Gestion des connaissances est le processus par lequel une organisation collecte, organise, partage et analyse ses connaissances pour en faciliter l’accès et l’utilisation par les employés. Ces connaissances englobent une variété de domaines, tels que les documents de formation, les questions fréquemment posées, les ressources technologiques et les compétences des personnes.
De nombreuses entreprises délaissent le télétravail pour adopter un style de travail hybride. Pour cette raison, il est encore plus important d’avoir les informations nécessaires à portée de main, que vous travailliez à domicile, dans un bureau ou à distance.
Parce qu’une gestion efficace des connaissances dépend de la disponibilité des outils appropriés pour le travail, nous avons compilé une liste de divers outils que l’on devrait rechercher dans les logiciels de gestion des connaissances.
Gestion de documents
Le succès ou l’échec d’une entreprise dépend souvent de sa capacité à accéder aux documents pertinents en cas de besoin.
En raison du rythme rapide des affaires modernes, il n’est plus possible de travailler avec des copies obsolètes de documents ou de perdre du temps à échanger des messages par e-mail. Disposer à tout moment d’une entrée instantanée et conviviale est crucial.
Avoir le programme approprié pour le travail peut considérablement améliorer la gestion des fichiers.
Des applications comme Monday servent de solution de gestion de documents à part entière, mais il en existe bien d’autres. Comme il est basé sur le Web, vous pouvez accéder aux fichiers à partir de n’importe quel appareil auquel vous pouvez accéder.
Les documents peuvent être annotés, liés à des tâches et partagés de manière sélective.
Base de connaissances interne
De nos jours, il est plus courant de l’appeler « wiki », mais il s’agit d’une plate-forme de base de connaissances qui sert de référentiel central d’informations et de point de référence pour votre personnel.
Souvent, il contient des pièces écrites pour les employés de l’entreprise qui expliquent comment l’entreprise fonctionne. Des références à d’autres articles wiki utiles et à des documents clés partagés seront incluses.
Des procédures opérationnelles standard (SOP) pour les processus communs, des exemples d’e-mails, la correspondance standard de l’entreprise et du matériel de formation pour les nouveaux employés sont inclus.
L’utilisation d’un tableau wiki pour créer une base de connaissances interne est un exemple simple du type de système de gestion qui peut être créé et appris à l’aide de diverses solutions de gestion de documents. Les sous-éléments et les colonnes de fichiers vous permettent d’organiser vos données et vos listes de contrôle pour une récupération ultérieure via une recherche par mot-clé.
Gestion de contenu
Pour de nombreuses entreprises, le contenu compte beaucoup, et le seul moyen fiable de produire un excellent contenu est de collecter les données les plus pertinentes imaginables.
Ladite gestion de contenu implique les processus d’écriture, d’édition et de publication de contenu dans divers formats.
Automatisation
Le terme « automatisation » est devenu synonyme de cette décennie. Cela change la façon dont les entreprises trouvent et embauchent de nouveaux employés, effectuent des transactions et gèrent leurs connaissances.
Considérant que 57 % des travailleurs souffrent d’épuisement professionnel et que 70 % d’entre eux préféreraient l’automatisation des activités quotidiennes, il s’agit d’une évolution utile.
La gestion des connaissances est un autre domaine qui sera révolutionné par la prévalence des produits alimentés par l’intelligence artificielle (IA) et riches en automatisation.
À cet égard, Monday.com est supérieur aux autres systèmes de gestion des connaissances. Certains travaux peuvent être automatisés en configurant une séquence spécifiée de déclencheurs et d’actions.
Gestion de l’inventaire
La connaissance des stocks et des calendriers d’approvisionnement de votre entreprise est essentielle, même si la gestion des stocks semble être l’antithèse des actifs de connaissances actuels.
Il est important de savoir si les fournisseurs connaissent des pénuries, des retards d’expédition ou des problèmes d’approvisionnement, car ces informations peuvent avoir des répercussions sur l’ensemble de votre entreprise. Garder un œil sur votre stock n’est pas différent.
Lorsque les matériaux entrants et les biens existants sont répartis uniformément, l’entreprise économise de l’argent sur le stockage, a moins de cas de retournement ou de détérioration des stocks et a des clients plus satisfaits. Ainsi, plus de revenus sont le résultat.
Le suivi de la gestion des stocks avec une solution de gestion de documents robuste est un jeu d’enfant avec le tableau approprié. Vous pouvez modifier le tableau en ajoutant de nouvelles colonnes pour enregistrer les informations.
Le système automatisé peut informer le service des achats par e-mail lorsque les valeurs des stocks chutent en dessous d’un seuil prédéterminé.
Outils de collaboration
Une bonne gestion des connaissances ne vise pas à garder l’information pour vous mais à la partager avec vos collègues, clients, fournisseurs et autres parties intéressées. L’essentiel est de mettre à profit vos compétences et votre expertise durement acquises.
Une solution de gestion de documents doit d’abord et avant tout faciliter une communication et un travail d’équipe efficaces pour être vraiment efficace. Non seulement vous pouvez étiqueter les membres de l’équipe pour fournir ou recevoir des mises à jour en temps réel sur certaines tâches, mais cela simplifie également l’échange d’expertise via des documents.
Il comprend également un puissant système d’alerte qui vous tient informé même lorsque vous n’êtes pas au bureau. Les applications de visioconférence et de messagerie instantanée peuvent être utilisées ensemble pour une coopération encore plus multicouche.
Gestion de projet
Il est fort probable qu’une partie importante de la journée de votre équipe soit consacrée à répondre aux demandes urgentes des consommateurs.
Comme tout propriétaire d’entreprise prospère le sait, rester en contact avec votre clientèle est essentiel au succès de votre entreprise. Cependant, comment envisagez-vous de développer votre entreprise ? Que diriez-vous de prendre l’initiative de développer des projets qui profiteront davantage à vos clients et à d’autres parties prenantes ?
La gestion de projet est essentielle dans ce cas.
Réaliser et accomplir vos tâches internes est un élément important pour donner un sens à votre vie.
Un système de gestion de documents qui fonctionne est une fois de plus la réponse. Grâce à ses outils de gestion des tâches et de suivi des échéanciers, vous pouvez suivre en détail l’avancement de vos projets.
Comme vous pouvez le voir, le logiciel de gestion des connaissances est adaptable et offre un large éventail d’avantages si vous choisissez le bon fournisseur.
