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Quoi de neuf avec l’utilisation de WhatsApp au travail?

by Nouvelles

WhatsApp est-il un outil de communication sécurisé et adapté au travail?

La plupart d’entre nous ont été ajoutés à des groupes WhatsApp avec la famille et les amis. C’est une plateforme idéale pour annoncer une nouvelle arrivée à la famille élargie, ou organiser une soirée entre amis, mais est-ce le bon endroit pour discuter des affaires de l’entreprise?

Une bonne communication consiste à livrer le bon message aux bonnes personnes au bon moment, selon l’analyste des médias sociaux, Stephen O’Leary, MD chez Olytico. “Si un message est urgent, les applications de messagerie peuvent souvent aider à le transmettre le plus rapidement possible. Les applications de messagerie peuvent être un excellent support pour les discussions de groupe – n’importe qui dans un bon WhatsApp peut en témoigner.”

La psychothérapeute clinicienne, Stephanie Regan, travaille avec des employeurs et elle croit que les applications sociales devraient être conservées pour les discussions et le plaisir, même s’il s’agit d’un groupe de travail. “Cette frontière sera beaucoup plus importante maintenant.”

La sécurité de nos données est également beaucoup plus importante maintenant, puisqu’elle a été mise au point à la suite de l’attaque de cybersécurité contre le HSE.

M. O’Leary a déclaré que la question de la sécurité entourant l’utilisation d’applications de messagerie instantanée comme WhatsApp concerne moins l’application que l’appareil sur lequel vous y accédez – généralement votre téléphone. “Si votre e-mail professionnel est sur votre téléphone, vous pouvez le décrire comme une application de messagerie. Les étapes de sécurité de base, telles que l’activation de l’authentification à deux facteurs, aideront à améliorer la sécurité, quelle que soit l’application que vous utilisez.”

Cependant, l’application elle-même, qui appartient à Facebook, a été ciblée par des pirates dans un passé récent. En mai 2019, WhatsApp a déployé un correctif de sécurité auprès de ses 1,5 milliard d’utilisateurs dans le monde après avoir craint que les pirates informatiques puissent injecter des logiciels espions sur les téléphones via la fonction d’appel. La vulnérabilité permettait aux pirates d’insérer des logiciels malveillants sur les téléphones en appelant la cible à l’aide de l’application.

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WhatsApp fournit un cryptage de bout en bout, mais cela ne couvre pas les sauvegardes ou les exportations de chat par défaut. Toutes les conversations et tous les documents sont toujours stockés dans l’un des centres de données de Facebook – cibles potentielles de cyberattaques.

Mischa McInerney, directeur du marketing au Digital Marketing Institute, exhorte les entreprises à réfléchir à deux fois avant d’utiliser WhatsApp pour communiquer avec le personnel.

«Les entreprises ne peuvent pas réglementer les groupes WhatsApp. Ce que je veux dire par là, c’est que quelqu’un dans le groupe pourrait partager des informations sur l’entreprise qui sont classifiées et l’accès à ces informations ne peut pas être révoqué ou contrôlé par l’entreprise.

“De plus, bien qu’il y ait un cryptage de bout en bout, les chats de sauvegarde ne sont pas cryptés, pas plus que les informations si l’utilisateur choisit de télécharger l’historique des discussions et encore une fois, la société ne peut pas contrôler ou surveiller cela”, a-t-elle déclaré.

WhatsApp partage des données personnelles avec la société mère, Facebook. Le géant des médias sociaux est une machine de collecte de données et il n’a pas un bon bilan sur la façon dont il traite les données de ses utilisateurs. Le scandale Cambridge Analytica en est un bon exemple.

Les données partagées avec Facebook incluent votre numéro de téléphone, l’identifiant de l’appareil, l’emplacement et certaines informations d’utilisation.

Selon Mme McInerney de DMI, ces informations seront probablement utilisées à l’avenir pour des publicités plus ciblées, ce qui s’est déjà produit entre Facebook et Instagram.

Cependant, WhatsApp a déclaré que ce n’était pas le cas. Il ne partage pas de données avec Facebook pour fournir des expériences publicitaires Facebook plus pertinentes, et ne le ferait que s’il parviendrait à un accord avec la Commission irlandaise de protection des données sur un futur mécanisme permettant une telle utilisation.

