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La numérisation des dossiers militaires maintenant améliorera le processus de réclamation d’invalidité plus tard, selon VBA

by Nouvelles

Le ministère des Anciens Combattants a lancé un effort pour numériser tous les dossiers papier du personnel militaire, une initiative qui, selon l’agence, devrait aider à résoudre son arriéré actuel et à mieux préparer VA aux défis futurs qui pourraient perturber le traitement des demandes d’invalidité.

L’initiative fait partie d’un partenariat entre VA et la National Archives and Records Administration pour analyser de manière proactive des millions de dossiers du personnel militaire, que le National Personnel Records Center (NPRC) stocke au nom du gouvernement fédéral dans plus d’une douzaine d’entrepôts à St. Louis.

Les anciens combattants ont besoin de ces documents pour accéder à certains services funéraires, traitements médicaux, prêts immobiliers et autres avantages de VA, et la Veterans Benefits Administration a besoin de ces dossiers pour commencer à traiter les demandes d’invalidité.

Mais certains vétérans ont eu du mal à accéder à leurs dossiers pendant la pandémie, retardant un processus de réclamation d’invalidité déjà complexe pour beaucoup.

« L’obtention plus rapide de ces dossiers fédéraux nous permet de passer à l’étape suivante [of the disability claims process]”, a déclaré aux journalistes la semaine dernière Ken Smith, sous-secrétaire adjoint aux opérations sur le terrain. « Nous devons connaître certains faits et circonstances concernant le service afin de déterminer si nous devons ou non ordonner un [compensation and pension] examen. C’est le prochain point de contact où nous devons demander l’avis d’un partenaire externe afin de compléter la demande.

Le NPRC a renvoyé la grande majorité de ses employés chez eux en télétravail en mars dernier au début de la pandémie, ce qui signifie qu’il n’avait pas assez de personnel disponible pour retirer les dossiers papier des étagères, les manipuler et les envoyer à VA afin qu’il puisse commencer son propre long processus de réclamation d’invalidité.

En septembre dernier, la VBA avait près de 80 000 réclamations d’anciens combattants en attente de dossiers du NPRC, a indiqué le département.

Le retard des dossiers n’était que l’une des nombreuses raisons derrière le propre arriéré de demandes d’invalidité de VBA, qui a augmenté pendant la pandémie.

« Nous avons besoin de ces dossiers pour traiter les demandes d’invalidité des anciens combattants. Si la NARA est incapable de livrer ou a des difficultés à livrer, VA a estimé qu’il était important d’intervenir afin que nous puissions aider à prendre soin des anciens combattants », a déclaré Smith. “Pour la défense de la NARA, ils ont fait ce qu’ils pouvaient en donnant la priorité à nos demandes, mais en raison du petit nombre de personnes qu’ils avaient sur le terrain et capables de servir ces dossiers eux-mêmes, ils ne pouvaient pas tous les satisfaire dans un délai suffisant pour répondre à nos exigences en matière de traitement des réclamations. C’est à ce moment-là que notre plus petite unité est devenue une plus grande unité, et nous avons commencé à assumer des responsabilités supplémentaires pour extraire et déplacer ces fichiers.

VBA a toujours eu un petit nombre d’employés au NPRC pour aider les employés des archives à extraire des dossiers répondant aux demandes des anciens combattants, mais VA a augmenté le nombre de ses employés sur place pendant la pandémie.

VBA compte actuellement environ 60 de ses propres employés affectés au NPRC, où ils récupèrent les dossiers pertinents aux demandes des anciens combattants et les envoient à un entrepreneur pour numérisation, a déclaré Smith.

VA a également aidé la NARA à mettre en place des équipes supplémentaires au NPRC, afin que davantage d’employés puissent passer plus de temps à répondre aux demandes d’enregistrement sans dépasser la limite d’occupation de 25 % du bâtiment pendant la pandémie.

En avril, la VBA et la NARA avaient réduit de 90 % le nombre de réclamations d’anciens combattants en attente de dossiers, a déclaré Smith.

