Carnet technologique – Également en mai 2024, pour un moment, mais voyons voir…

Comment approuver ou soumettre une demande de voyage d’affaires – sans la facturer

Nous disposons de formulaires de demande de déplacement professionnel qui sont en réalité destinés à être imprimés. Mais nous sommes désormais totalement numériques, c’est pourquoi notre service des ressources humaines et notre service comptable tolèrent depuis un certain temps déjà que le processus soit effectué par courrier électronique. Et cela fonctionne comme ceci : la personne qui souhaite partir en voyage d’affaires remplit le formulaire correspondant, un fichier Word, sur l’ordinateur, avec son nom et des informations importantes telles que son matricule, où elle va et quoi. le but du voyage est le voyage d’affaires, c’est quand et à quelle heure vous partez, quand et à quelle heure commence l’activité à destination du voyage d’affaires (prévue), quand et à quelle heure l’activité à destination du voyage d’affaires (attendu) se termine, et quand et à quelle heure vous revenez. De plus, quel moyen de transport vous utilisez (y compris les mentions d’avertissement imprimées en rouge selon lesquelles l’utilisation d’un taxi ou d’un avion doit être justifié séparément, « avec un calcul économique avant autorisation »), si vous partez à l’étranger, quand vous traverserez la frontière, etc.

Si un de mes collaborateurs dépose la candidature, après avoir rempli le formulaire un fichier PDF sera créé et m’enverra par email. J’enregistre le fichier PDF localement dans un dossier temporaire et j’ajoute mon certificat numérique à l’aide d’Adobe. Ensuite, je renvoie le fichier signé par e-mail.

Lorsque je pars moi-même en voyage d’affaires, j’envoie le dossier complété au format PDF à mon superviseur et je le reçois avec une signature Adobe ou parfois imprimé, signé à la main et numérisé par e-mail.

Dans tous les cas, une autre partie passionnante suit après le voyage d’affaires : la déclaration des frais de voyage est également faite sur le formulaire de voyage d’affaires. Pour ce faire, il faut à nouveau saisir les dates réelles (et non plus celles prévues !) du début du voyage, du début des travaux, de la fin des travaux et de la fin du voyage, ainsi que bien sûr les frais de déplacement, les frais d’hébergement, etc., toujours avec l’avertissement que l’augmentation des coûts doit être justifiée séparément. Eh bien, et bien sûr, tout ce remplissage du formulaire ne fonctionne plus si le fichier a été converti dans un format différent et même imprimé ou certifié numériquement. Je dois donc ensuite prendre un deuxième formulaire et simplement en copier la section de facturation… ce n’est pas un processus bien pensé, mais au moins c’est un processus très numérique.

Nous pensons que les formulaires de voyage d’affaires sont si compliqués que nous entreprenons des voyages d’affaires aussi rarement que possible et que lorsque nous les faisons, nous évitons de facturer des voyages d’affaires. Ce qui, au moins la deuxième partie, fonctionne pour moi (avec ma faiblesse de formulaire intégrée).

J’entends parler d’entreprises dans lesquelles les déplacements professionnels sont demandés dans un flux de travail numérique et où les frais de déplacement y sont également facturés. Quelque chose comme cela devrait bientôt être possible pour nous et sera certainement rapporté séparément ici. Des travaux sont en cours pour introduire la superstructure numérique à cet effet depuis environ deux ans (depuis deux ans. Je laisse ce chiffre tel quel).

De plus, dans certains endroits, la facturation des frais de déplacement fonctionnerait grâce à la visualisation automatique des relevés de carte de crédit. De mon point de vue, je pense que c’est quelque peu incroyable, et je suis sûr que quelque chose comme ça ne serait pas autorisé ici en raison de la protection des données (un logiciel qui voit les détails de ma carte de crédit ?) et parce qu’il manquerait alors de nombreuses signatures. En tout cas, je suis très enthousiasmé par la mise en œuvre de la digitalisation des applications de déplacements professionnels que nous avons annoncée.

(Molinaire)