Dans le monde technologique d’aujourd’hui, la collaboration Microsoft 365 est l’épine dorsale de bonnes affaires. Cette collaboration ne se limite pas aux collègues internes ; Qu’il s’agisse de partenaires, de fournisseurs, de sous-traitants, de clients ou de tout autre utilisateur externe, la plupart des entreprises et des organisations ont besoin d’un moyen de travailler avec des collègues externes.
Heureusement, Microsoft offre plusieurs fonctionnalités pour permettre la collaboration externe dans votre locataire Microsoft 365 (M365). Pour assurer votre sécurité tout en tirant parti de ces fonctionnalités, vous devez comprendre les nuances de chaque fonctionnalité et savoir comment les activer et les utiliser en toute sécurité.
Dans cet article, nous allons passer en revue quatre options de collaboration externe dans M365 et quand les utiliser.
1. Partage externe
Ce que c’est: le partage externe permet à vos utilisateurs de partager du contenu avec des utilisateurs extérieurs à votre organisation. Grâce à cette fonctionnalité, vos utilisateurs peuvent partager des fichiers individuels ou des bibliothèques ou des sites entiers.
Quand l’utiliser: Si vous travaillez sur des projets ponctuels et que vous ne prévoyez pas d’autres besoins de communication tels que des chats ou des réunions.
Comment l’activer : Le partage externe est activé par défaut dans votre locataire. Les administrateurs peuvent l’activer ou le désactiver dans le centre d’administration sous paramètres de service > partage de sites et de documents.
Gardez à l’esprit: Le contenu peut être partagé via des liens invités anonymes ou via un lien nécessitant une connexion. La sensibilité du contenu déterminera ce qui est approprié. M365 fournit également de nombreuses fonctionnalités de sécurité et de conformité supplémentaires pour protéger vos informations tout en collaborant. Lire la suite.
2. Accès externe
Ce que c’est: L’accès externe permet aux utilisateurs de domaines externes de trouver, contacter et organiser des réunions avec votre équipe, et vice versa.
Quand l’utiliser : Si vous communiquez fréquemment avec des organisations externes, par le biais de discussions ou de réunions, mais que vous ne souhaitez pas leur accorder l’accès à votre contenu ou locataire.
Comment l’activer : L’accès externe est activé dans votre locataire pour tous les domaines par défaut. Vous pouvez ajouter ou bloquer des domaines dans le centre d’administration Teams sous utilisateurs > accès externe. Remarque : si vous autorisez un domaine externe spécifique, tous les autres seront bloqués ; si vous bloquez un domaine externe, tous les autres seront autorisés.
Gardez à l’esprit: L’accès externe est contrôlé au niveau du domaine, et non au niveau de l’utilisateur individuel. Vous pouvez restreindre l’accès externe en autorisant ou en bloquant des domaines spécifiques, ou en désactivant l’accès externe.
3. Accès invité
Ce que c’est: L’accès invité permet aux tiers d’accéder à votre locataire via une équipe ou un groupe avec presque toutes les mêmes fonctionnalités que les utilisateurs internes, telles que la possibilité de discuter, d’appeler, de se rencontrer et de collaborer sur des fichiers. Remarque : les utilisateurs invités n’ont pas tous les mêmes capacités ; lire la comparaison de Microsoft.
Quand l’utiliser : Si vous avez un consultant, un fournisseur, un partenaire ou d’autres tiers avec qui vous travaillez régulièrement et qui a besoin d’accéder à de nombreuses facettes de votre locataire, telles que les équipes, les documents dans les canaux, les chats, les applications et les réunions.
Comment l’activer : L’accès invité est activé par défaut dans M365 et contrôlé au niveau de l’utilisateur individuel. Les administrateurs doivent ajouter de nouveaux utilisateurs invités nets dans leur portail Azure, mais une fois qu’un utilisateur est dans votre Azure AD, les administrateurs peuvent les affecter à des espaces de travail ou les propriétaires d’équipe ou de groupe peuvent inviter des invités dans leurs espaces de travail.
Gardez à l’esprit: L’accès invité doit être provisionné et configuré avec soin, car vous accordez à un utilisateur externe l’accès à votre locataire, des canaux Teams aux fichiers de votre SharePoint. Confirmez que vos politiques de gouvernance sont appliquées, que vous n’êtes pas vulnérable au partage excessif et que vos informations sensibles sont protégées avec des solutions comme AvePoint Stratégies et Connaissances.
4. Chaînes partagées
Ce que c’est: Canaux partagés sont similaires aux chaînes privées en ce sens qu’elles offrent un espace exclusif réservé aux membres approuvés, mais elles offrent plus en permettant aux utilisateurs externes de participer facilement, ce qui rationalise la collaboration. Les utilisateurs externes n’ont pas besoin d’un accès invité ni d’être membre de l’équipe de niveau supérieur pour être ajoutés à un canal partagé.
Quand l’utiliser : Si vous travaillez sur un grand projet, programme ou événement qui implique plusieurs utilisateurs externes qui n’auront besoin que d’un accès complet au canal, mais pas d’autres aspects de votre locataire (ce qui nécessiterait un compte invité).
Image : Microsoft
Comment l’activer : Les canaux partagés doivent être activés en configurant les relations organisationnelles dans Azure AD. Les administrateurs peuvent les activer séparément pour les appels sortants et entrants.
Gardez à l’esprit: Les canaux partagés rationalisent la collaboration, offrant des avantages aux membres sans provisionnement étendu, mais ils doivent toujours être utilisés de manière responsable. Lire la suite.
Conclusion
La réalité est que les organisations modernes ne font pas tout seules ; ils s’appuient sur des réseaux d’étrangers pour effectuer et exécuter diverses tâches professionnelles. Bien que Microsoft offre une variété de fonctionnalités pour permettre la collaboration externe, il est important de comprendre les besoins de ces utilisateurs externes avant d’activer une fonctionnalité pour vous assurer que vous ne partagez pas trop d’informations, ne privilégiez pas les utilisateurs externes ou ne créez pas d’autres risques de sécurité.
Une fois que vous avez décidé des fonctionnalités de collaboration externe que vous autorisez, définissez des directives et des règles que vos utilisateurs doivent suivre et mettez à jour vos politiques de gouvernance pour protéger vos espaces de travail et atténuer les risques de collaboration externe.
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