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Un guide pour faire évoluer une startup

Lorsque Henrik Gebbing et moi avons fondé Finoa dans notre appartement partagé à Madrid en 2018, nous ne nous rendions pas compte qu’en seulement trois ans, nous aurions des membres d’équipe à travers le monde avec des plans pour une croissance exponentielle en cours.

De toute évidence, la façon dont nous menions les choses quand nous n’étions qu’une poignée ne suffirait plus maintenant. La mise à l’échelle de notre entreprise a signifié surmonter des défis difficiles afin de construire une organisation durable.

La plus grande question que j’ai entendue de la part d’autres fondateurs est : « Comment savoir quand ma startup est prête à évoluer ? » De mon point de vue, la réponse est : « Quand vous avez trouvé un modèle économique gagnant. » C’est un point essentiel ici. Vous devez avoir un modèle d’affaires qui fonctionne.

Il ne sert à rien de faire évoluer si votre produit minimum viable est dysfonctionnel et que vous n’avez pas la preuve que vous pouvez monétiser votre produit d’une manière ou d’une autre. En d’autres termes, n’évoluez pas si vous n’avez pas de clients prêts à payer pour votre produit.

Une fois que vous avez mis en place un modèle commercial fonctionnel et un groupe de clients payants, vous pouvez envisager d’élargir cette clientèle. Vous pouvez y parvenir de deux manières.

L’une consiste à s’étendre à de nouveaux pays ou régions, l’autre à se développer dans de nouveaux produits. Chacune de ces options aura des défis spécifiques, mais voici mes conseils sur la façon de préparer votre entreprise avant de passer à l’échelle, afin que ces défis ne fassent pas dérailler votre croissance.

Les extensions peuvent échouer sans processus en place

La mise à l’échelle d’une startup ajoute beaucoup de complexité – du chevauchement des fuseaux horaires à l’ajout de nombreuses nouvelles lignes et cases sur un organigramme. Qu’advient-il de vos processus opérationnels lorsque vous ajoutez des personnes dans différentes régions ou à différents niveaux de gestion ?

Si vous ajoutez un nouveau produit, cela ajoute des niveaux de complexité à la situation de votre chaîne d’approvisionnement, à votre service de facturation et à vos équipes de développement, pour ne citer que quelques domaines concernés.

Par exemple, si vous essayez de faire évoluer une entreprise avec des processus de gestion de projet et de vente défectueux, vous pourriez vous retrouver avec des équipes de vente promettant la livraison de mises à jour de produits qui n’ont pas encore été terminées et testées.

La direction finira par passer trop de temps à éteindre les incendies organisationnels et pas assez à s’assurer que l’activité principale elle-même fonctionne correctement – ou à attirer de nouveaux investisseurs. C’est un domaine où les extensions peuvent échouer.

Où est votre unique source de vérité ?

Le principal défi que la mise à l’échelle présente aux communications internes est avec le flux d’informations. Lorsque vous avez une équipe de cinq personnes, il est assez facile de tenir tout le monde informé de chaque petite (et pas si petite) chose qui se passe.

Avec plus de personnes à bord, il est difficile de s’assurer que les informations pertinentes circulent vers ceux qui en ont besoin. Ici, vous devrez peut-être mettre en place des mesures internes, notamment des réunions à tous les niveaux, des réunions de gestion, des outils de communication tels que Slack et même des e-mails à tous les membres de l’entreprise en cas de besoin.

N’oubliez pas non plus que les communications internes doivent être une voie à double sens : pas seulement descendante, mais aussi ascendante. La mise en place de processus de reporting clairs vous sera également utile lorsque vous vous développerez dans de nouveaux pays ou régions. Les efforts déployés à un endroit peuvent être dupliqués à un autre endroit, mais peuvent se dérouler dans une direction très différente.

Par exemple, si des équipes régionales élaborent indépendamment des feuilles de route de déploiement de produits, vous pourriez vous retrouver avec des calendriers très différents qui sont en conflit avec les plans de lancement en cours par le responsable marketing.

Il est d’une importance vitale d’avoir une source unique de vérité en place, un support central où toutes les informations pertinentes et importantes sont rassemblées et partagées, afin que les gens à chaque endroit sachent ce que font les autres et qui est responsable.

Étant donné que de nombreuses personnes travaillent à domicile et que les emplacements peuvent être vagues pour certaines entreprises, cette structure centralisée doit être mise en place par le siège et la direction afin qu’il y ait un flux d’informations transparent au sein de l’entreprise.

Vous ne pouvez pas aborder de nouveaux marchés avec les mêmes vieux messages

Lorsque vous commencez à faire évoluer votre entreprise, vous réalisez qu’il est difficile de dupliquer votre image et votre marque sur un nouveau produit ou de les traduire directement dans un nouveau pays. On le voit souvent chez les constructeurs automobiles. Ils ont des noms différents pour leurs véhicules, des campagnes publicitaires différentes.

