La technologie de collaboration évolue pour l’avenir post-COVID

Bien que de nombreuses organisations étaient déjà en train de planifier ou de mettre en œuvre des stratégies de transformation numérique lorsque la COVID-19 a frappé, la pandémie a poussé ces entreprises à accélérer leurs efforts. Alors que le travail à domicile devenait la règle, et non l’exception, les entreprises se sont précipitées pour déployer des outils de collaboration afin que les employés puissent travailler ensemble et rester productifs à partir d’emplacements disparates.

Aujourd’hui, avec la montée en puissance du retour au bureau et du travail hybride, les entreprises doivent réfléchir à ce à quoi ressemblera la collaboration dans le monde “post-pandémique”.

Dans le milieu de travail hybride, les organisations tentent de trouver le juste équilibre entre donner aux employés distants la flexibilité dont ils ont besoin pour être productifs et s’assurer que la technologie répond également aux besoins des employés de bureau, a déclaré Megha Kumar, vice-présidente de la recherche, logiciels et cloud. services chez IDC. “Ainsi, en ce qui concerne les outils de collaboration, les organisations se rendent compte qu’elles doivent mettre en place des politiques sur la manière dont les employés interagiront efficacement les uns avec les autres”, a-t-elle déclaré.

Les entreprises doivent s’assurer que, quel que soit l’endroit où se trouvent les employés ou les appareils qu’ils utilisent, ils ont accès aux bonnes informations au bon moment, a déclaré Kumar. Et les fournisseurs d’outils de collaboration tentent d’étendre et d’améliorer les capacités de leurs produits pour répondre aux besoins de ces organisations. Ces fournisseurs doivent s’assurer que les employés de leurs clients peuvent vivre les mêmes expériences en utilisant leurs outils de collaboration sur n’importe quel appareil, a-t-elle déclaré.

Travail hybride + collaboration = tension

Il existe une tension autour de la collaboration lorsqu’il s’agit de travail hybride, a déclaré Adam Preset, vice-président analyste pour les technologies d’expérience des employés chez Gartner. Ce que les organisations ont appris, c’est que la technologie qui fonctionne lorsque les gens sont totalement éloignés doit être modifiée ou changée lorsque certains employés sont au bureau et d’autres travaillent à l’extérieur du bureau.

Les réunions hybrides en sont un excellent exemple. Les plates-formes de visioconférence telles que Zoom, WebEx et Microsoft Teams fonctionnent bien si tout le monde est distant et que tout le monde apparaît dans le même rectangle de taille sur un écran – cela met tout le monde sur un pied d’égalité. Les entreprises ont développé les meilleures pratiques et l’étiquette pour s’assurer que tout le monde peut participer, comme encourager les gens à insérer de nouvelles idées via la fonction de chat, a déclaré Preset.

Mais une fois que cette réunion entièrement à distance devient une réunion hybride, les organisations reviennent à la dynamique pré-pandémique, sauf que maintenant seuls quelques travailleurs sont dans la salle de réunion, tandis que beaucoup d’autres travaillent à distance, a-t-il déclaré.

“L’hôte qui pourrait organiser la réunion au bureau a besoin d’une technologie qui lui permet de voir tous ceux qui sont à distance aussi près de la taille réelle que possible. [possible]”, a déclaré Preset. Un hôte de réunion au bureau doit également être en mesure de voir le contenu et les personnes qui participent, d’entendre tout le monde et de regarder les autres signaux numériques que les personnes distantes transmettent, a-t-il déclaré.

“Cela pourrait signifier que s’ils lèvent la main, utilisent-ils l’outil de levée de main?” Preset a dit. “Si quelqu’un tape quelque chose dans le chat, y a-t-il un moyen pour l’hôte de la réunion dans la salle de voir cela sur grand écran ou d’obtenir une petite notification qu’une conversation se déroule sur le côté au cours d’une réunion ? Etc.”

Les nouvelles fonctionnalités du logiciel de visioconférence peuvent aider à rendre l’expérience de réunion plus équitable pour tous. Galerie intelligente de Zoompar exemple, utilise l’intelligence artificielle pour créer un flux individuel de chaque participant dans la salle de réunion afin que les participants distants puissent voir plus clairement leurs mouvements et leurs expressions faciales.

