des e-mails ou des outils tiers pour demander des approbations, vous pouvez tout faire dans l’environnement Teams, rendant le processus plus simple pour toutes les personnes impliquées.
• Collaboration en temps réel: Grâce aux demandes d’approbation intégrées à Teams, vous pouvez favoriser la collaboration en temps réel. Les approbateurs peuvent discuter, poser des questions ou fournir des commentaires directement dans le chat Teams, facilitant ainsi une prise de décision plus rapide.
• Automatisation: Power Automate automatise les tâches répétitives, garantissant que les demandes d’approbation sont envoyées, que des rappels sont générés et que les actions sont prises de manière cohérente sans intervention manuelle.
• Collaboration centralisée: Conservez toutes vos approbations et processus de prise de décision au même endroit, éliminant ainsi le besoin de basculer entre différents outils ou clients de messagerie.
• Notifications en temps réel: recevez des notifications instantanées au sein de Teams lorsqu’une demande d’approbation est créée ou lorsqu’elle est approuvée ou rejetée, garantissant ainsi des réponses rapides.
• Suivi facile: Suivez la progression de vos demandes d’approbation directement dans l’interface Teams, assurant transparence et responsabilité.
• Accès mobile: accédez aux demandes d’approbation et fournissez des réponses en déplacement à l’aide de l’application mobile Microsoft Teams.

Mise en œuvre

Examinons un scénario dans lequel, lorsqu’un employé demande un congé, il lance une entrée dans une liste SharePoint, déclenchant l’envoi d’une notification d’approbation à son responsable via Microsoft Teams.

1. Créez une liste SharePoint (demande de voyage)

Construisez une liste SharePoint qui reflète la mise en page représentée dans l’image fournie. De plus, configurez la colonne « Statut d’approbation » pour inclure les choix suivants : « En attente », « Approuvé » et « Rejeté ».

2. Créez un flux

Accédez à Power Automate > Cliquez sur Créer un flux > Sélectionnez Flux automatisé.

Entrez un nom de flux et sélectionnez un déclencheur. Lorsqu’un élément est créé par SharePoint comme ci-dessous,

Étape 1. Lorsqu’un élément est créé

• Adresse du site: Choisissez le site sur lequel vous souhaitez récupérer l’élément.
• Liste de noms: Choisissez la liste dans laquelle vous souhaitez récupérer l’élément.

Étape 2. Créer une approbation

Personnalisez la carte d’approbation pour l’aligner sur vos exigences spécifiques.

Étape 3. Carte postale dans un chat ou un canal

Choisissez une configuration (y compris Publier dans, Publier en tant que, Équipe et Canal) qui correspond le mieux à vos préférences et utilisez la carte adaptative Teams dans la propriété de la carte adaptative.

Étape 4. Attendre une approbation

Récupérez l’ID d’approbation à partir de l’action “Créer une approbation”.

Étape 5. Condition

Vérifiez le résultat s’il est approuvé ou rejeté, puis modifiez le statut dans la liste SharePoint en conséquence.

Au final, notre workflow apparaîtra comme suit :

Sortir

Conclusion

L’envoi d’approbations dans Microsoft Teams à l’aide de Power Automate est un moyen puissant de rationaliser les processus de prise de décision, d’améliorer la collaboration et de gagner du temps. En intégrant les approbations directement dans votre environnement Teams, vous pouvez tout conserver au même endroit et prendre des décisions plus rapides et plus éclairées. Commencez dès aujourd’hui à automatiser vos flux de travail d’approbation et découvrez les avantages d’un lieu de travail plus efficace et collaboratif.

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