Conseil le plus courant : ne changez pas votre système d’entreprise
Le cauchemar est un enfer qui dévore du temps et de l’argent.
Mais le changement de système d’entreprise ne doit pas nécessairement être un chaos.
– Tout s’est bien passé, le projet a respecté le planning et le budget. Nous avons également bénéficié d’un bon soutien en cas de questions, explique Daniel Lindholm, responsable comptable de Metria, à propos du passage à Xledger basé sur le cloud.
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Il y a deux ans, l’entreprise technologique publique Metria a été rachetée par le groupe norvégien Spir Group. Dans ce contexte, il a été décidé que l’entreprise modifierait son système commercial.
– L’idée était que l’ensemble du groupe aurait le même système commercial et qu’ils avaient déjà Xledger. Nous avons fait une étude préliminaire, jugé qu’il était possible de l’introduire ici également et avons poursuivi le projet, explique Daniel Lindholm.
Cependant, le lancement d’un tout nouveau système d’entreprise est un projet global. Il n’est pas rare d’entendre des histoires d’horreur dans lesquelles les projets épuisent à la fois le personnel et le portefeuille – peut-être aurait-il été préférable de ne pas changer ?
– Bien sûr, c’est dur et il y a beaucoup à faire, j’ai déjà vécu ça une fois. Mais mon expérience est qu’une bonne gestion de projet facilite les choses et que le changement profite en fin de compte à l’entreprise, explique Daniel.
Maria Jacobsson est chef de projet chez Xledger et était responsable de la transition vers Xledger chez Metria. Elle reconnaît les craintes suscitées par un changement aussi important qu’un changement de système d’entreprise :
– Nos clients traversent un parcours difficile avec le changement, vous jetez tout en l’air. Une crainte commune est le temps que tout cela prendra. Les départements financiers doivent souvent gérer cela parallèlement à leurs tâches habituelles. Les organisations d’aujourd’hui sont assez réduites, il est rare que les gens se tournent les pouces, dit-elle et poursuit :
– Par conséquent, nous soulignons clairement que les clients doivent prévoir du temps et prioriser le projet. Là, l’attitude de la direction est décisive, elle doit la soutenir sans réserve.
– La clé du succès est d’avoir un processus clair dans lequel les objectifs, ambitions et accords communs contribuent à la meilleure solution. En tant que fournisseur, oser dire non à un client est important.
Pour Metria, cela a pris un peu plus de huit mois avant que Xledger ne soit entièrement implémenté. Normalement, cela prend environ six mois.
– Cela a un peu traîné car une partie de notre activité a été vendue juste avant l’été et il fallait se concentrer sur cette partie-là. Mais nous avons reçu un bon accompagnement et avons pu ajuster le planning ensemble, raconte Daniel.
Selon les propres statistiques de Xledger, 95 % des implémentations de leurs systèmes d’entreprise se déroulent dans les délais et dans les limites du budget. L’une des pièces du puzzle est l’outil de configuration – qui permet de suivre en détail l’avancement du projet, tant pour le client que pour le groupe projet de Xledger.
– L’outil nous donne une image claire du projet et également de la façon dont nous progressons en fonction du temps et du coût estimés. L’outil suit ensuite comme un fil conducteur tout au long du projet, explique Maria.
L’outil de configuration fait partie de La méthode de travail de Xledger, où tout le monde est informé de l’état actuel en temps réel :
– J’ai travaillé avec la gestion de projet dans d’autres entreprises, la différence est que Xledger a une méthodologie extrêmement claire qui permet à chacun de voir exactement où nous en sommes dans le processus. Cela crée de la sécurité pour toutes les personnes impliquées. Je pense que cela contribue aussi au progrès, tout le monde sait quelle est la prochaine étape.
Alors, comment fonctionne le système commercial de Xledger chez Metria ? Daniel voit plusieurs effets positifs évidents dans ce changement et la note globale est bonne :
– Ce que j’entends de l’organisation, c’est qu’il s’agit d’un système moderne, basé sur le cloud et facile d’accès même à distance. Les mises à jour arrivent automatiquement. Là, je vois également un bénéfice dans le sens où nous n’avons pas besoin d’exploiter nos propres serveurs et technologies, Xledger le fait pour nous, ce qui libère du temps pour d’autres choses pour notre service informatique, dit-il et ajoute :
– La clôture des comptes et la facturation sont nettement plus rapides, vous pouvez également sortir les rapports plus facilement. Cela signifie que vous n’avez pas besoin de réinventer la roue si, par exemple, la direction a besoin de recevoir un rapport.
Daniel souligne également que L’ambition déclarée de Xledger en matière de libre-service, où le client devrait être capable de gérer le système par lui-même :
– C’est une mentalité de formation de formateur que j’aime, cela devient une manière naturelle d’apprendre. Il reviendra alors moins cher à long terme de ne pas dépendre de consultants.
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L’article est produit par Brand Studio en collaboration avec Xledger et non un article de Dagens industri