Et le matériel de salle de réunion actuel, tel que Caméra MeetUp de Logitechoffre des fonctionnalités hybrides telles que la possibilité de trouver et de cadrer automatiquement chaque participant dans la salle, des réglages du niveau sonore pour les voix plus fortes et plus douces, et d’autres améliorations pour créer une meilleure expérience pour les participants à distance.

Ces types de modifications techniques de réunion sont nécessaires pour que le travail hybride réussisse à long terme.

De nouveaux outils pour des temps nouveaux

Les organisations doivent également mettre en œuvre une technologie qui permet la collaboration avec des travailleurs «sans bureau» ou «de première ligne» tels que des techniciens sur le terrain, des chauffeurs de camion, des employés d’entrepôt, des employés de vente au détail et du personnel médical afin qu’ils se sentent connectés, a déclaré Josh Bersin, fondateur et PDG de The Josh Bersin Company, une société de conseil en ressources humaines.

Les travailleurs sans bureau sont souvent coupés de l’intranet de l’entreprise, ainsi que des conférences téléphoniques et des sessions de formation qui aident les membres de l’équipe à rester connectés. Ces travailleurs peuvent ne pas avoir le temps d’assister à une réunion ou ne pas être en mesure d’interrompre leur travail pour trouver des ordinateurs de bureau exécutant le dernier logiciel de collaboration. Au lieu de cela, ils utilisent généralement leurs propres appareils mobiles et applications, qui ne sont pas très sécurisés, pour rester connectés.

Par conséquent, les entreprises doivent se concentrer sur l’amélioration de la capacité des employés sans bureau à collaborer avec leurs collègues, où qu’ils se trouvent. Une façon pour les entreprises de le faire est de mettre en œuvre des applications sans bureau, a déclaré Bersin.

“Votre entreprise ne veut peut-être pas que votre téléphone personnel soit votre système d’éducation car il n’est pas très sécurisé”, a déclaré Bersin. “Mais il y a [secure] applications maintenant, telles que Work Jam, conçus pour les communications de bout en bout avec des personnes qui n’ont pas d’ordinateur. Et les grands fournisseurs essaient de comprendre comment construire [out those applications] aussi bien.” Microsoft, par exemple, a ajouté une série de fonctionnalités destinées aux travailleurs de première ligne à son application mobile Teams au cours des dernières années.

Cherchant à accroître l’engagement de tous les types d’employés, le fournisseur a également récemment lancé une nouvelle application sociale sur le lieu de travail dans sa plateforme d’expérience des employés Microsoft Viva appelée Viva Engage, une sorte de réseau social pour l’entreprise, a déclaré Bersin. L’application est disponible en tant que module complémentaire pour Microsoft Teams, que l’entreprise positionne comme un hub de collaboration et de communication.

Viva Engage, qui repose sur Yammer, l’ancien outil de réseautage social de Microsoft, permet aux employés d’une organisation de se connecter entre eux ainsi qu’avec les dirigeants de l’entreprise « pour trouver des réponses aux questions, partager leur histoire unique et trouver leur appartenance à travail », selon Microsoft. L’objectif de Viva Engage est d’aider les employés à se sentir davantage inclus dans le lieu de travail hybride.

Parmi les autres outils qui surgissent pour renforcer la communauté parmi les travailleurs de différents endroits, citons les applications de refroidisseurs d’eau virtuels, les plateformes d’apprentissage en ligne et les outils de messagerie vidéo asynchrone. Et plusieurs fournisseurs de technologie de premier plan, dont Cisco, Meta et Microsoft, explorent l’utilisation d’environnements virtuels pour les réunions et autres événements.

“Je viens de parler avec les équipes produit de Microsoft, et leurs plans sont impressionnants”, a déclaré Bersin. « Microsoft Mesh for Teams, qui sortira au milieu de l’année prochaine, vous permettra de remplacer votre présence vidéo par un avatar, de créer des salles virtuelles et d’implémenter des espaces 3D dans Teams. Imaginez un salon professionnel, une conférence d’apprentissage ou une expérience d’intégration en 3D, le tout basé sur Teams. Je dois croire qu’il y aura un tsunami d’intérêt pour cette technologie.