7 erreurs à éviter lors de la création d’une entreprise en Allemagne

Vous êtes sur le point de créer une nouvelle entreprise en Allemagne ? Julia Heinz de firma.de explique les pièges les plus courants à éviter, afin que vous puissiez dormir plus facilement.

La création d’une nouvelle entreprise peut être une période stressante de votre vie, surtout si ce n’est pas quelque chose que vous avez déjà fait auparavant. Sans expérience préalable ou connaissance de la langue, il est facile d’ignorer les réglementations importantes et de s’attirer des ennuis. Voici quelques erreurs courantes à éviter :

1. Sous-estimer le temps de préparation

C’est un cliché persistant que les Allemands aiment leurs papiers. Lorsqu’il s’agit de créer une entreprise, de nombreux entrepreneurs internationaux trouvent que ce stéréotype est vrai. Surtout à Berlin, la capitale cosmopolite de l’Allemagne, cela peut prendre des semaines pour même obtenir un rendez-vous avec un bureau administratif. Cela signifie que la planification à l’avance est cruciale.

Pour les fondateurs internationaux (ressortissants de pays hors UE ou pays de l’AELE), le délai est déterminé par votre demande de visa. La deuxième étape consiste à obtenir un permis de séjour qui autorise le travail indépendant. Sans ces documents, les entrepreneurs internationaux ne peuvent pas créer d’entreprise en Allemagne – ni en tant que propriétaires uniques ni en tant que directeurs généraux d’une société telle qu’une GmbH ou UG. Le processus de demande est complexe et peut prendre des semaines ou des mois. Si vous avez besoin d’un visa d’affaires, il faut au moins six mois pour préparer vos documents.

2. Commencer sans adresse professionnelle appropriée

Chaque entreprise allemande a besoin d’une adresse enregistrée. Ce qui peut surprendre, c’est que les logements privés ne sont souvent pas éligibles ! En effet, si vous louez un appartement, votre propriétaire peut interdire tout commerce dans l’immeuble. De nombreuses municipalités interdisent tout locataire commercial dans les zones résidentielles. Vérifiez avant d’utiliser une adresse privée pour créer une nouvelle entreprise.

Si vous souhaitez créer une société, les règles sont encore plus strictes. Vous aurez besoin d’une adresse enregistrée légale (adresse professionnelle convoquable). Ce terme décrit une adresse postale physique où quelqu’un peut accepter le courrier recommandé en personne. Elle est également inscrite au registre du commerce. Trouver un bureau adapté peut être délicat, surtout si vous attendez toujours la délivrance de votre permis de séjour ou d’établissement.

Le temps presse : Avant de constituer votre entreprise chez le notaire, vous devez avoir une adresse en place. La bonne nouvelle est qu’il existe des services qui peuvent proposer des adresses légalement enregistrées à un tarif fixe aussi longtemps que vous en avez besoin.

3. Laisser votre business plan devenir obsolète

Les prévisions faites pendant votre phase de démarrage sont rarement exactes. C’est pourquoi il est important de recalculer régulièrement les chiffres et de redéfinir les objectifs au cours du premier exercice. Les fondateurs qui ne touchent pas à leur plan d’affaires pendant quelques mois manquent généralement des événements critiques.

Jour fixe est la meilleure pratique pour éviter ce scénario : Discutez des chiffres clés une fois par semaine et – si nécessaire – réévaluez-les. De cette façon, vous pouvez garder une longueur d’avance sur les crises à venir avant qu’elles ne deviennent apparentes.

4. Ne pas protéger vos biens privés

L’Allemagne est un endroit populaire pour démarrer une entreprise car elle a conservé une bonne réputation en termes de relations commerciales dignes de confiance, une confiance qui repose au moins en partie sur ses règles de responsabilité stricte. Cela signifie que si les entreprises violent un contrat, elles peuvent être tenues responsables dans le cadre d’une procédure judiciaire simple. D’un autre côté, il est essentiel pour les actionnaires de protéger leur patrimoine privé de tout litige juridique.