La société a déclaré que le partage d’informations avec les entreprises Facebook l’aidait à améliorer ses services. “En partageant des informations avec les autres sociétés Facebook, telles que le numéro de téléphone que vous avez vérifié lors de votre inscription à WhatsApp et la dernière fois que votre compte a été utilisé, nous pouvons être en mesure de déterminer si un compte WhatsApp particulier appartient ou non à quelqu’un qui utilise également un autre service dans les sociétés Facebook. Cela nous permet de fournir des informations plus précises sur nos services et d’améliorer nos services. “

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WhatsApp a déclaré qu’il partageait également des informations avec Facebook pour aider à lutter contre le spam et les abus. “Ainsi, si, par exemple, un membre des sociétés Facebook découvre que quelqu’un utilise ses services à des fins illégales, il peut désactiver son compte et avertir les autres sociétés Facebook afin qu’elles puissent également envisager de faire de même.”

Mis à part les problèmes de sécurité, un message sur WhatsApp est moins formel qu’un e-mail, car il est envoyé sur une plate-forme sociale et son utilisation pour communiquer avec des collègues risque de brouiller les frontières entre le travail et la vie privée.

Comme l’a dit la psychothérapeute clinique, Stephanie Regan, elle devrait être réservée aux «bavardages».

«Être joignable en permanence peut donner l’impression d’être ‘toujours actif’, laissant le corps dans un état de préparation – augmentant les niveaux de cortisol et rendant de plus en plus difficile la relaxation. Ainsi, avec le temps, le sommeil devient plus difficile, et l’humeur et la concentration peuvent être affectées. “

Elle recommande dans cette nouvelle phase de travail hybride que les e-mails et les contacts soient beaucoup plus réglementés. “Les contacts et les e-mails peuvent être programmés pour arriver au temps de travail.”

Un code de bonnes pratiques sur le droit de se déconnecter a été publié par Tánaiste et le ministre du Commerce et de l’Emploi des entreprises, Leo Varadkar, en avril.

Le droit de se déconnecter fait référence au droit d’un employé de pouvoir se désengager de son travail et de s’abstenir de se livrer à des activités liées au travail en dehors des heures normales de travail. Un porte-parole du Département a déclaré: “Cela comprend les communications électroniques, telles que les courriels ou autres messages, y compris ceux reçus via de nouvelles plates-formes telles que WhatsApp”.

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Les groupes d’entreprises Ibec et CIPD Ireland recommandent aux entreprises de mettre en place une politique qui conseille les employés sur l’utilisation correcte des applications de messagerie instantanée pour les communications professionnelles tout en gardant à l’esprit le code de pratique sur le droit de se déconnecter récemment introduit.

La directrice de CIPD Ireland, Mary Connaughton, a déclaré: “Avec la prolifération des outils de médias sociaux, y compris WhatsApp, nous recommandons aux employeurs de mettre en place une politique qui informe les employés des règles de base relatives à l’utilisation de ces plates-formes. Il est souvent nécessaire de préciser où Les chats WhatsApp sont spécifiquement destinés au contenu professionnel. “

Le groupe d’entreprises Ibec recommande également une politique formelle pour identifier quand et comment les applications de messagerie instantanée sont utilisées.

«Certains employeurs peuvent utiliser des applications de messagerie instantanée pour des communications urgentes et généralement exceptionnelles avec le personnel, telles que des avis d’avertissement de temps violent», a déclaré Maeve McElwee, directrice des relations avec les employeurs. “L’autre type d’utilisation peut être d’offrir des opportunités d’heures supplémentaires ou de rechercher des accords de couverture là où le timing est critique. Le but et l’étendue des communications sur les applications de messagerie instantanée doivent être clairs pour les employés, ainsi que toute attente concernant les réponses à ces messages.”

Mme McElwee a également déclaré que l’expéditeur devrait tenir dûment compte du moment de sa communication et du potentiel de perturbation. “Le destinataire doit comprendre qu’on ne s’attendra pas à ce qu’il réponde avant la reprise de son temps de travail. Tenez toujours compte du ton / contenu / contexte des textes et e-mails et autres communications électroniques, y compris les applications de messagerie instantanée.”

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