Plus votre entreprise se développe à l’international, plus il est important d’aligner votre image de marque et votre marketing sur le marché cible, afin de tenir compte des préférences que les clients de ces pays pourraient avoir.

Si vous avez votre siège social en Allemagne, vous savez probablement quelles émissions les gens ont tendance à regarder et à quel moment. Mais si vous deviez ensuite vous développer en Espagne, où vous ne connaissez pas aussi bien le marché, vous devrez investir dans le soutien d’agences de relations publiques ou de marketing locales qui pourraient vous aider à localiser vos messages pour y être efficaces.

Il en va de même pour les startups qui évoluent en ajoutant un nouveau produit. Vous vendez peut-être du confort et de la convivialité pour votre premier produit, mais peut-être que le deuxième produit nécessite une approche client complètement différente.

La mise à l’échelle de l’expérience est importante lorsqu’il s’agit d’embaucher de nouveaux gestionnaires

Lorsque vous évoluez, vous devez pratiquement doubler ou tripler la taille de l’équipe, ce qui posera des problèmes pour maintenir la culture et l’ADN de l’entreprise, surtout si vous intégrez diverses personnes sur différents fuseaux horaires.

Pour minimiser les problèmes, vous devez vous assurer d’avoir des personnes dans la gestion qui ont de l’expérience dans la mise à l’échelle. Si vous ajoutez des produits, vous avez besoin de chefs de produit qui ont de l’expérience avec ce type de mise à l’échelle. Ils seront mieux à même de gérer les complications qui surviennent au fur et à mesure que le nouveau produit est intégré aux offres de l’entreprise.

Si vous ouvrez un bureau dans un nouveau pays, vous devez embaucher un responsable qui connaît le pays, le marché et les talents locaux. Les entreprises qui réussissent embauchent environ 30% de leurs employés de qui ils connaissent et basés sur des références. Par conséquent, il est préférable de rechercher d’abord un responsable travaillant déjà dans votre siège social, qui correspond à la culture de l’entreprise, qui a de l’expérience ou qui est originaire de ce pays et qui connaît le marché.

Une fois que vous aurez mis en place un gestionnaire local, cette personne pourra embaucher les bons talents pour ce marché. Vous pouvez également travailler avec des agences de recrutement internationales qui ont pris en charge les scale-up. Ils auront des liens avec des talents et des personnes sur leurs marchés.

Pour les nouvelles équipes dans un pays ou une région différent de celui du siège, il sera important pour la direction de passer du temps avec elles sur le terrain au début.

Vous devez vraiment montrer votre visage pour qu’ils sachent qu’ils sont considérés comme faisant partie de l’ensemble de l’entreprise et pas seulement à l’extérieur de celle-ci. Il doit y avoir un lien fort ici, et je recommande fortement d’inviter souvent ces équipes au siège et d’organiser des retraites en personne à l’échelle de l’entreprise où tout le monde peut être ensemble.

Soyez à l’aise avec l’ambiguïté

Au fur et à mesure que Finoa grandissait, Henrik et moi avons appris très tôt à quel point il peut vite devenir trop difficile pour deux fondateurs d’être responsables de tout. En tant que fondateur, vous devez abandonner vos responsabilités et vous sentir à l’aise avec l’ambiguïté.

Vous ne saurez pas exactement ce que tout le monde fait à chaque minute de chaque jour. Il est important de se rappeler que vous êtes toujours chargé de guider la stratégie globale et de surveiller la situation dans son ensemble, vous ne devez donc pas vous enliser dans les détails.

Pour ce faire, vous devez augmenter la taille de votre équipe de direction et décharger les responsabilités opérationnelles sur des personnes en qui vous avez confiance. Les processus entrent en jeu ici aussi, car les avoir en place vous permettra de collaborer avec ces personnes et de maintenir une connaissance superficielle de ce qui se passe.

Comme je l’ai mentionné plus tôt, les expansions peuvent échouer si les fondateurs perdent leur concentration parce qu’ils se noient dans le travail en essayant de faire toutes les tâches quotidiennes à mesure que l’entreprise se développe.

Vous ne pouvez pas préparer et faire évoluer en même temps

Vous voulez vous assurer que vous instituez des systèmes et des processus dès le début, alors que votre entreprise commence à se développer. N’attendez pas d’avoir votre produit minimum viable et une clientèle pour commencer à vous préparer à évoluer.

Plus vous attendez pour mettre ces processus en place, plus il est difficile de les mettre en place avec une équipe plus nombreuse. À ce stade, tout le monde a déjà développé son propre méli-mélo de façons de faire les choses et il est difficile de les amener à passer complètement à un nouveau système.

Que vous vous développiez dans de nouvelles régions ou de nouvelles gammes de produits, la mise en place des mesures ci-dessus vous aidera à développer avec succès les opérations de votre startup, tout en préservant l’ADN de votre entreprise et en gardant une vue d’ensemble directement dans votre ligne de mire.

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