La NARA et VA répondent aujourd’hui aux nouvelles demandes de ces enregistrements dans un délai de trois à quatre jours, un temps de réponse plus rapide qu’avant la pandémie, a-t-il ajouté.

Smith a déclaré que les efforts de VBA pour aider la NARA à étendre ses opérations en cas de pandémie présentaient des avantages évidents à court terme, mais que l’initiative de numérisation des dossiers devrait avoir un impact plus important et à long terme sur les deux agences.

Le département a reçu 150 millions de dollars dans le cadre du plan de sauvetage américain plus tôt cette année pour gérer la numérisation, que VA a sous-traitée à un entrepreneur.

L’entrepreneur téléchargera les fichiers dans le système de réclamation électronique de VA, où les employés de VBA pourront accéder aux dossiers du personnel et commencer à traiter la réclamation d’un ancien combattant, a déclaré Smith.

Dans une interview avec Federal News Network plus tôt ce mois-ci, la NARA a également déclaré que l’initiative de numérisation profiterait aux deux agences. NARA a son propre arriéré de demandes d’enregistrements en suspens, et avec l’aide de VA, il prévoit de résoudre l’inventaire dans les 18 à 24 mois.

En attendant, VBA a déclaré que le travail qu’elle fait maintenant devrait aider à prévenir les retards dans le processus de réclamation d’invalidité plus tard.

“Nous analysons de manière proactive les dossiers du personnel militaire afin que, lorsque de futures réclamations arrivent, nous n’attendons pas ces dossiers”, a déclaré Smith. « En tant qu’avantage secondaire, nous mettons toutes ces images numériques à la disposition des Archives nationales pour qu’elles les utilisent à leurs fins, donc lorsqu’un autre organisme fédéral ou un ancien combattant ou la famille d’un ancien combattant cherche une copie des documents, ils y ont accès et peuvent répondre [more quickly]. “

Ces fichiers contiennent des informations sur l’unité d’un ancien combattant et l’endroit où il a servi, qui peuvent inclure des détails pertinents à la demande d’un individu, en particulier ceux qui recherchent des prestations VA pour une exposition toxique pendant leur service.

Le mois dernier, VA a annoncé son intention d’examiner automatiquement les réclamations des anciens combattants qui ont déjà déposé et se sont vu refuser des prestations pour l’une des trois conditions présumées associées à l’agent Orange, qui comprennent le cancer de la vessie, l’hypothyroïdie et le parkinsonisme.

Le ministère réexaminera également environ 60 000 demandes d’invalidité en vertu d’une récente ordonnance du tribunal. Encore une fois, Smith a déclaré que l’effort d’analyse proactif de VA devrait aider à accélérer les décisions à l’avenir, en particulier lorsque le Congrès ou les tribunaux prennent des décisions qui incitent un grand nombre d’anciens combattants à déposer ou à soumettre de nouvelles demandes d’invalidité.

« Je ne sais pas si nous en sommes arrivés au point où nous aurons tous ces dossiers analysés de manière proactive parce que nous venons de lancer cette initiative, mais ce serait un objectif afin que lorsque nous aurons ce genre d’événements dans le à l’avenir, nous aurons ces enregistrements disponibles », a déclaré Smith.

À ce jour, VBA a 520 000 demandes en attente d’indemnisation d’invalidité, de pension et de dépendance et d’indemnisation, a indiqué le département. Parmi ceux-ci, 191 000 réclamations datent d’au moins 125 jours et font partie de l’arriéré de la VBA, a déclaré Smith.

Au-delà du financement supplémentaire pour son initiative d’analyse des dossiers, VBA a également reçu 100 millions de dollars supplémentaires par le biais du plan de sauvetage américain, qu’elle utilisera pour payer les heures supplémentaires des employés travaillant sur l’arriéré des demandes d’invalidité.

Smith a déclaré qu’il espère maintenir son arriéré de demandes d’invalidité à moins de 200 000 d’ici la fin de l’exercice, dans le but de le réduire à 100 000 d’ici l’année prochaine.

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