Le moyen le plus simple d’y parvenir est de créer une société privée à responsabilité limitée. Les deux formes juridiques les plus courantes sont GmbH et UG. Mais la protection des biens personnels devrait aller au-delà de cela. Par exemple, les directeurs généraux sont personnellement responsables en cas de manquement à leurs devoirs. Les polices d’assurance supplémentaires couvrant la responsabilité professionnelle, les frais juridiques ou d’autres facteurs de risque individuels sont des choix populaires.

5. Ignorer les failles de votre business model

Peut-être êtes-vous nouveau sur le marché allemand, peut-être pas. Quoi qu’il en soit, l’innovation et le travail acharné ne garantissent pas la prospérité d’une entreprise. Les essais et les erreurs sont nécessaires pour faire décoller votre entreprise ainsi qu’un bon pragmatisme à l’ancienne : si le concept commercial ne fonctionne pas ou si votre preuve de concept n’a pas répondu aux estimations, il est temps de réduire vos pertes et de vous adapter.

Le pivotement ressemble souvent à un échec, mais peut aussi être le moment qui fait ou défait votre nouvelle entreprise. En fait, de nombreux Allemands envieront votre flexibilité et votre courage pour essayer quelque chose de différent.

6. Gâcher votre comptabilité

La comptabilité est une affaire sérieuse, surtout lorsque vous êtes nouveau dans toutes les réglementations fiscales qui accompagnent la gestion d’une entreprise en Allemagne. Une erreur de jugement courante consiste à la reporter de quelques mois. Souvent, les équipes fondatrices ne se rendent compte qu’il est grand temps de consulter un expert que lorsque les recettes se sont accumulées et que la direction des finances a envoyé quelques courriers. Malheureusement, réparer une comptabilité bâclée coûte cher. De plus, il n’est pas rare d’être refusé par des professionnels une fois qu’ils ont évalué la quantité de travail qu’ils auraient à fournir.

Pour éviter ce scénario, il est préférable de mettre en place une solution comptable dès le début. Il existe de nombreuses solutions basées sur des applications peu coûteuses qui vous aident à configurer l’ensemble de votre comptabilité en quelques minutes. Ceux-ci nécessitent généralement un certain savoir-faire. Si vous ne voulez pas bricoler votre comptabilité, il est préférable de trouver un fournisseur de services expérimenté qui peut faire la bonne configuration pour vous. La même règle s’applique à la paie et à la comptabilité financière annuelle !

7. Planifiez sans penser à vos proches

Tout propriétaire d’entreprise à long terme vous dira que les premières années de travail indépendant vont avoir un impact sur les relations personnelles. Si vous oubliez votre famille et vos amis, les choses peuvent devenir tendues et inconfortables assez rapidement. Cependant, un réseau de soutien attentionné qui peut offrir des conseils, de la stabilité ou simplement de la distraction est un facteur de succès qui n’est pas suffisamment reconnu.

La meilleure approche pour prévenir les conflits lorsque votre équilibre travail-vie personnelle est déséquilibré est l’honnêteté. Parlez à votre famille et à vos amis de l’impact de votre vie professionnelle sur votre disponibilité. Discutez ouvertement des attentes et demandez leur compréhension – avant que les déceptions ne surviennent. Entretenir des amitiés prend du temps, alors demandez-vous : comment pouvez-vous vous connecter sans être physiquement là ? Un bon moyen consiste à planifier des créneaux horaires hebdomadaires pour les SMS personnels et les appels téléphoniques.

firma.de est un guichet unique pour les entrepreneurs et les PME en Allemagne depuis 2012. Leur équipe comprend que démarrer et gérer sa propre entreprise est intimidant, surtout dans une langue étrangère. C’est pourquoi firma.de propose un service complet en anglais. Configurez votre Tenue de livre compte, paie et comptabilité annuelle ou louer une adresse professionnelle. Leur devise est : « pas de surprises grâce aux prix fixes ».

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