Comme un récent tik tok viral vidéo clairement expliquée, les jeunes professionnels commencent à reconnaître que les employeurs pourraient surveiller leurs communications en milieu de travail, ce qui peut signifier que vous voudrez revoir vos politiques et vos pratiques. La vidéo maintenant supprimée qui a fait le tour des médias sociaux a noté que les entreprises peuvent revoir les conversations «privées» de leurs employés via des applications de messagerie en milieu de travail comme Microsoft Teams – et la publication a atteint 204 000 vues avant d’être supprimée par l’affiche. Bien qu’il soit courant pour les employeurs de surveiller les communications électroniques stockées sur la technologie émise par l’entreprise, la prolifération du travail à distance et l’utilisation accrue des applications de chat signifient que davantage de travailleurs socialisent avec des collègues via des systèmes électroniques appartenant à l’entreprise. Mais la capacité de surveiller les communications des employés s’accompagne de nombreuses questions et de choix pour les employeurs : vos employés réalisent-ils que vous pouvez les surveiller ? Si non, avez-vous besoin de mettre à jour vos politiques ? Prenez-vous des mesures pour réserver votre droit légal de surveiller les employés ? Si oui, quel niveau de surveillance devriez-vous réellement effectuer et quel impact cela aura-t-il sur le moral au travail ? Vous devez tenir compte de toutes ces questions – et bien d’autres – lors de l’élaboration de vos politiques et pratiques de surveillance du lieu de travail. Voici quelques points à noter pour les employeurs.
Devriez-vous informer les employés ?
En vertu d’un patchwork de lois fédérales et étatiques, le droit d’un employeur de surveiller les employés peut être limité en fonction de la nature de la surveillance et des lois de la juridiction concernée. De nombreux travailleurs s’attendent à ce que les employeurs surveillent leurs communications par courrier électronique sur le réseau de l’entreprise, et les employeurs ont souvent divulgué cela aux employés par le biais de manuels et d’autres politiques de communication électronique.
Cependant, lorsqu’il s’agit de méthodes de communication nouvelles et en développement – y compris la vidéoconférence et les applications de chat – les employés ne supposent pas toujours que les employeurs sont à l’écoute. Et vous devrez peut-être le leur faire savoir. En fait, dans certains contextes, vous devez obtenir le consentement et fournir des avis spécifiques avant de vous engager dans la surveillance électronique.
Au niveau fédéral, l’Electronic Communications Privacy Act (ECPA) interdit l’interception intentionnelle des communications électroniques, avec les deux exceptions suivantes :
- La “des fins commerciales” exception permet à un employeur de surveiller les communications des employés en tant qu’incident nécessaire à la prestation de services ou pour protéger les droits ou la propriété de l’entreprise.
- La exception « consentement » permet aux employeurs de surveiller les communications lorsque l’employé a donné son consentement préalable.
Au niveau de l’État, les employeurs commencent à voir des exigences supplémentaires. Par exemple, une loi new-yorkaise récemment promulguée oblige les employeurs à donner un avis écrit aux employés, à leur faire signer une reconnaissance écrite et à afficher l’avis dans un endroit bien en vue qui peut être vu par tous les employés qui font l’objet d’une surveillance. Vous devriez vérifier les lois de votre juridiction pour voir s’il y a des règles spécifiques à suivre.
Considérez l’impact sur le moral
Bien qu’il soit important de respecter les exigences légales, les employeurs doivent également tenir compte des ramifications non légales de la surveillance des employés, y compris l’impact de la surveillance active du lieu de travail sur la satisfaction des employés.
Les employeurs seraient également avisés de déterminer si certaines activités de surveillance telles que la surveillance de la géolocalisation – même lorsqu’elles sont autorisées et avec l’avis et le consentement des employés – peuvent capturer plus de données que vous ne le souhaiteriez ou n’auriez besoin. Cela pourrait inclure des informations relatives à une conduite hors service potentiellement protégée ou à l’appartenance à une classe protégée qui ne vous seraient autrement pas accessibles. Cela pourrait potentiellement conduire à une plainte pour discrimination si vous sanctionnez ou licenciez ultérieurement l’employé et que vous avez ces informations à votre disposition. Ainsi, vous souhaiterez travailler avec votre conseiller juridique avant de définir de telles politiques.
